الدرس الثاني: التعامل مع تعدد المهام
انظر إلى أهداف الدرس في أعلى الصفحة؛ فهي توضح ما ستتعلمه من معرفة مفهوم تعدد المهام، والتفرقة بين المهام العاجلة والأعمال اليومية، وبيان إستراتيجيات إدارة المهام. السكرتير اليوم يواجه ضغوطاً هائلة وكثيرة ومتنوعة الجوانب بين الإدارية والكتابية، وهذا يتطلب مهارات عالية للتعامل مع هذا الكم الهائل. مفهوم التعامل مع تعدد المهام يعني ببساطة القدرة على توزيع التركيز بين أكثر من مهمة وإنجازها في الوقت نفسه. ولكي تضبط هذا العمل، تبدأ بأولاً: فرز الأعمال، وتنقسم إلى جدول الأعمال الثابتة التي تقم بها بشكل دوري وثابت مثل الأعمال اليومية والأسبوعية والشهرية والسنوية الثابتة التي لا غنى عنها في تنظيم العمل.
يقوم الدرس على مهارة تعدد المهام Multitasking، وهي قدرة السكرتير على توزيع التركيز بين أكثر من مهمة وإنجازها في الوقت نفسه لمواجهة الكم الهائل من المتطلبات الإدارية والكتابية. يعتمد الدرس على فرز الأعمال عبر جدول الأعمال الثابت وجدول الأعمال العام المتجدد المقسم إلى مهام ملحة وآنية وقادمات، ثم مراجعة الجدول اليومي والأسبوعي والشهري وتحديد الأولويات والالتزام بالمواعيد بدقة. كمثال، إن كان لديك اجتماع أسبوعي ثابت ومعاملة بريد الكتروني متجددة، فإنك تفرزها، وتصنف البريد العاجل كمهمة ملحة لإنجازها خلال يومين، ثم تدرجها في جدول أعمال اليوم مع الالتزام التام بعدم السماح للمقاطعات.
الفكرة الأساسية
تقوم الفكرة على إدارة الكم الهائل من المهام الإدارية والكتابية عبر مهارة توزيع التركيز بين أكثر من مهمة وإنجازها في الوقت نفسه.
الشرح
تتعامل مع الضغوط اليومية من خلال فرز الأعمال عبر نوعين من الجداول:
- جدول الأعمال الثابت: يضم الأعمال التي تقوم بها بشكل دوري وثابت وتتوزع على أعمال يومية، وأسبوعية، وشهرية، وسنوية.
- جدول الأعمال العام المتجدد: يضم الأعمال المستجدة وغير الموجودة في الأعمال الثابتة، مثل البريد الإلكتروني والبريد الورقي، وتقسم إلى ثلاثة أقسام:
- المهام الملحة: ما يجب إنجازه خلال اليومين القادمين كحد أقصى.
- المهام الآنية: ما يجب إنجازها خلال أسبوع كحد أعلى.
- المهام القادمة: ما يمكن إنجازها بعد أسبوع فأكثر. بعد الفرز، تأتي مرحلة مراجعة الجدول اليومي في بداية كل يوم عمل لتنظم أعمالك وتصنفها، بحيث تضع ما يستغرق أكثر من ١٠ دقائق في جدول اليوم مع مراعاة ألا يتكرر ذلك أكثر من مرة خلال اليوم. وتتم مراجعة الجدول الأسبوعي والشهري بجمع المهام المعلقة وغير المنجزة وتدوينها على الأجندة أو استخدام تطبيقات مثل Google Keep ومراجعة التزاماتك وترتيب الجدول زمنيا حسب الأولويات.
مثال محلول خطوة بخطوة
لديك أعمال ثابتة تشمل الرد على البريد الإلكتروني وكتابة خطابات رسمية، وأعمال مستجدة تشمل اجتماعاً أسبوعياً للمдир مع رؤساء الأقسام وشخصية مهمة للإدارة طلبت مقابلة. الخطوة الأولى: ضع الأعمال الثابتة في الجدول اليومي. الخطوة الثانية: صنف الأعمال المستجدة إلى أقسامها الثلاثة؛ واعتبر مقابلة الشخصية المهمة مهمة ملحة لأنها تتطلب إنجازاً عاجلاً، واعتبر الاجتماع الأسبوعي ضمن الجدول الأسبوعي. الخطوة الثالثة: ضع الأعمال الملحة في جدول أعمال اليوم لإنجازها خلال اليومين القادمين كحد أقصى، مع الحرص ألا تتجاوز مدة المهمة ١٠ دقائق أو جدولتها بما لا يتكرر أكثر من مرة.
أخطاء شائعة
- الاعتقاد بأن الانشغال الدائم يعني بالضرورة أنك ذو إنتاجية عالية.
- عدم الالتزام بجدول أعمال اليوم والسماح للمقاطعات بالتأثير على سير العمل.
- إغفال مراجعة جدول الأعمال العام المتجدد بشكل كامل في نهاية كل أسبوع.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: فرق بين الأعمال الملحة والأعمال الآنية والأعمال القادمة. الإجابة: الأعمال الملحة هي المهام التي لابد من إنجازها خلال اليومين القادمين كحد أقصى، والأعمال الآنية هي المهام التي يجب إنجازها خلال أسبوع كحد أعلى، والأعمال القادمة هي المهام والأعمال التي يمكن إنجازها بعد أسبوع فأكثر. السؤال الثاني: ما المقصود بمهارة التعامل مع تعدد المهام؟ الإجابة: هي القدرة على توزيع التركيز بين أكثر من مهمة وإنجازها في الوقت نفسه.