الدرس الثاني: جمع البيانات والتحقق من صحتها (٢)
انظر إلى الجزء العلوي من الصفحة: هنا نطبق صحة النطاق لضمان إدخال درجة حرارة عظمى بين 20 و45 درجة مئوية. حدد الخلايا من C3 إلى C17، ثم افتح أداة صحة البيانات من تبويب بيانات. في قائمة السماح اختر مخصص، واكتب صيغة تعتمد على دالة الربط المنطقي بين شرطين. الصيغة هي: . هذه الصيغة تفحص كل خلية، وتضمن أن القيمة المدخلة أكبر من 20 وأقل من 45 في نفس الوقت. أما في الجزء السفلي من الصفحة، فننتقل لتعيين رسالة إرشادية تظهر للمستخدم قبل إدخال البيانات. من نفس نافذة صحة البيانات، اختر تبويب رسالة إدخال، واكتب العنوان تعليمات درجة الحرارة، وفي نص الرسالة اكتب: يجب أن تكون بيانات درجة الحرارة ضمن نطاق محدد من القيم. هذه الرسالة تظهر كتوجيه مباشر لمساعدة المستخدم على إدخال البيانات بالشكل الصحيح ودون أخطاء.
يقوم هذا الدرس على فكرة ضبط إدخال البيانات ومنع الأخطاء في برنامِج مايكروسوفت إكسل باستخدام أداة التحقق من صحة البيانات. يوضح الدرس كيف نحدد نطاقاً معيناً للقيم أو الشروط لكي يقبلها البرنامج ويرفض غيرها. على سبيل المثال، إذا أردنا إدخال درجات حرارة تتراوح بين 20 و45 درجة مئوية في الخلايا من C3 إلى C17، فنحن نختار أداة التحقق من صحة البيانات، ونحدد السماح بقيمة مخصصة، ونكتب الصيغة التي تضمن أن تكون القيمة أكبر من 20 وأقل من 45. إذا أدخل المدخل قيمة خارج هذا النطاق، فسيظهر برنامج إكسل رسالة خطأ تنبهه وتمنعه من إكمال الإدخال بشكل خاطئ.
الفكرة الأساسية
تدور فكرة الدرس حول كيفية حماية جداول البيانات من الأخطاء البشرية أثناء الإدخال. لو طُلب منك إدخال بيانات درجات الحرارة أو متوسط هطول الأمطار أو عدد الأحداث في جدول إكسل، فإن ترك الحقول بلا قيود يفتح الباب أمام كتابة أرقام سالبة غير منطقية أو كسور غير مقبولة. هنا يأتي دور أداة التحقق من صحة البيانات لفرض شروط صارمة تمنع قبول أي قيمة خارج النطاق المحدد.
الشرح
نستخدم في برنامج مايكروسوفت إكسل أداة التحقق من صحة البيانات للتأكد من أن ما يُكتب داخل الخلايا يطابق معايير معينة. نبدأ بتحديد الخلايا المستهدفة، ثم نفتح تبويب بيانات ونختار التحقق من صحة البيانات. تظهر نافذة تحتوي على تبويب إعدادات، ومن خلال مربع السماح نختار نوع الشرط المطلوب، مثل الأعداد الصحيحة أو الكسور العشرية أو القيم المخصصة. بعد ذلك نحدد معيار البيانات مثل اختيار بين أو أكبر من أو أصغر من، ونكتب الحد الأدنى والحد الأقصى أو الصيغة المطلوبة.
مثال محلول خطوة بخطوة
إذا أردنا تطبيق التحقق من صحة البيانات على عمود درجات الحرارة العظمى في الخلايا من C3 إلى C17 بحيث تكون القيم تتراوح من 20 إلى 45 درجة مئوية فقط، نتبع الخطوات التالية:
- حدد الخلايا من C3 إلى C17 في جدول إكسل.
- اذهب إلى تبويب بيانات واضغط على التحقق من صحة البيانات.
- من تبويب إعدادات، اختر من مربع السماح خيار مخصص.
- في مربع الصيغة، اكتب الصيغة التالية:
- انتقل إلى تبويب تنبيه إلى الخطأ لتعيين رسالة تنبيه تظهر للمستخدم إذا أدخل رقماً خاطئاً، واكتب في عنوان الرسالة: درجة الحرارة، وفي رسالة الخطأ: يجب أن تكون بيانات درجات الحرارة ضمن نطاق محدد من القيم.
- اضغط على موافق. الآن لو حاول شخص إدخال الرقم 10 في خلية ضمن النطاق، سيمنعه البرنامج ويظهر رسالة الخطأ.
أخطاء شائعة
- نسيان تحديد الخلايا المطلوبة قبل فتح نافذة التحقق من صحة البيانات، مما يجعل الإعدادات تطبق على خلية واحدة فقط بدلاً من النطاق كاملًا.
- كتابة صيغة خاطئة في خانة القيم المخصصة دون مراعاة الفاصلة المنقوطة أو أسماء الخلايا الصحيحة.
- إغفال تعيين رسالة إدخال أو رسالة خطأ واضحة، مما يترك المستخدم حائراً أمام سبب رفض الإكسل للرقم الذي أدخله.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما الخطوات الأولى لتطبيق التحقق من صحة البيانات على الخلايا من D3 إلى D17 في إكسل لضمان إدخال أرقام عشرية محصورة بين 0 و30؟ الإجابة: تحديد الخلايا من D3 إلى D17، ثم فتح تبويب بيانات والضغط على التحقق من صحة البيانات، ومن تبويب إعدادات اختيار عدد عشري من مربع السماح، ثم اختيار بين من مربع البيانات، وكتابة 0 في الحد الأدنى و30 في الحد الأقصى.
السؤال الثاني: لماذا نستخدم خيار رسالة إدخال في أداة التحقق من صحة البيانات؟ الإجابة: لتظهر رسالة إرشادية للمستخدم دائمًا عند تحديد الخلية، توضح له النطاق الصحيح والشروط المطلوبة قبل أن يبدأ بكتابة البيانات.