الإغلاق والتقييم والأثر (١)

يقوم الدرس على ثلاث مراحل اساسية لتنظيم اي فعالية بمهنية عالية عند نهايتها. المرحلة الاولى هي إغلاق الفعالية، وتعني إنهاء الحسابات، وسداد الفواتير، وإخلاء المكان، وإعادة الموارد القابلة لإعادة الاستخدام إلى المخزن، وإعادة الموقع الى حالته السابقة. المرحلة الثانية هي تقييم الفعالية، وتعني قياس مدى تحقيق الاهداف عبر جمع معلومات كمية ونعية لمعرفة ما نجح وما احتاج إلى تعديل. المرحلة الثالثة هي أثر الفعاليات، وتعني دراسة النتائج طويلة الامد للمستقبل والتخطيط للتصفية وتسليم الموقع. على سبيل المثال، تنظيم معرض تجاري ينتهي بسداد التكاليف، ثم توزيع استبيانات لقياس رضا الزوار، ثم دراسة الفائدة التي عادت على اقتصاد المدينة لتطويره في النسخة القادمة.

الفكرة الأساسية

الفعالية الناجحة لا تنتهي بمجرد مغادرة آخر زائر، بل تبدأ مرحلة دقيقة تتطلب تنظيماً مشابهاً لتنظيم الإعداد. يعتمد الدرس على إدارة النهاية عبر إغلاق مادي وإداري محكم، ثم تقييم دقيق بناء على أدلة كمية ونوعية، وأخيرا دراسة الأثر المستقبلي والتعامل مع تسليم الموقع وتصفيته.

الشرح

يبدأ الدرس بإغلاق الفعالية، وهو تنفيذ مهام النهاية بنفس طريقة الإعداد. يتضمن هذا الإغلاق إنهاء الحسابات، وسداد الفواتير للمقاولين، وإصدار البيانات الصحفية الختامية. في نهاية الفعالية، توجد قضايا تتعلق بالموظفين مثل المدفوعات وتحديث السجلات. أما الإغلاق المادي فيعني التخلص من النفايات، وتفكيك الأجهزة والأثاث، وتفكيك المسرح والبنى التحتية الرئيسية. يجب إطلاع الموظفين بسلامة الترتيبات وحفظ الأمن، وإدارة حركة المرور لمنع الازدحام. كما يجب فصل الموارد القابلة لإعادة الاستخدام عن النفايات وتخزينها في مكان مركزي لتوفير المال للمستقبل. وتأتي مرحلة إعادة الموقع إلى حالته الأصلية، والتقاط الصور، وإصلاح أي تلف لضمان تسليمه بصورة صحيحة.

بعد الإغلاق يأتي تقييم الفعالية، ويتم من خلال عقد اجتماع يضم المنظمين والعملاء والرواد لتقييم مدى تحقيق الأهداف وتحليل الدروس المستفادة. يعتمد التقييم على نوعين من المعلومات: معلومات كمية مثل بيانات الزوار، والمبيعات، والتقارير المالية؛ ومعلومات نوعية مثل تصورات الزوار، وملاحظات الموظفين، وتحليلات التأثير الاجتماعي. الغرض من التقييم هو معرفة الأنشطة المنفذة جيدا لتعزيزها، وما يرամ بطريقة تجعل من الأفضل عدم تغييرها، وما نفذ بطريقة سيئة يحتاج إلى تعديل. ومن قيود التقييم اكتفاء المنظمين بالاجتماع دون جمع معلومات أو تحليلها بشكل موضوعي يعتمد على أكثر من مجرد رأي.

وأخيرا تأتي مرحلة أثر الفعاليات والتصفية. بعض الفعاليات تتكرر سنويا مثل مؤتمرات الاستثمار، وبعضها يحدث مرة واحدة مثل كأس العالم. تتطلب التصفية التخطيط لإعادة الاستخدام أو تسليم الموقع للمالكين الجدد أو المدير الجدد وفق الأهداف الأصلية، وإلا ترتب على ذلك عقوبات مالية. ويجب تنسيق فترة تداخل بين المنظمين والمالك الجديد لضمان نجاح تسليم الموقع.

مثال محلول خطوة بخطوة

لنفترض أنك أدرت مهرجانا ثقافيا كبيرا وانتهى اليوم الأخير. التطبيق العملي للدرس يكون كالتالي: الخطوة الأولى: الإغلاق المادي والإداري. ابدأ بسداد فواتير المقاولين المتأخرة، وتفكيك المسرح والأجهزة وتخزينها في المستودع المركزي لتجنب تلفها، وجمع النفايات وفصل مواد التدوير، مع وضع خطة لحركة المرور تمنع تكدس السيارات عند البوابات. الخطوة الثانية: إعادة الموقع إلى حالته السابقة. التقط صور للموقع قبل المغادرة، وتأكد من عدم وجود أضرار، وإن وجد تلف في ممتلكات المكان فقم بإصلاحه أو دفع تعويض عنه. الخطوة الثالثة: التقييم. اجمع استبيانات الزوار التي تمثل معلومات نوعية، وقارنها بإيرادات التذاكر التي تمثل معلومات كمية، واكتشف أن الأنشطة الترفيهية كانت ممتازة بينما عانى قسم المواقف من بطء شديد. الخطوة الرابعة: الأثر والتصفية. حدد موعد تسليم الموقع للمالك الأصلي، وخطط للنسخة القادمة من المهرجان بناء على الأثر الذي تركه في نفوس الحاضرين.

أخطاء شائعة

الاعتقاد بأن إغلاق الفعالية ينتهي بمجرد مغادرة الزوار وإغلاق الأبواب دون الحاجة لتنظيف دقيق أو جرد للمعدات. إهمال جمع البيانات النوعية والكمية والاكتفاء بالآراء الشخصية للمنظمين عند تقييم الفعالية. تسليم الموقع للمالك أو الإدارة الجديدة دون فحص الأضرار أو الالتزام بالموعد المحدد، مما يسبب عقوبات مالية.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: ما هي العناصر الإدارية التي يجب مراعاتها عند إغلاق الفعالية؟ الإجابة: إنهاء الحسابات، سداد الفواتير النهائية للمقاولين، أنشطة التسويق النهائية مثل البيان الصحفي الختامي، وتقديم معلومات حول الخطط المستقبلية، وتحديث سجلات الموظفين للمدفوعات.

السؤال الثاني: ما الفرق بين المعلومات الكمية والمعلومات النوعية في تقييم الفعالية؟ الإجابة: المعلومات الكمية تتضمن البيانات القابلة للمقارنة مثل بيانات الزوار، المبيعات، التقارير المالية، والإحصاءات والميزانية. أما المعلومات النوعية فتتضمن تصورات الزوار، الاستبيانات، ملاحظات الموظفين والمتطوعين، وتعليقات الإدارة وتحليل التأثير الاجتماعي.