2-2 أنواع التخطيط.
انظر إلى أعلى الصفحة، الفكرة المحورية تدور حول معرفة أنواع التخطيط، وسترى أمامك المفاهيم الرئيسية التي تشمل التخطيط طويل الأجل، ومتوسط الأجل، وقصير الأجل، بالإضافة إلى التخطيط الاستراتيجي، والتكتيكي، والتشغيلي. الهدف الأول هو المقارنة بين أنواع التخطيط حسب المدة الزمنية، والهدف الثاني هو التمييز بينها حسب المستوى الإداري. تأمل الأمثلة الأربعة المذكورة في المنتصف: عندما تخطط وزارة التعليم للقضاء على الأمية في الحاسب الآلي خلال السنوات القادمة، فهذا عمل واسع النطاق. وعندما تقرر إدارة الشركة وضع خطة لزيادة المبيعات خلال السنة القادمة، أو عندما يوضع لمنتخبنا خطة محكمة لمباراة اليوم، أو عندما يضع مشرف العمال خطة أسبوعية لتسليم الطلبيات، فإننا نلاحظ أن الجميع يضع خططاً لكن بطرق مختلفة ومدد زمنية متباينة، وهذا يقودنا إلى معيارين أساسيين للتقسيم هما المدة الزمنية والمستوى الإداري.
يقوم التخطيط على تقسيم العمل الإداري وفق معيارين أساسيين هما المدة الزمنية والمستوى الإداري. فمن حيث المدة الزمنية ينقسم إلى تخطيط طويل الأجل يمتد من ثلاث إلى عشر سنوات أو أكثر لإعطاء صورة واضحة عن المستقبل، وتخطيط متوسط الأجل يتراوح بين سنة وثلاث سنوات، وتخطيط قصير الأجل لا يتجاوز سنة واحدة لتحديد تفصيل الأداء. ومن حيث المستوى الإداري، يرتبط التخطيط بالهيكل التنظيمي؛ فتقوم الإدارة العليا بالتخطيط طويل الأجل المسمى بالخطة الاستراتيجية وذات البعد بعيد المدى، وتقوم الإدارة الوسطى بالتخطيط متوسط الأجل المسمى بالخطة التكتيكية لمديري الأقسام، بينما تختص الإدارة التنفيذية بالتخطيط قصير الأجل المسمى بالخطة التشغيلية الذي يركز على تحقيق أهداف قصيرة المدى من خلال الأقسام والوحدات داخل المنظمة. كمثال سريع: إذا وضعت وزارة التعليم خطة للقضاء على الأمية في الحاسب الآلي خلال عشر سنوات، فهذا تخطيط طويل الأجل استراتيجي على مستوى الإدارة العليا.
الفكرة الأساسية
يقوم التخطيط على تنوع الأساليب والمعايير المستخدمة لصياغة الخطط داخل المنظمة بناء على معيارين رئيسيين هما المدة الزمنية والمستوى الإداري لضمان تكامل الأدوار وتحقيق الأهداف.
الشرح
ينقسم التخطيط أولاً حسب المدة الزمنية إلى ثلاثة أنواع: التخطيط طويل الأجل ويمتد ما بين ثلاث إلى عشر سنوات أو أكثر ويهدف لإعطاء صورة واضحة عن المستقبل ويطبق في المستويات العليا، والتخطيط متوسط الأجل وتتراوح مدته ما بين سنة وثلاث سنوات ليكون تفصيلاً للخطط طويلة الأجل ويطبق في المستويات الوسطى، والتخطيط قصير الأجل الذي لا يتجاوز مدته سنة واحدة ليكون أكثر دقة ويطبق في المستوى التنفيذي. وينقسم التخطيط ثانياً حسب المستوى الإداري بناء على هيكل المنظمة المكون عادة من الإدارة العليا والإدارة الوسطى والإدارة التنفيذية. التخطيط على مستوى الإدارة العليا يقوم به أعضاء مجلس الإدارة ويتميز بالبعد الاستراتيجي والأهداف بعيدة المدى ويسمى الخطة الاستراتيجية. التخطيط على مستوى الإدارة الوسطى يقوم به مديرو الإدارات والأقسام ويتميز ببعده التفصيلي ويسمى الخطة التكتيكية. التخطيط على مستوى الإدارة التنفيذية يقوم به المشرفون والموظفون المباشرون ويتميز بأنه تنفيذي ويركز على تحقيق أهداف قصيرة في مدة زمنية قصيرة ويسمى الخطة التشغيلية.
مثال محلول خطوة بخطوة
إذا كانت هناك شركة تجارية تريد التوسع في السوق، فكيف توزع خططها؟ الخطوة الأولى: تحدد الإدارة العليا (مجلس الإدارة والمدير العام) خطة طويلة الأجل لفتح فروع دولية خلال خمس سنوات لتغطية القارة بأكملها، وهي خطة استراتيجية. الخطوة الثانية: يأتي دور الإدارة الوسطى (مديرو الإدارات) لوضع خطة متوسطة الأجل لمدة سنتين لتجهيز البنية التحتية واللوجستية للأقسام، وهي خطة تكتيكية. الخطوة الثالثة: يأتي دور الإدارة التنفيذية (المشرفون والموظفون) لوضع خطة قصيرة الأجل لمدة أسبوع لجدولة ورديات العمال وتسليم الطلبيات، وهي خطة تشغيلية.
أخطاء شائعة
الخلط بين الإدارات واختصاصاتها، مثل الاعتقاد بأن الإدارة التنفيذية هي التي تضع الخطة الاستراتيجية طويلة الأجل، والصحيح أن الإدارة العليا هي التي تضعها بينما تختص الإدارة التنفيذية بالتنفيذ. الاعتقاد بأن التخطيط قصير الأجل يمتد لعدة سنوات، بينما تعريفه الواضح يؤكد أنه لا يتجاوز سنة واحدة.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما هي طبيعة التخطيط على مستوى الإدارة التنفيذية؟ الإجابة: يتميز بأنه تخطيط تنفيذي يركز على تحقيق أهداف قريبة للمنظمة في مدة زمنية قصيرة من خلال الأقسام والوحدات. السؤال الثاني: اختر الإجابة الصحيحة: تخطيط يمتد ما بين ثلاث إلى عشر سنوات أو أكثر ويهدف لإعطاء صورة واضحة عن المستقبل هو: أ. تخطيط قصير الأجل ب. تخطيط متوسط الأجل ج. تخطيط طويل الأجل الإجابة: ج. تخطيط طويل الأجل.