2-12 التقرير.
انظر إلى أعلى الصفحة: نبدأ اليوم درس التقرير ضمن الكتابة الوظيفية. التقرير لغة هو التبيين والإيضاح، واصطلاحاً هو لون من ألوان الكتابة الإدارية يتضمن معلومات صحيحة وحقائق موضوعية حول موضوع محدد مسبقاً، أو مشروع، أو حالة معينة، أو شخص. تذكر جيداً شرطاً أساسياً لا يصح دونه كتابة أي تقرير: ألا يُكتب إلا إذا طلب صاحب الصلاحية أو المدير المباشر ذلك، بتوجيه كتابي أو شهفي. لننتقل الآن إلى مكونات التقرير، وتحديداً التقرير الإداري القصير. يبدأ التقرير بالعنوان في أعلى الصفحة ويوضع بين قوسين هكذا: (تقرير...)، ثم تذكر السند النظامي الذي لأجله أُعد التقرير، وتليها مقدمة مختصرة، ثم تذكر الإجراءات، وتعقبها النتائج أو التوصيات، مع مراعاة قواعد الصياغة الإدارية.
التقرير هو لون من ألوان الكتابة الوظيفية الإدارية، يتضمن معلومات صحيحة وحقائق موضوعية حول موضوع محدد أو حالة معينة، ولا يكتب إلا بطلب من صاحب الصلاحية أو المدير المباشر بتوجيه كتابي أو شهفي. يأتي التقرير بشكلين رئيسيين هما التقرير الإداري القصير الذي يكتب في صفحات قليلة، والتقرير الإداري الطويل الذي يكتب في عشرات أو مئات الصفحات ويتكون من عناصر متكاملة تشمل صفحة الغلاف، قائمة المحتويات، الملخص، المقدمة، محتوى التقرير، النتائج والتوصيات، الخاتمة، الملاِحق، والمراجع. يعتمد إعداد التقرير على خطوات منهجية تبدأ بالمقدمة ثم الإجراءات الميدانية أو المكتبية مثل الزيارات والمقابلات والوثائق، تليها النتائج المستخلصة، ثم التوصيات المقترحة لحل المشكلات، وينتهي بأسماء معدي التقرير وتوقيع الجهة المسؤولة عن اعتماده.
الفكرة الأساسية
التقرير هو أداة إدارية رسمية لنقل الحقائق والمعلومات الموضوعية حول موضوع أو مشكلة قائمة، ولا يُكتب إلا بتوجيه من صاحب الصلاحية أو المدير المباشر كتابة أو شفهياً.
الشرح
ينقسم التقرير من حيث الحجم إلى نوعين رئيسيين: التقرير الإداري القصير الذي يكتب في صفحات قليلة ويبدأ بعنوان يوضع بين قوسين، ثم يذكر السند النظامي والمقدمة والإجراءات والنتائج والتوصيات. والنوع الثاني هو التقرير الإداري الطويل الذي يكتب في عشرات أو مئات الصفحات ويحتوي على عدة أجزاء تبدأ بصفحة الغلاف، ثم قائمة المحتويات، والملخص، والمقدمة التي توضح أسباب إعداد التقرير، ثم محتوى التقرير الذي يضم الأجزاء الرئيسية والفرعية المدعومة بالصور والجدول والأشكال، تليها النتائج والتوصيات المرتبة حسب الأهمية، ثم الخاتمة، والملاِحق التي تضم البيانات الإضافية، وأخيراً المراجع التي توثق المصادر والكتُب والوثائق المستخدمة.
مثال محلول خطوة بخطوة
خذ مثال تقرير الازدحام المروري في أحد الطرق؛ تبدأ المقدمة بوصف أهمية الطريق وعرضه وسبب الازدحام. ثم تأتي الإجراءات باتخاذ خطوات عملية مثل: الزيارة الميدانية، المقابلات مع المسؤولين ومستخدمي الطريق، والرجوع للوثائق والتسجيلات وكاميرات المرور لمدة أسبوع. بعد ذلك تظهر النتائج المتمثلة في: استخدام الشاحنات الكبيرة في أوقات الذروة، هندسة الطريق وكثرة المداخل والمخارج، وأعمال الصيانة في أوقات الذروة. ثم تُطرح التوصيات بناءً على النتائج مثل: تحديد أوقات دخول الشاحنات خارج أوقات الذروة، إغلاق بعض المداخل والمخارج جزئياً عند الازدحام، وعمل الصيانة في أوقات غير أوقات الذروة. ويختتم التقرير بملخص شامل وأسماء معدي التقرير وتوقيع مدير الإدارة.
أخطاء شائعة
كتابة التقرير دون طلب أو توجيه مسبق من صاحب الصلاحية. إهمال ذكر السند النظامي أو الأسباب الدافعة لإعداد التقرير في المقدمة. عدم ترتيب النتائج والتوصيات حسب الأهمية أو فصلها عن الإجراءات المتخذة. ترك توثيق المراجع والوثائق التي استُخدمت في إعداد التقرير.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما الفرق بين التقرير الإداري القصير والتقرير الإداري الطويل من حيث الحجم والمكونات؟ الإجابة: التقرير القصير يكتب في صفحات قليلة جداً ويقتصر على مقدمة مختصرة وإجراءات ونتائج وتوصيات، بينما التقرير الطويل يكتب في عشرات أو مئات الصفحات ويحتوي على عناصر تفصيلية إضافية مثل غلاف التقرير، قائمة المحتويات، الملخص، محتوى التقرير المدعوم بالأشكال والجدول، الملاِحق، والمراجع. السؤال الثاني: ما هي الخطوات الأساسية المتبعة في إعداد تقرير عن مشكلة ميدانية مثل الازدحام المروري؟ الإجابة: تبدأ بالمقدمة لوصف المشكلة، ثم إجراءات جمع المعلومات مثل الزيارات الميدانية والمقابلات ودراسة الوثائق والتسجيلات، ثم استخلاص النتائج وتحديد الأسباب الرئيسية للمشكلة، تليها كتابة التوصيات المقترحة لحل المشكلة، وأخيراً وضع الخاتمة وأسماء معدي التقرير وتوقيع الاعتماد.