الدرس الخامس: تقارير الأعمال — شرح درس التقنية الرقمية ١

تقارير الأعمال هي مستندات تنشأ لإيصال المعلومات بايجاز وكفاءة حول أعمال أو مهام محددة أو تقييم العمليات المالية المتعلقة بأداء العمل. تساعد هذه التقارير في تسجيل ومشاركة المعلومات والقرارات بصورة فعالة، وتتراوح من تقرير موجز من صفحة واحدة إلى تقارير معقدة تتكون من مئات الصفحات. تنقسم تقارير الأعمال إلى أنواع مختلفة مثل التقارير الإعلامية، والتقارير التحليلية، والتقارير البحثية، وتقارير التقدم. يتكون تقرير الأعمال من مكونات رئيسية تشمل العنوان، الملخص التنفيذي، النص الأساسي، الملحقات، المراجع، وقائمة المحتويات، بالإضافة إلى مكونات إضافية مثل قائمة المصطلحات، والجداول، والمخططات والرسوم التوضيحية. على سبيل المثال، عندما تريد إدارة الشركة تقييم أداء قسم معين خلال الأسبوع، فإنها تطلب تقرير تقدم يوضح ما تم إنجازه والتفاصيل والمشكلات التي ظهرت والمهام القادمة.

الفكرة الأساسية

تنشأ تقارير الأعمال لإيصال المعلومات بايجاز وكفاءة حول أعمال أو مهام محددة أو تقييم العمليات المالية المتعلقة بأداء العمل، لتتخذ بناء على هذه التقارير قرارات تحسينية أو تطويرية للمنشأة. تعد تقارير الأعمال أداة اتصال رئيسية لتسجيل ومشاركة المعلومات والقرارات بأسلوب سمح للقارئ بالتنقل خلالها بسرعة وبتحديد العناصر الأساسية.

الشرح

تتراوح تقارير الأعمال من تقرير موجز مكون من صفحة واحدة إلى تقارير معقدة تتكون من مئات الصفحات. تهدف أهداف تقارير الأعمال إلى فحص المشكلات والمسائل المختلفة في محاولة لإيجاد الحلول المحتملة، وتقديم اقتراحات للتحسين من خلال تطبيق نظريات الأعمال والإدارة، وتقديم التقييمات والاستدلالات عند النظر في الحلول والنتائج الممكنة، وتقديم استنتاجات حول بعض المسائل أو المشكلات، وتقديم اقتراحات للإجراءات المستقبلية.

هناك أنواع مختلفة من تقارير الأعمال التي يتم إنشاؤها وفقا لاحتياجات الأعمال والمواقف المختلفة:

التقارير الإعلامية: توفر معلومات موضوعية حول مسألة معينة، كما تقدم حقائق غير متحيزة دون شرح الأسباب والنتائج المحتملة للموقف المحدد. على سبيل المثال، قد يتضمن أحد التقارير الإعلامية للشركة معلومات عن عدد الموظفين وأدوارهم في الشركة.
التقارير التحليلية: عادة يكون هذا النوع من التقارير مطلوبا عندما تهدف الشركة إلى اتخاذ قرار مهم حيث يحليل التقرير وضع الشركة ويقدم المعلومات والتفسيرات والاستنتاجت ذات العلاقة، والتي تساعد المديرين في اتخاذ أفضل القرارات.
التقارير البحثية: تعتبر النوع الأكثر شمولا لتقارير الأعمال، ويتم إعدادها عندما تفكر الشركة بتحقيق هدف جديد. يحليل فريق من الخبراء أو الباحثين هذا الهدف ودراسة جميع البيانات والححقائق ذات العلاقة وعرضها بصورة نهائية في تقرير بحثي، كما تقدم خاتمة التقرير البحثي بعض الاقتراحات التنفيذية.
تقارير التقدم: يتم استخدام هذا النوع لتوضيح الوضع الحالي لمهمة أو لقسم معين. يتم استخدام تقرير التقدم كحديث يقدم للشخص الذي يطلب هذا التقرير، وعادة ما يكون هذا الشخص المدير أو المشرف على فريق أو قسم. على سبيل المثال، يوضح التقرير الأسبوعي التقدم الذي تم إنجازه على مدار الأسبوع، وتفاصيل المشكلات التي ظهرت، والمهام التي يجب القيام بها في الأسابيع القادمة.

