6-3 الاتصال (الأهداف، الأنواع).
انظر إلى بداية الدرس المعنون بالاتصال الأهداف والأنواع، حيث نبحث في الغاية من تبادل المعلومات بين المرسل والمستقبل. عندما يصدر المدير تعليمات أو أوامر أو تقارير، فهو يسعى لتحقيق أهداف محددة. الهدف الأول هنا هو توضيح أهداف الاتصال الإداري، وهي ست نقاط رئيسية. أولاً، تعريف المرؤوسين بالأهداف والسياسات والخطط العامة لتنفيذها. ثانياً، شرح القواعد والإجراءات التنفيذية وتفسيرها لربطها بالأهداف العامة للمنشأة. ثالثاً، متابعة الإنجاز عبر تقارير المعلومات الصاعدة من أسفل إلى أعلى لمقارنة مستويات الإنجاز بالمعدلات المحددة. رابعاً، تبادل المعلومات بين وحدات المستوى التنظيمي الواحد عبر الاتصال الأفقي لتحقيق التكامل في إنجاز الأعمال بالتنسيق والدقة والسرعة المطلوبة. خامساً، استمالة الأفراد وحثهم وإثارة دوافعهم للعمل والإنجاز عبر إشعار الفرد بأهميته وسط المجموعة. سادساً، تأكيد علاقات العمل والأفراد في المستويات التنظيمية المختلفة لتأكيد روح الفريق وروح المجموعة في إنجاز الأعمال والانتماء للمنشأة.
يقوم الاتصال الإداري على تبادل المعلومات والأفكار والآراء بين المرسل والمستقبل داخل المنشأة لتحقيق أهداف محددة. ينقسم الاتصال إلى أهداف إدارية وشخصية واجتماعية، وإلى أنواع متعددة تشمل الاتصال الرسمي وغير الرسمي، والاتصال التصاعدي والتنازلي والأفقي، إضافة إلى الاتصال المكتوب والشفهي. فعندما يصدر مدير المنشأة توجيهات رسمية مكتوبة أو يعقد اجتماعات عمل، فهو يستخدم الاتصال لتنفيذ الأعمال، وشرح السياسات، ومتابعة الأداء، وتحفيز الأفراد نحو الإنجاز.
الفكرة الأساسية
تدور فكرة الاتصال حول تبادل المعلومات والبيانات التي تثير اهتمام المرسل والمستقبل في العملية الاتصالية، لتحقيق أهداف المنشأة وتنظيم العمل بين الأفراد والمستويات الإدارية المختلفة.
الشرح
ينقسم الاتصال إلى أهداف وأنواع متعددة. أما الأهداف فتنقسم إلى أهداف إدارية مثل تعريف المرؤوسين بالأهداف والسياسات، وشرح القواعد والإجراءات، ومتابعة الإنجاز من خلال التقارير الصاعدة، وتبادل المعلومات بين وحدات المستوى الواحد (الاتصال الأفقي)، واستمالة الأفراد وحثهم وإثارة دوافعهم للعمل، وتأكيد علاقات العمل وروح الفريق. كما توجد أهداف شخصية مثل التحكم والسيطرة، واتخاذ القرارات، والتعبير عن المشاعر، وأهداف اجتماعية مثل تقوية الصلات والتعارف المستمر مع المجتمع. وأما أنواع الاتصال فتنقسم إلى ثلاثة تصنيفات رئيسية: أولا الاتصال الرسمي وغير الرسمي، حيث يحدث الرسمي بالطرق الرسمية المتفق عليها مثل اجتماعات العمل والتقارير، بينما يحدث غير الرسمي عبر العلاقات الشخصية مثل التكريم السنوي للموظفين. ثانيا الاتصال حسب الاتجاه التنظيمي وهو التصاعدي (من المرؤوس إلى الرئيس مثل اتصال المعلم بالمدير)، والتنازلي (من الرئيس إلى المرؤوسين مثل اتصال المدير بالمعلم)، والأفقي (من مستوى إلى مستوى مناظر مثل اتصال محضر المختبر برائد النشاط). ثالثا الاتصال المكتوب والشفهي، حيث يعتمد المكتوب على الرسائل المكتوبة أو المطبوعة والتقارير والبريد الإلكتروني، بينما يعتمد الشفهي على تبادل الأفكار بكلمات منطوقة مثل الاستفسار والمقابلة الشخصية.
مثال محلول خطوة بخطوة
تخيل مدرسة متوسطة يريد مديرها إيصال تعميم جديد لجميع المعلمين. الخطوة الأولى: يحدد المدير نوع الاتصال هنا بأنه اتصال تنازلي لأنه يتدفق من الرئيس إلى المرؤوسين. الخطوة الثانية: يحدد طريقة الاتصال فيكون اتصالاً رسمياً لأنه يتم عبر القنوات التنظيمية المعتمدة في المدرسة. الخطوة الثالثة: يختار وسيلة الإيصال فيصدره بشكل مكتوب عبر البريد الإلكتروني أو ورقة مطبوعة لتأكيد دقته وسرعته، وهنا تحققت أهداف الاتصال في شرح القواعد وتأكيد خطط المنشأة.
أخطاء شائعة
الخلط بين الاتصال التصاعدي والتنازلي في اتجاه تدفق المعلومات، فالاعتقاد بأن توجيهات المدير للمعلمين تعتبر اتصالاً تصاعدياً هو خطأ شائع، والصحيح أن توجيهات الرئيس للمرؤوسين هي اتصال تنازلي، بينما تقارير المرؤوسين المرفوعة للرئيس هي اتصال تصاعدي. كما يقع البعض في خطأ اعتبار الاتصال غير الرسمي مخالفاً للأنظمة تماماً، في حين أنه علاقات شخصية تنشأ بين الموظفين داخل بيئة العمل مثل التكريم واللقاءات الودية.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما هو نوع الاتصال الذي يتم بين محضر المختبر ورائد النشاط؟ الإجابة: اتصال أفقي، لأنه تدفق لمحتوى الاتصال من مستوى إلى مستوى مناظر له. السؤال الثاني: اذكر هدفين من أهداف الاتصال الإداري. الإجابة: تعريف المرؤوسين بالأهداف والسياسات، ومتابعة الإنجاز من خلال تقارير المعلومات الصاعدة.