6-4 الاتصال (المبادئ، المعوقات).
انظر إلى أعلى الصفحة: العنوان الرئيسي هو الاتصال من حيث المبادئ والمعوقات. الفكرة المحورية تدور حول فهم كيف يحدث الاتصال وما الذي يمنعه من الوصول بشكل صحيح. عندما ترسل رسالة إلى شخص ما وتريد منه أن يفهمها تماماً كما تفكر فيها، فهذا يتطلب نظام اتصال دقيقاً ومنظماً داخل أي منشأة، وهو ما تفتقده أغلب المنظمات التي تعاني من عشوائية نقل الأوامر. انظر إلى المخططات في أسفل الصفحة: أول مبدأ من مبادئ الاتصال الفعال هو الإعداد الجيد قبل إرسال أي معلومة، وثانيها الوضوح والبيان لتفادي أي سوء فهم، وثالثها الانسيابية في تدفق المعلومات بين المستويات الإدارية، ورابعها اختيار الوسيلة المناسبة لكل رسالة، وخامسها التوقيت المناسب، وسادسها الاستعداد لتلقي الرسالة، وسابعها متابعة الاتصال لضمان تحقيق الهدف المنشود.
يقوم نظام الاتصالات الفعال على إيصال الرسالة بوضوح وتطابق تام بين المرسل والمستقبل. يعتمد هذا النجاح على مبادئ أساسية تشمل: الإعداد الجيد، والوضوح، والانسيابية، واختيار الوسيلة المناسبة، والتوقيت المناسب، والاستعداد لتلقي الرسالة، ومتابعة الاتصال. في المقابل، تواجه عملية الاتصال معوقات تعطل نجاحها مثل لغة الاتصال غير المفهومة، وموضوع الاتصال غير المدروس، وضغط الوقت، والعوامل التنظيمية ككثرة المستويات الإدارية، والعوامل الاجتماعية والنفسية، وأخيراً التشويش بكل أنواعه. على سبيل المثال، إذا أرسلت الإدارة رسالة هندسية معقدة لموظفي المشتريات دون مراعاة لغتهم وتخصصهم، فإن الاتصال يفشل بسبب عائق موضوع ولغة الاتصال.
الفكرة الأساسية
يدور الدرس حول بناء نظام اتصالات فعال في المنظمات الإدارية عبر الالتزام بمبادئ محددة، وتجنب المعوقات التي تعرقل وصول الرسالة وتفرغها من محتواها.
الشرح
لكي تكون عملية الاتصال ناجحة، يجب أن يتحقق فهم مشترك بين المرسل والمستقبل. يرتكز الاتصال الفعال على سبعة مبادئ رئيسية:
- الإعداد الجيد: استكشاف مجال الاتصال والتعرف على طبيعة النظام والمشاركين لبناء علاقات عامة جيدة وإعداد نظام متناسب.
- الوضوح والبيان: استخدام لغة مفهومة وواضحة لتحقيق الإقناع وعدم تصفية المعلومات عند انتقالها بين المستويات.
- الانسيابية: اتباع نظام مبسط لتدفق المعلومات والأوامر دون تعقيد إجرائي، وأن تكون شبكة الاتصالات واضحة للجميع.
- اختيار الوسيلة المناسبة: استعراض الوسائل المختلفة واختيار الأنسب لضمان إتمام الاتصال دون تكلفة أو إطالة غير مبررة.
- التوقيت المناسب: سرعة الإنجاز في الوقت المخصص دون تأخير، ووضع أولويات تنفيذية مرنة.
- الاستعداد لتلقي الرسالة: تعميق مبدأ الإنصات الفعال والتفريق بين الاستماع والإنصات وتجنب الانشغال بأمور أخرى.
- متابعة الاتصال: متابعة مستمرة للمعاملات لضمان تحقيق الأهداف والغايات.
في المقابل، توجد معوقات تؤدي إلى فشل الاتصال وهي:
- لغة الاتصال: استخدام كلمات غير دارجة أو تحمل أكثر من معنى، أو عدم ملاءمة اللغة لمستوى المستقبل الإداري والثقافي.
- موضوع الاتصال: عدم توفر البيانات والمعلومات الصادقة، أو إخفاء المعلومات مما يؤدي إلى الاعتماد على التخمين والنظرة الشخصية.
- عنصر الوقت: عدم مراعاة الوقت مما يعرقل عملية الاتصال أو يؤدي إلى تأخر القرارات.
- العوامل التنظيمية: زيادة حجم المنظمات وتعدد المستويات الإرافية وعمل الإدارة في برج عاجي بعيد عن الواقع.
- العوامل الاجتماعية والنفسية: وجود اتجاهات سلبية أو انعدام الثقة، وتأثر الفرد بالخوف أو القلق.
- التشويش: أي عامل يتدخل في عملية الاتصال ليقلل دقتها أو يعطلها مثل نقص المعلومة أو سوء قناة الاتصال.
مثال محلول خطوة بخطوة
تخيل أن إدارة الإنتاج أرادت إرسال توجيهات عاجلة لموظفي المشتريات:
- الخطوة الأولى (تحديد المبدأ أو المعوق): قامت الإدارة بإرسال تعميم يحتوي على مصطلحات هندسية بحتة لا يفهمها إلا المهندسون.
- الخطوة الثانية (تحليل الخلل): هنا وقعت الإدارة في معوق «لغة الاتصال»، حيث لم تتناسب اللغة المستخدمة مع نوعية ومستوى المستقبل.
- الخطوة الثالثة (الحل السليم بناءً على المبادئ): يجب تطبيق مبدأ «الوضوح والبيان» واختيار الكلمات المناسبة لمستوى المشتريات لضمان نجاح الاتصال.
أخطاء شائعة
- الاعتماد على إصدار الأوامر والتعليمات من برج عاجي دون معرفة واقع مواقع التنفيذ.
- الخلط بين الاستماع السلبي والإنصات الفعال للرسالة الشفوية.
- استخدام لغة تنظيمية عليا لا تتناسب مع المستويات الدنيا في المنظمة.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
- السؤال الأول: ما المقصود بمبدأ الانسيابية في الاتصالات الإدارية؟
- الإجابة: هو أن يحدث الاتصال وفق أقصى الطرق المناسبة ودون الحاجة إلى تعقيد العملية الإجرائية للاتصال، بحيث تتبع المعلومات والأوامر نظاماً مبسطاً وانسيابياً يسهل استيعابه.
- السؤال الثاني: اذكر اثنين من معوقات الاتصال في المنظمات.
- الإجابة: لغة الاتصال، وعنصر الوقت.