8-1 السكرتارية (المفهوم، الأهمية).
انظر إلى رأس الصفحة: الأهداف توضح لنا ما سنتعلمه اليوم عن مفهوم السكرتارية وأهميتها وأنواعها. في منتصف الصفحة، الشكل التوضيحي يظهر شخصاً وسط أيقونات التقنية والاتصالات والمعادلات، وهذا يعبر عن أن السكرتير هو الساعد الأيمن للمدير في إنجاز الأعمال الفنية والمكتبية بدقة وسرعة. انظر إلى تعريف الكلمة في أسفل الصفحة: كلمة سكرتارية مشتقة من الكلمة الإنجليزية Secretarial ومعناها أمانة الأسرار، وفي الفصحى سكرتير يعني أمين أسرار. فلو تخيلت منظمة يعمل فيها عشرة أقسام، فإن السكرتارية هي مجموعة الأعمال المساندة التي تعالج الاتصالات وتستقبل الزائريتن وتُنظم الاجتماعات لتخفيف الأعباء الروتينية.
تقوم السكرتارية على توفير الجهاز المنظم لمكاتب الإدارة، لكونها الساعد الأيمن للمدير في إنجاز أعماله الفنية والمكتبية في أقل وقت وأدنى تكلفة. يشمل مفهومها أمانة الأسرار وإدارة الأعمال المنظمة من حفظ الملفات، وترتيب المواعيد، ومعالجة الاتصالات. وتبرز أهميتها في رفع الأعباء عن الرؤساء وإمدادهم بالمعلومات لتخذ القرار الصحيح. وتنقسم السكرتارية إلى أربعة أنواع رئيسية: العامة، الخاصة، المتخصصة، والتنفيذية. فالسكرتارية الخاصة مثلاً تقدم الخدمات المكتبية لرئيس معين مثل تلخيص المقالات واستقبال الزائرين، بينما تختص السكرتارية المتخصصة بتقديم الخدمات في المجالات الطبية أو الهندسية أو القانونية.
الفكرة الأساسية
الاعتماد على الجهاز المنظم لمكاتب الإدارة لتوفير الساعد الأيمن للمدير، بهدف إنجاز الأعمال المكتبية والفنية بكفاءة عالية وأقل تكلفة، مع الالتزام بأمانة الأسرار وحفظ المعلومات واستقبال الزوار وتنظيم المواعيد.
الشرح
السكرتارية تعني لغوية أمانة الأسرار، وفي الاصطلاح التنظيمي هي مجموعة الأعمال المساندة لإدارات المنظمة في مجال الأعمال المكتبية ومعالجة الاتصالات واستقبال الزائرين وتنظيم الاجتماعات. تتطلب الوظيفة الإلمام بالعلم والفن معاً؛ العلم بالإجراءات والأسس التنظيمية، والفن في التعامل مع الآخرين وسرعة البديهة واللباقة وحسن التصرف.
أما أهمية السكرتارية فتكمن في أربعة أمور أساسية: أولا، رفع الأعباء عن الرؤساء بأداء الأعمال المكتبية. ثانيا، إمداد الرؤساء بالمعلومات والبيانات لمساعدتهم على اتخاذ القرار الصحيح في الوقت المناسب. ثالثا، تأمين كافة الاتصالات للجهات المعنية داخل المؤسسة وخارجها. رابعا، العمل على انسياب العمل المكتبى وتدفقه.
وتنقسم أنواع السكرتارية إلى أربعة أنواع حسب الجهة المقدم لها الخدمة:
- السكرتارية العامة: تختص بتقديم الخدمات باستمرار مثل تنظيم الاتصالات الكتابية وحفظها واسترجاعها ومعالجة المكالمات الهاتفية والتصوير والنسخ.
- السكرتارية الخاصة: العاملون الذين يقدمون الخدمات المكتبية لرئيس معين مثل تلخيص المقالات وتنظيم المقابلات واستقبال الزائرين والإعداد للاجتماعات.
- السكرتارية المتخصصة: الوحدات الإدارية التي تقدم الخدمات التي يطلبها المديرون في المجالات المتخصصة التي تحتاج إلى تحليل ودراسات معينة كالنواحي الهندسية أو الطبية أو القانونية.
- السكرتارية التنفيذية: الجهاز لتنظيم العمل الإداري في مكاتب المديرين والرؤساء ومساعدتهم في إنجاز وأداء أعمالهم.
مثال محلول خطوة بخطوة
مدير لإدارة هندسية في شركة كبرى يواجه ضغطاً كبيراً في دراسة المخططات وإعداد التقارير الفنية، ولديه زائرون ومكالمات كثيرة تعطل اتخاذ قراراته في الوقت المناسب. الخطوة الأولى: يتم تعيين موظف ضمن السكرتارية الخاصة أو المتخصصة لتنظيم المقابلات واستقبال الزائرين وترتيب المواعيد، مما يرفع الأعباء المكتبية عن المدير. الخطوة الثانية: يقوم هذا السكرتير بمعالجة الاتصالات وحفظ الملفات واسترجاعها بدقة. الخطوة الثالثة: يمد السكرتير الرئيس بالمعلومات والبيانات والتحليلات الهندسية المطلوبة في الوقت المناسب. النتيجة: ينساب العمل المكتبي بسلاسة ويتمكن المدير من اتخاذ قراراته الصحيحة في أقل وقت وأدنى تكلفة.
أخطاء شائعة
- الاعتماد أن السكرتارية تقتصر فقط على حفظ الملفات ولا تحتاج إلى مهارات علمية وفنية متخصصة.
- الخلط بين السكرتارية الخاصة التي تخدم رئيساً معيناً، والسكرتارية التنفيذية التي تمثل الجهاز المنظم لمكاتب المديرين والرؤساء.
- إغفال دور السكرتارية في إمداد الرؤساء بالمعلومات والاعتقاد بأن دورها يقتصر على استقبال الزوار فقط.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما الفرق بين السكرتارية العامة والسكرتارية المتخصصة؟ الإجابة: السكرتارية العامة تختص بتقديم خدمات مستمرة مثل تنظيم الاتصالات الكتابية وحفظها ومعالجة المكالمات والنسخ، بينما السكرتارية المتخصصة تقدم الخدمات التي يطلبها المديرون في مجالات تحتاج إلى تحليل ودراسات معينة كالطبيعة الهندسية أو الطبية أو القانونية.
السؤال الثاني: ما أبرز الأهميات التي تقدمها السكرتارية للمنظمات الإدارية؟ الإجابة: تتمثل في رفع الأعباء عن الرؤساء بأداء الأعمال المكتبية، إمداد الرؤساء بالمعلومات والبيانات لاتخاذ القرارات في الوقت المناسب، تأمين الاتصالات داخل وخارج المؤسسة، والعمل على انسياب العمل المكتبي وتدفقه.