8-2 السكرتارية (الصفات، المهام).
انظر إلى بداية الدرس عن السكرتارية. عندما تدخل شركة وتجد السكرتير يستقبلك بابتسامة، ويرحب بك باسمك، ويتصل بالمدير ليخبره بموعدك، ثم يقدمك له، فهذا يترك انطباعاً رائعاً عن كفاءة المنظمة. السكرتير الناجح لا يحتاج فقط إلى ابتسامة، بل تحتاج مقوماته إلى تقسيم دقيق يظهر في أسفل الصفحة عبر ثلاثة أقسام رئيسية: أولاً الصفات الشخصية، ثانياً المهارات العلمية، وثتاثاً المهارات العملية. هذه الركائز الثلاث هي ما يصنع ثقة رئيس العمل بمن حوله. تأمل الشكل ودقق في تلك الدوائر الثلاث التي تبين كيف تتوزع مقومات السكرتير المحترف بين الجانب الشخصي والعلمي والعملي، فهي خريطتك لفهم البناء الشامل لهذا الدور الحيوي.
يقوم هذا الدرس على دراسة السكرتارية من حيث الصفات والمهام التي تجعل السكرتير عنصراً أساسياً لا يمكن إدارات المنظمة الاستغناء عنه. تنقسم صفات ومهارات السكرتير الناجح إلى ثلاثة أقسام رئيسية وهي الصفات الشخصية مثل الصدق والأمانة والانضباط، والمهارات العلمية كالتحصيل العلمي والإلمام باللوائح، والمهارات العملية مثل استخدام الأجهزة الحديثة وحفظ الملفات. أما مهام السكرتير فتشمل تحديد المواعيد واستقبال الزوار، ومعالجة المكالمات الهاتفية، ومعالجة البريد الصادر والوارد، وتحرير المكاتبات والخطابات. انظر إلى مثال المقابلة الشخصية حين يستقبلك سكرتير الشركة ويرحب بك، ثم يتصل بالمدير ليقدمك في الموعد المحدد.
الفكرة الأساسية
التعرف على صفات السكرتير ومهامه باعتباره عنصراً مهما في أي إدارة منظمة لا يمكن الاستغناء عنه.
الشرح
لكي يكون السكرتير ناجحاً ويكتسب ثقة رئيسه ومن حوله، تنقسم صفاته ومهاراته إلى ثلاثة أنواع رئيسية. أولاً، الصفات الشخصية، وهي مجموعة من الخصائص الفردية بعضها وراثي والبعض الآخر مكتسب، ومنها الصدق والأمانة، وحفظ الأسرار، والولاء والإخلاص، والانضباط والالتزام بمواعيد العمل الرسمية، والتعاون واللباقة وحسن التصرف، والانتباه وسرعة البديهة والقدرة على التركيز، والترتيب والتنظيم والمبادرة والابتكار، وضبط النفس وعدم الانفعال، وحسن الخلق والابتسامة وحسن الإنصاف. ثانياً، المهارات العلمية، وهي شهادات وخبرات يتحصل عليها السكرتير ليستطيع الإمام بالأساس العلمية لمهام تتعلق بالتخطيط والتنظيم لعمل السكرتارية، ومنها التحصيل العلمي في مجال السكرتارية، والثقافة العامة والإلمام باللوائح والأنظمة، والالتحاق بدورات وبرامج تزيد من قدرة السكرتير على أداء عمله بإتقان. ثالثاً، المهارات العملية، وهي مهارات تتعلق بالوظيفة تكسب السكرتير مهارات إنجاز العمل بأفضل صورة ممكنة، والاستفادة من خبرات الآخرين والاطلاع على كل ما هو جديد، ومنها مهارة استخدام الأجهزة الحديثة في مجال الأعمال المكتبية، وحفظ الأوراق في الملفات واسترجاعها ومعرفة طرايق الفهرسة والتصنيف، وتلخيص المقالات وكتابة التقارير والتعامل مع الإدارة الإلكترونية بفاعلية، والمهارة في جمع المعلومات والبيانات وتصنيفها وتحليلها، ومهارات الاتصال والتواصل مع الآخرين. أما من ناحية مهام السكرتير، فهي تشمل تحديد المواعيد واستقبال الزوار، ومعالجة المكالمات الهاتفية، ومعالجة البريد الصادر والوارد، وتحرير المكاتبات والخطابات.
مثال محلول خطوة بخطوة
عند دخولك لإحدى الشركات لإجراء المقابلة الشخصية، استقبلك سكرتير الشركة ورحب بك باسمك والابتسامة على وجهه، وعرفك بنفسه، وأبلغك بموعدك مع المدير من خلال مفكرة كانت بيده، واتصل مباشرة بالمدير وأخذ السيرة الذاتية من أحد الأدراج، وقدمك للمدير حسب الموعد المحدد للمقابلة.
أخطاء شائعة
الاعتقاد بأن دور السكرتير يقتصر على الاستقبال الشكلي فقط دون الحاجة لمهارات علمية وعملية متقدمة كالتعامل مع الإدارة الإلكترونية واسترجاع الملفات.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما هي أبرز الصفات الشخصية للسكرتير الناجح؟ الإجابة: الصدق، والأمانة، وحفظ الأسرار، والانضباط، وضبط النفس. السؤال الثاني: اذكر مهام السكرتير الأساسية. الإجابة: تحديد المواعيد واستقبال الزوار، ومعالجة المكالمات الهاتفية، ومعالجة البريد الصادر والوارد، وتحرير المكاتبات والخطابات.