2-4 خطوات التخطيط.
انظر إلى أعلى الصفحة حيث عنوان الدرس خطوات التخطيط. الفكرة المح محوريه هنا هي التعرف على خطوات التخطيط وكيفية تطبيقها بشكل عملي. انظر إلى المفاهيم الرئيسية: تحديد الأهداف، جمع المعلومات، البدائل، التنفيذ، التقويم. هذه خمس محطات أساسية تمر بها أي خطط إدارية سواء كانت استراتيجية أو تكتيكية أو تشغيلية. انظر إلى الشكل التوضيحي في أسفل الصفحة: دائرة خطوات التخطيط تبدأ برقم واحد تحديد الأهداف، ثم رقم اثنين جمع المعلومات، ثم رقم ثلاثة وضع الافتراضات، ثم رقم أربعة تحديد البدائل والاختيار بينها، وتستقر أخيراً في رقم خمسة التنفيذ. هذه الخطوات متتالية، ولكن تذكر أن التخطيط عملية مرنة، فعدم العودة للخطوات السابقة ليس قاعدة مقدسة، بل يمكنك التحسين المستمر والعودة متى ما احتجت لتعديل المسار.
يقوم التخطيط الناجح على خمس خطوات أساسية مترابطة تبدأ بتحديد الأهداف وتنتهي بالتنفيذ، مروراً بجمع المعلومات ووضع الافتراضات وتحديد البدائل والاختيار من بينها. هذه الخطوات متتالية ولكنها تسمح بالعودة إلى الخطوات السابقة لتحسينها وتصحيح الانحرافات باستمرار عبر عملية التقويم المستمرة. كمثال على تحديد الأهداف لمنظمة منتجة للأجهزة الإلكترونية، يكون الهدف الاستراتيجي هو أن تصبح أكبر شركة منتجة بتكلفة منخفضة، بينما يتمثل الهدف التكتيكي في زيادة نصيب المنظمة من السوق بنسبة 20 بالمئة، والهدف التشغيلي في تخفيض تكلفة الإنتاج بنسبة 16 بالمئة. تليها خطوة جمع المعلومات حول حجم الطلب والمنافسين، ثم وضع الافتراضات حول الأرباح والتقنية، واختيار البديل الأفضل كزيادة المبيعات أو تخفيض التكاليف، وأخيراً الانتقال إلى خطوة التنفيذ الفعلي وتقويم النتائج للمطابقة بين المخطط والمنفذ.
الفكرة الأساسية
يعتمد بناء أي خطة إدارية ناجحة على خطوات متتالية ومدروسة تبدأ بتحديد الغاية وتنتهي بالتقويم والتنفيذ الفعلي، مع إمكانية العودة المستمرة للخطوات السابقة لتحسينها وتعديلها لتجنب الانحرافات.
الشرح
تنقسم خطوات التخطيط الإداري إلى خمس خطوات رئيسية لا غنى عنها لأي خططة استراتيجية أو تكتيكية أو تشغيلية:
- تحديد الأهداف: وهي الغاية الأساسية التي تسعى المنظمة إلى تحقيقها، وتتنوع بين أهداف استراتيجية كبرى، وأهداف تكتيكية متوسطة، وأهداف تشغيلية دقيقة.
- جمع المعلومات: ويقصد بها جمع البيانات والمعلومات المتعلقة بكل العوامل المؤثرة في تحقيق الهدف مثل حجم الطلب، والمنافسين، والتغيرات التقنية، وعناصر الإنتاج.
- وضع الافتراضات: تحديد الوضع المستقبلي المأمول للمنظمة، وتحديد الاتجاهات التسويقية، وتقدير نسبة الأرباح المتوقعة، والبحث عن بدائل تقنية للتطوير، والتركيز على الاحتمالات والظروف المحتملة خلال مدة تنفيذ الخطة.
- تحديد البدائل والاختيار من بينها: البحث عن مجموعة من البدائل المتاحة وتقييمها عبر وضع مجموعة من المعايير لبيان مزايا وعيوب كل بديل، واختيار البديل الأفضل الذي يكون تنفيذه عملياً وواقعياً ولا يتعارض مع السياسات والأنظمة.
- التنفيذ والتقويم: وضع البديل المعتمد موضع التنفيذ الفعلي، ويجري التقويم مع كل خطوة من خطوات التخطيط لتصحيح الانحرافات في حينها وتقويم النتائج التي تحققت للمطابقة بين المخطط والمنفذ.
مثال محلول خطوة بخطوة
خذ منظمة تهدف لزيادة أرباحها بنسبة 10%:
- الخطوة الأولى (تحديد الأهداف): تحديد الهدف بزيادة الأرباح بنسبة 10%.
- الخطوة الثانية (جمع المعلومات): جمع بيانات عن حجم السوق وتكلفة المواد الحالية.
- الخطوة الثالثة (وضع الافتراضات): تقدير نسبة الأرباح المتوقعة وافتراض استقرار أسعار المواد.
- الخطوة الرابعة (تحديد البدائل): تقييم بديلين؛ الأول هو زيادة المبيعات من خلال قرارات التسويق والترويج، والثاني هو تخفيض التكاليف من خلال تخفيض عدد العاملين أو البحث عن بديل اقتصادي للمواد المستخدمة. تم اختيار البديل الثاني لتخفيض تكلفة المواد بنسبة تناسب الهدف.
- الخطوة الخامسة (التنفيذ والتقويم): البدء في شراء البديل الاقتصادي للمواد وتقويم النتائج للتأكد من انخفاض التكاليف وزيادة الأرباح بنسبة 10%.
أخطاء شائعة
- الاعتقاد بأن خطوات التخطيط جامدة ولا يمكن العودة للخطوات السابقة أبداً.
- الخلط بين الهدف الاستراتيجي بعيد المدى والهدف التشغيلي قصير المدى.
- إهمال خطوة التقويم المستمر والاكتفاء بتقويم النتائج في نهاية الخطة فقط.
- اختيار بديل للتنفيذ يتعارض مع الأنظمة والسياسات الداخلية للمنظمة.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
- السؤال الأول: اشرح المقصود بخطوة جمع المعلومات مع ذكر مثال عليها.
- الإجابة: يقصد بها جمع البيانات والمعلومات حول العوامل المؤثرة في تحقيق الهدف، ويمكن أن تكون في مجال حجم الطلب، المنافسين، التغيرات التقنية، وعناصر الإنتاج.
- السؤال الثاني: في أي مرحلة من مراحل التخطيط تكتب الخطط التشغيلية؟
- الإجابة: تكتب الخطط التشغيلية وتطبق ضمن مرحلة تحديد الأهداف وتنفيذ الخطوات التفصيلية للعمل.