2-3 عناصر التخطيط.
انظر إلى أعلى الصفحة، نحن في الدرس الثالث من الباب الثاني وعنوانه عناصر التخطيط. الفكرة المحورية هي التعرف على هذه العناصر التي تُمثل الأركان الأساسية التي يرتكز عليها التخطيط في أي منظمة. تشير عناصر التخطيط إلى جميع العناصر التي تدخل في عملية تحديد مهمة المنظمة وقيمها وتوثيقها، لتشكيل إطار عمل محدد يحدد الأولويات، ويضع الأهداف طويلة أو متوسطة أو قصيرة الأجل، ويساعد في اتخاذ القرارات والاستغلال الأمثل للموارد. وتتمثل هذه العناصر في أربعة أركان رئيسية كما تظهر في الدوائر المرقمة بالأسفل: أولاً الأهداف، ثانياً السياسات، ثالثاً القواعد، رابعاً الإجراءات. وسوف نبدأ بتفصيل كل عنصر من هذه العناصر تباعاً لنفهم كيف يعمل كل منها داخل منظمة العمل.
يقوم التخطيط على أركان أساسية تسمى عناصر التخطيط، وهي تبدأ بالأهداف التي تمثل النتائج المطلوب تحقيقها في المستقبل وفق شروط كالوضوح والواقعية وقابلية القياس والنظام. ثم تأتي السياسات لتكون مبادئ وقوانين ترشد المستويات الإدارية وتتميز بالثبات النسبي، تليها القواعد التي تحدد بدقة ما يجب القيام به وما ينبغي الامتناع عنه، وأخيرا الإجراءات التي تمثل سلسلة الأعمال والخطوات المتسلسلة لتنفيذ عمل معين. فلو أرادت جامعة قبول طالب، فإنها تضع أهدافا للقبول، وسياسات عامة، وقواعد تمنع الغش، وإجراءات متسلسلة تبدأ بالحصول على الثانوية ثم اختبار القدرات ثم المقابلة.
الفكرة الأساسية
يتناول الدرس عناصر التخطيط الأربعة التي تشكل الأركان التي يرتكز عليها التخطيط في أي منظمة، وهي الأهداف، والسياسات، والقواعد، والإجراءات.
الشرح
تتكون عناصر التخطيط من أربعة عناصر مترابطة. أولها الأهداف، وهي النتائج المطلوب تحقيقها في المستقبل، ولكي تكون صحيحة يجب أن تتوفر فيها شروط أربعة: الوضوح بأن تكون واضحة ومحددة للجميع، والواقعية أي ممكنة التحقيق في حدود الإمكانات والقدرات والوقت، وقابلية القياس بحيث يمكن ترجمتها لصورة كمية تُمكّن من متابعتها وتقويمها، والنظام بأن لا يكون الهدف مخالفا للشرع أو الأنظمة أو السياسات الموضوعة. ثانيها السياسات، وهي مجموعة المبادئ والقوانين التي تضعها الإدارة العليا لترشد بقية المستويات الإدارية، وتكون غالبا ثابتة لا تتغير إلا نادرا أو بعد مدد طويلة وهي ملزمة لجميع من يعمل في المنظمة. ثالثها القواعد، وهي ما يجب القيام به وما ينبغي الامتناع عنه، ويقصد بها القانون أو النظام الذي تضعه المنظمة في شكل أوامر وتعليمات. رابعها الإجراءات، وهي سلسلة الأعمال والخطوات والمراحل التي يجب اتباعها لتنفيذ عمل معين، وتتصف بأنها متكررة ومتسلسلة وفق خطوات مرتبة ومراحل ثابتة.
مثال محلول خطوة بخطوة
لنفترض أن منظمة تعليمية تريد تنظيم عملية قبول الطلاب، فستطبق عناصر التخطيط هكذا:
- الأهداف: تحديد قبول ألف طالب مستجد في الفصل الدراسي الأول.
- السياسات: إقرار سياسة العدالة وتكافؤ الفرص في القبول لجميع المتقدمين.
- القواعد: وضع تمنع نهائيا قبول أي ملف ناقص الأوراق بعد موعد الإغلاق.
- الإجراءات: تنفيذ خطوات متسلسلة تبدأ بتقديم الطلب إلكترونيا، ثم سداد الرسوم، ثم إصدار البطاقة الجامعية.
أخطاء شائعة
- الخلط بين الأهداف والإجراءات، حيث يظن البعض أن الخطوات التنفيذية هي الهدف بينما الهدف هو النتيجة النهائية.
- عدم التفريق بين السياسات والقواعد، فالسياسة مبدأ توجيهي واسع وثابت نسبيا، بينما القواعد أوامر وتعليمات محددة عما يجب فعله أو الامتناع عنه.
- صياغة أهداف غير قابلة للقياس مثل وضع هدف "تحسين الأداء بشكل عام" بدلا من ربطه بنسبة محددة.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: اذكر شروط كتابة الأهداف. الإجابة: الوضوح، والواقعية، وقابلية القياس، والنظام. السؤال الثاني: صنف الجملة الآتية إلى العنصر المناسب لها من عناصر التخطيط: (منع استخدام الجوال في المدرسة). الإجابة: القواعد.