6-1 الاتصال (المفهوم، الأهمية).
انظر إلى حياتك اليومية، فالمولود حين يخرج إلى الدنيا يعبر بصراخته الأولى ليتواصل مع بيئته الجديدة. الإنسان كائن اجتماعي لا يستغني عن الآخرين، ولهذا يقال إن الاتصال هو تبادل المعلومات وإيجاد التفاهم المتبادل بين شخص وآخر. لو أرسلت رسالة نصية لزميلك تخبره بموعد الاختبار، فهذا سلوك يؤدي إلى تبادل المعلومات، وتلك هي بداية فهمنا لعملية الاتصال.
يقوم الاتصال على فكرة تبادل المعلومات وايجاد التفاهم المتبادل بين الافراد والمجموعات. وهو سلوك بشري دائم يبدأ منذ الولادة ولا غنى عنه في الحياة اليومية والمهنية. ترتكز خصائص الاتصال على وجود عدة أطراف مثل المرسل والمستقبل، واستخدام أسلوب معين لفظيا او غير لفظي شفهيا او كتابيا، ووجود هدف واضح للعملية. اما اهميته فتكمن في فهم المهام، تنمية العلاقات، معرفة معوقات العمل، اتخاذ القرارات، وتحديد ادوار الافراد، اضافة الى توحيد الجهود التنظيمية حيث يشغل نحو خمسة وسبعين بالمئة من اوقات المديرين اليومية. على سبيل المثال، عندما يرسل المدير رسالة بريد إلكتروني لتوجيه الموظفين نحو موعد الاجتماع القادم، فهو يمارس عملية اتصال هادفة.
الفكرة الأساسية
يدور الدرس حول مفهوم الاتصال باعتباره سلوكاً بشرياً أساسياً لتبادل المعلومات وإيجاد التفاهم المشترك، مع بيان أهميته الكبرى في المنظمات وحياة الأفراد.
الشرح
الاتصال هو أي سلوك يؤدي إلى تبادل المعلومات، أو عملية نقل المعلومات من شخص إلى آخر بهدف إيجاد نوع من التفاهم المتبادل بينهما. وللاتصال ثلاثة خصائص أساسية لا غنى عنها: أولها وجود عدة أطراف أو طرفين على الأقل هما المرسل والمستقبل، ثانيها أن يحدث الاتصال بأسلوب معين سواء كان لفظياً أو غير لفظي أو شفهياً أو كتابياً، وثالثها أن يكون للاتصال هدف بوصفه عنصراً فاعلاً لا يتحقق ددون تحقيقه. أما أهمية الاتصال فتتجلى في عدة جوانب أبرزها: مساعدة الأفراد على فهم طبيعة الأعمال والمهام وإدراكها، وتنمية العلاقات الإنسانية وخلق التعاون، ومعرفة معوقات العمل وتحديد مصدرها لإيجاد الحلول، وتمثيل همزة الوصل بين المدير ومرؤوسيه لاتخاذ القرارات ورسم السياسات، وتحديد دور كل فرد في المنشأة ومكانه في التنظيم، فضلاً عن توحيد الجهود المختلفة لتنسيق العمل وإحداث التغيير في السلوك. وتشكل الاتصالات نحو 75% من أعمال المديرين اليومية.
مثال محلول خطوة بخطوة
الخطوة الأولى: تحديد أطراف الاتصال. في شركة ما، يقوم المدير (المرسل) بإعداد تعميم مكتوب (الأسلوب) بشأن سياسة الحضور والانصراف الجديدة. الخطوة الثانية: تحديد الهدف. يهدف التعميم إلى إحاطة الموظفين (المستقبلين) بالتعليمات لضمان التزامهم بها وتوحيد الجهود. الخطوة الثالثة: تقييم النتيجة. وصول التعميم وقراءته من قبل الموظفين يحقق التفاهم المشترك ويساهم في تنفيذ السياسة الإدارية.
أخطاء شائعة
الاعتقاد بأن الاتصال يقتصر على الكلام الشفهي فقط، بينما يشمل الأساليب اللفظية وغير اللفظية والشفهية والكتابية. الظن بأن الاتصال عملية عشوائية بلا هدف، والصواب أن الاتصال ذو هدف أساسي لا يتحقق دونه.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما هي الخصائص الأساسية لعملية الاتصال؟ الإجابة: وجود عدة أطراف (مرسل ومستقبل)، وأن يحدث بأسلوب معين (لفظي أو غير لفظي، شفهي أو كتابي)، وأن يكون له هدف. السؤال الثاني: ما هي النسبة التي تمثلها الاتصالات من أعمال المديرين اليومية؟ الإجابة: ما يقارب 75% من أوقاتهم في الاتصالات الإدارية.