4-2 أدوات التوجيه (الحوافز، التدريب).

تدور فكرة الدرس حول أدوات التوجيه الإداري، وتحديداً الحوافز والتدريب. الحوافز هي كل مؤثر يدفع المرؤوسين لبذل جهد أكبر أو للامتناع عن الأخطاء، وتنقسم إلى إيجابية وسلبية، ومادية ومعنوية، ومباشرة وغير مباشرة، وفردية وجماعية. أما التدريب فهو عملية منظمة لزيادة معلومات العاملين ومهاراتهم لتحقيق أهداف المنظمة، وينقسم إلى تدريب داخلي على رأس العمل مثل التدريب بين الزملاء، وتدريب خارجي يُفرَّغ فيه الموظف مثل الدورات وورش العمل. لو منحت مكافأة مالية لموظف زاد إنتاجه، فأنت تستخدم حافزاً إيجابياً مادياً — هذا هو التوجيه.

الفكرة الأساسية

تعتمد وظيفة التوجيه على أدوات توجه الأفراد في المنظمة أثناء أداء العمل، وتحفزهم وتنمي مهاراتهم، وأبرز هذه الأدوات هي الحوافز والتدريب والقيادة.

الشرح

الحوافز هي حث المرؤوسين عبر مجموعة من العوامل والمؤثرات التي تدفعهم لبذل جهد أكبر في عملهم أو للامتناع عن الأخطاء. وتصنف إلى: حوافز إيجابية تُقدم للعاملين لحثهم على بذل الجهد لرفع معدلات الإنتاج، وحوافز سلبية تستخدم في حال وقوع قصور في الأداء وتكرار الأخطاء التي قد تسبب للمنظمة الخسائر. وهناك تقسيمات أخرى للحوافز تشمل: الحوافز المادية والمعنوية، المباشرة وغير المباشرة، الجماعية والفردية، علما بأن هذه التصنيفات تتداخل فيما بينها تداخلا كبيرا. أما التدريب فهو عملية منظمة تهدف إلى زيادة معلومات العاملين ومهاراتهم لتحقيق أهدافها. وقد زاد الاهتمام بالتدريب لأسباب عدة أبرزها: تطور أساليب العمل الإداري وتطور أدوات العمل وآلياته، والثورة المعلوماتية في جميع المجالات، والتغير السريع في بيئة الأعمال، وإعداد الموظفين للعمل في المستويات العليا وسرعة معدل الدوران، وإعداد الموظفين الجدد. وله فوائد عديدة تشمل: زيادة الإنتاجية، وتخفيض النفقات، والتحفيز المعنوي، وتوفير الكفاءات البشرية. وينقسم التدريب إلى نوعين: التدريب الداخلي وهو الذي يكون فيه الموظف المتدرب على رأس العمل، ويتمثل في التدريب بين الزملاء، المشاركة في الدراسات والبحوث، حضور الاجتماعات والمناقشات، والتكليف المؤقت بأعمال في مستويات أعلى. والتدريب الخارجي وهو الذي يكون خارج المنظمة ويُفرَّغ فيه الموظف للتدريب، ويكون عن طريق الدورات والورش التدريبية، الندوات والمؤتمرات، المحاضرات والمناقشات، والابتعاث.

مثال محلول خطوة بخطوة

لو لاحظ مدير أن أحد موظفيه يكرر أخطاء مالية تكبد الشركة خسائر، فقرر خصم جزء من راتبه بعد تنبيهه، وقرر في المقابل منح موظف آخر حقق أعلى مبيعات مكافأة مالية وشهادة تقدير. الخطوة الأولى: تطبيق حافز سلبي (الخصم) على الموظف الأول للضغط عليه للامتناع عن الأخطاء. الخطوة الثانية: تطبيق حافز إيجابي مادي ومعنوي (المكافأة وشهادة التقدير) على الموظف الثاني لحثه على الاستمرار في رفع معدل الإنتاج. الخطوة الثالثة: إذا أراد المدير تطوير مهارات الموظف الأول بدلا من الاكتفاء بالحافز السلبي، أرسله إلى ورشة عمل خارجية لمدة أسبوع لتفريغه وتدريفه على النظام المالي الجديد، فهذا يعد تدريبا خارجيا.

أخطاء شائعة

الاعتقاد بأن الحوافز الإيجابية تقتصر على الجانب المادي فقط، بينما هي تشمل الحوافز المعنوية أيضا. الظن بأن التدريب الداخلي يتم خارج أوقات العمل، بينما هو يتم على رأس العمل وضمن المهام الوظيفية. الخلط بين الحوافز السلبية والعقوبات القاسية، فالحوافز السلبية تستخدم لمعالجة قصور الأداء وتكرار الأخطاء لمنع الخسائر.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: اذكر ثلاثة تقسيمات لأنواع الحوافز. الإجابة: الحوافز الإيجابية والحوافز السلبية، الحوافز المادية والحوافز المعنوية، الحوافز المباشرة والحوافز غير المباشرة (أو الجماعية والفردية). السؤال الثاني: ما الفرق الأساسي بين التدريب الداخلي والتدريب الخارجي؟ الإجابة: التدريب الداخلي يكون فيه الموظف على رأس العمل مثل التدريب بين الزملاء وحضور الاجتماعات، أما التدريب الخارجي فيكون خارج المنظمة ويُفرَّغ فيه الموظف للتدريب مثل الدورات والورش التدريبية والابتعاث.