يتكون تقرير الأعمال من مكونات رئيسية:

العنوان: الهدف منه إطلاع القراء على مغزى التقرير ويجب أن يكون مختصرا.
الملخص التنفيذي: الهدف منه تقديم لمحة موجزة عن التقرير بأكمله ولا يشترط فيه تقديم معلومات مفصلة.
النص الأساسي: يتكون من مقدمة ونص رئيس وخاتمة، ويصف المشكلات والبيانات والبيانات التي تم الحصول عليها، ويناقش النتائج الهامة.
الملحقات: يعد هذا الجزء اختياريا، ويتضمن أي صور أو مخططات أو بحوث إضافية لم يتم الاقتباس منها بشكل مباشر في النص الأساسي للتقرير، ولكنها وثيقة الصلة بموضوعه.
المراجع: توفر قائمة بالككتب أو مصادر المعلومات الأخرى. تسرد جميع العناصر التي تم الاقتباس منها بالترتيب الأبجدي لاسم المؤلف في قائمة المراجع في نهاية التقرير.
قائمة المحتويات: تساعد القارئ في العثور على معلومات محددة في التقرير بسرعة. وتقدم عادة كقائمة عناوين مع أرقام الصفحات المقابلة.

هناك مكونات إضافية للتقرير:

قائمة المصطلحات: عند تقديم تقرير تقني لجمهور مكون من أشخاص لا يملكون الخبرة الكافية في الموضوع، فمن المفيد تقديم تفسيرات حول المصطلحات الفنية أو الاختصارات المستخدمة في التقرير. تجمع هذه التفسيرات في ملحق منظم يسمى بقائمة المصطلحات، والتي تعرف بأنها قائمة مرتبة أبجديا بالمفردات المستخدمة في التقرير مع تعريف موجز لمعاني تلك المصطلحات.
الجداول: عند تقديم كمية كبيرة من البيانات الإحصائية، من المهم جمعها وتقديمها في الملحق. من المهم أيضا إعطاء عناوين تعريفية لهذه الجداول، والتأكد من تقديمها بالترتيب الذي تمت الإشارة إليها في النص.
المخططات والرسوم التوضيحية: من الطبيعي والشائع أن تقدم المخططات والرسوم التوضيحية في الجزء الرئيس من التقرير. تتسبب كثرة المخططات والرسوم في تقسيم النص أو في التداخل مع الموضوع الرئيس، ولذلك يلجأ أحيانا لتقديمها في الملحق.

مثال محلول خطوة بخطوة

الموقف: مدير إدارة في شركة يريد معرفة ما أنجزه فريقه خلال الأسبوع الماضي، والمشكلات التي واجهتهم، والمهام القادمة. الخطوة الأولى: تحديد نوع التقرير المناسب بناء على الاحتياج. بما أن المطلوب هو متابعة وضع مهمة أو قسم حالي، فالنوع المناسب هو تقرير التقدم. الخطوة الثانية: تجهيز المكونات الأساسية للتقرير، وابرزها العنوان المختصر، ثم الملخص التنفيذي الموجز. الخطوة الثالثة: كتابة النص الأساسي مقسما إلى مقدمة، ونصح رئيس، وخاتمة توضح المهام المنجزة والأسبوع القادم. الخطوة الرابعة: إضافة الملحقات وقائمة المحتويات لتسهيل تنقل القارئ بسرعة.

أخطاء شائعة

استخدام التقارير الإعلامية عندما يكون المطلوب اتخاذ قرار استراتيجي يتطلب تحليلا عميقا، بينما الصواب استخدام التقارير التحليلية.
إدراج كميات ضخمة من الجداول والمخططات في النص الأساسي مما يتسبب في تداخل النص، والصواب نقلها إلى الملحق.
إغفال ترتيب المراجع أبجديا حسب اسم المؤلف في نهاية التقرير.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: ما هو نوع التقرير الذي يهدف لتوفير معلومات موضوعية دون شرح الأسباب والنتائج المحتملة؟ الإجابة: التقارير الإعلامية. السؤال الثاني: ما هو المكون الذي يهدف إلى إطلاع القراء على مغزى التقرير ويجب أن يكون مختصرا؟ الإجابة: العنوان.