2-13 التقرير مسبق التصميم.
انظر إلى أعلى الصفحة: العنوان الرئيس هو التقرير مسبق التصميم، وهو تقرير تعده جهة ما كتابياً أو تقنياً ويستخدمه أي موظف بتعبئة خاناته لتسهيل الإجراءات واختصار الوقت. تختلف هذه التقارير بحسب الحاجة إليها؛ فقد يكون التقرير مالياً، أو إدارياً، أو هندسياً، أو تقرير حوادث سيارات، أو تقارير الحضور والغياب ودرجات الطلبة. في الأسفل يوجد نشاط تطبيقي يطلب منك وبالتعاون مع زملائك تقييم الفصل الدراسي وإصدار النتائج عبر جدول يضم بنوداً مثل المساحة، الإضاءة، التكييف، وعدد الطلاب، ولكل بند درجة من عشرة. عليك أن تتخيل نفسك تقيس هذه العناصر في فصلك وتضع لها تقييماً عددياً واقعياً.
يقوم التقرير مسبق التصميم على استخدام نموذج جاهز بكتابيا أو تقنيا لتعبئة خاناته، مما يسهل إجراءات العمل ويوفر الوقت في المهام المتعددة مثل الحضور والغياب أو الدرجات أو التقييمات الإدارية والمالية. الفكرة الجوهرية هي توحيد نمط جمع البيانات وعرضها لتكون جاهزة للاستخدام المتكرر حسب الحاجة. على سبيل المثال، بدلا من كتابة تقزار جديد من الصفر لتقييم الفصل الدراسي في كل مرة، تستخدم جدول جاهزا يحوي بنودا مثل المساحة والإضاءة والتكييف وعدد الطلاب، وتضع الدرجة من عشرة ثم تسجل النتائج والتوصيات مباشرة في الفراغات المخصصة.
الفكرة الأساسية
التقرير مسبق التصميم هو نموذج جاهز تعده جهة ما كتابيا أو تقنيا ليقوم أي موظف بتعبئة خاناته بسهولة واختصار للوقت، وذلك لتنفيذ المهام المتعددة في الكتابة الوظيفية.
الشرح
التقرير مسبق التصميم يختلف بحسب الحاجة الداعية له، فقد يكون تقريرا طبيا، أو ماليا، أو إداريا، أو هندسيا، أو تقرير حوادث سيارات، أو تقارير الحضور والغياب، ودرجات الطلبة الفصلية والنهائية. يعتمد على وجود بنود محددة مسبقا وخانات فارغة تملأ بالبيانات لتسهيل إجراءات العمل. عند تصميم تقرير لأحد مكونات المدرسة، يمكنك اختيار مكون مختلف وتغيير شكل التصميم ومعيار التقسيم مثل ممتاز أو جيد جدا أو جيد، ثم استخدام التقرير المفرغ لكتابة التقرير النهائي.
مثال محلول خطوة بخطوة
- اختيار المكون المدرسي المراد تقييمه، وليكن الفصل الدراسي.
- إعداد الجدول المكون من بنود التقييم وتحديد الدرجة العظمى من عشرة، وتشمل البنود: المساحة، الإضاءة، التكييف، عدد الطلاب، الدهانات، النوافذ، الكهرباء، السبورة، الطاولات، الكراسي، ثم حساب المجموع.
- تدوين النتائج في المكان المخصص تحت الجدول بناء على ما لوحظ في الفصول.
- كتابة التوصيات المقترحة لمعالجة أي قصور.
- تعبئة النموذج النهائي الذي يضم العنوان، المقدمة، الإجراءات، النتائج، التوصيات، الختام، وتوقيع معدو التقرير ومعتمده.
أخطاء شائعة
- ترك خانات فارغة دون تعبئة في النموذج الجاهز.
- الخلط بين خانة النتائج وخانة التوصيات.
- عدم كتابة أسماء وتوقيعات معدي التقرير ومعتمده.
- استخدام معيار تقييم غير واضح أو غير متفق عليه.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما هو التقرير مسبق التصميم؟ الإجابة: هو التقرير الذي تعده جهة ما كتابيا أو تقنيا، ويمكن لأي موظف استخدامه بتعبئة خاناته، تسهيلا لإجراءات العمل واختصارا للوقت. السؤال الثاني: اذكر ثلاثة أمثلة لأنواع التقارير مسبق التصميم حسب اختلاف التصميم والحاجة. الإجابة: التقرير الطبي، التقرير المالي، وتقرير حوادث السيارات.