وظيفة الرقابة (٣)
انظر إلى السؤال رقم سبعة وعشرين: عندما يحدد مدير الإنتاج الحد الأدنى لعدد الوحدات التي يجب إنتاجها في كل ساعة أو يوم أو شهر، فهو يركز على معيار الكمية. تأمل السؤال الثامن وعشرين حول مشكلات المنظمات الناتجة عن سوء التخطيط، وفكر في الأسباب التي تجعل التخطيط السليم أساساً للنجاح. في السؤال التاسع وعشرين، ابحث عن أسباب اهتمام المنظمات اليوم بتطوير فرق عمل فعالة مقارنة بالماضي، مثل الحاجة إلى السرعة والمرونة. أما السؤال الثلاثون، فيطلب منك مقارنة نشاطات التوجيه والتحكم بين مدير المنظمة الصغيرة ومدير المنظمة الكبيرة من حيث النطاق والتعقيد. في السؤال الحادي والثلاثين، ضع خطة عمل للمدير الذي يواجه موظفين ينظرون بسلبية إلى التغيير المخطط له، وكيف يمكن إقناعهم. وأخيراً في السؤال الثاني والثلاثين، اذكر أمثلة لأنشطة تجارية يُعد فيها الكمال هو المعيار الوحيد المقبول للأداء، مثل الصناعات الدوائية أو الطيران.
تقوم وظيفة الرقابة على قياس الأداء الفعلي ومقارنته بالخطط والمعايير الموضوعة مسبقا لضمان تحقيق الأهداف التنظيمية واكتشاف أي انحرافات في الوقت المناسب واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة. انظر إلى الجدول المالي في الكتاب: إذا كانت مبيعات الميزانية هي 680,000 ريال والمبيعات الفعلية هي 720,000 ريال، فهناك فارق إيجابي يعكس زيادة في العوائد، وهو ما تراقبه الإدارة لتقييم كفاءة العمليات.
الفكرة الأساسية
الرقابة هي أداة الإدارة للتأكد من أن الأمور تسير وفق ما خطط له تماما، عبر متابعة الأرقام ومقارنة المخطط بالفعلي، فإذا انحرف العمل عن المسار، تتدخل الإدارة لتصحيحه.
الشرح
عندما تضع المنظمة ميزانية أو خطة، فإنها تحدد أرقاما مستهدفة لكل بند، مثل المبيعات والتكاليف. في نهاية الفترة، يأتي دور الرقابة لقياس الأرقام الفعلية على أرض الواقع. انظر إلى جداول الميزانية في الصفحات السابقة: يوجد مبلغ ميزانية مخطط ومبلغ فعلي. لحساب الفارق، تطرح المبلغ المخطط من المبلغ الفعلي. إذا كانت تكلفة السلع المخططة 229,400 ريال والفعلية 240,000 ريال، فهذا يعني أن هناك زيادة في التكلفة مقدارها 10,600 ريال. تقوم الإدارة بدراسة هذه الفروقات ومعرفة أسبابها لمعالجة الخلل.
مثال محلول خطوة بخطوة
خذ بيانات بند المبيعات من الجدول: مبلغ الميزانية هو 680,000 ريال، والمبلغ الفعلي هو 720,000 ريال. الخطوة الأولى: اطرح مبلغ الميزانية من المبلغ الفعلي لتجد الفارق: . الخطوة الثانية: حدد ما إذا كان الفارق زيادة إيجابية أم انخفاضا سلبيا. بما أن المبيعات الفعلية أكبر من الميزانية، فالنتيجة زيادة بمقدار 40,000 ريال سعودي.
أخطاء شائعة
من الخطأ الاعتقاد بأن الرقابة تأتي لمعاقبة الموظفين، فهدفها الأساسي هو اكتشاف الانحرافات وتقويم الأداء وليس الترصد للأخطاء. ومن الخطأ أيضا إهمال مقارنة التكاليف الفعلية بالتكاليف المدرجة في الميزانية، لأن ذلك يؤدي إلى ضياع الأرباح دون أن تشعر الإدارة.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: إذا كان مبلغ الميزانية للنفقات التشغيلية هو 52,000 ريال والمبلغ الفعلي هو 46,500 ريال، فما مقدار الفارق؟ الإجابة: الفارق هو 5,500 ريال وهو انخفاض في النفقات لصالح الشركة. السؤال الثاني: ما الهدف الأساسي من مقارنة المبالغ الفعلية بمبالغ الميزانية في الوظيفة الرقابية؟ الإجابة: معرفة مدى مطابقة الأداء الفعلي للخطط الموضوعة وتحديد الفروقات لاتخاذ إجراءات تصحيحية عند الحاجة.