الدرس الأول: الكتابة في مستندات الأعمال
انظر إلى رأس الصفحة: الدرس الأول يبدأ بعنوان الكتابة في مستندات الأعمال. الشركات والمؤسسات الحكومية والخاصة تنفذ أنشطة مثل المبيعات وخدمة العملاء والإدارة والتسويق، وكل نشاط يحتاج إلى مستندات محددة تسمى مستندات الأعمال. لو تذكرنا كيف كانت الشركات تعمل ورقياً وكيف صارت اليوم، سنجد أننا ننتقل إلى بيئة عمل تعتمد بشكل أساسي على المستندات الرقمية. يتم إنشاء هذه المستندات وتعديلها وحفظها بواسطة برامج معينة، ثم توقيعها وإرسالها عبر الإنترنت بحيث يسهل الوصول إليها. رغم الاعتماد على التخزين السحابي والأقراص الصلبة عالية الأداء، ما زالت هناك حاجة لطباعة بعض المستندات لأسباب معينة كالعقود والتراخيص والسير الذاتية. انظر إلى الصورة في الأسفل: شخص يعمل على حاسب مكتبي وأمامه أوراق ومخططات بيانية تمثل تحويل العمل الرقمي إلى واقع ملموس لخدمة غرض المؤسسة بفعالية.
تقوم الفكرة الأساسية للدرس على مفهوم مستندات الأعمال وكيفية كتابتها وتنسيقها بطريقة احترافية تدعم العمل المؤسسي. يركز الدرس على تحويل المستندات الورقية إلى رقمية، وتوضيح أنواعها المختلفة مثل رسائل البريد الإلكتروني، خطابات الأعمال، التقارير، مستندات المعاملات، والمستندات المالية. كما يشرح الفرق بين الصيغة الرسمية وغير الرسمية، ويحدد أساسيات الكتابة الجيدة التي تتضمن سهولة القراءة، والتناسق، والطباعة، ومظهر الصفحة. يعتمد التصميم الناجح للمستند على المبادئ الأربعة الأساسية وهي التقارب، والمحاذاة، والتكرار، والتباين. مثال سريع: عند صياغة رسالة بريد إلكتروني رسمية لجميع موظفي الشركة، يجب استخدام نطاق رسمي يحمل اسم الشركة بدلا من الحسابات الشخصية، مع الحرص على وجود عنوان واضح، وتحية مناسبة، ونص مركز وموجز، وختام يعبر عن الاحترام.
الفكرة الأساسية
تدور الفكرة الأساسية حول مستندات الأعمال التي تستخدمها الشركات والمؤسسات لإنجاز أنشطتها وتحسين العمليات والبيانات. تعتمد الشركات اليوم على المستندات الرقمية بشكل أساسي، مع الاحتفاظ ببعض المستندات الورقية لأسباب معينة مثل العقود والتراخيص. يتطلب إعداد هذه المستندات مراعاة القواعد المهنية في الصياغة والتنسيق لتؤدي غرضها بفعالية.
الشرح
تنقسم مستندات الأعمال إلى عدة أنواع رئيسية، وهي:
- رسائل البريد الإلكتروني: تستخدم للتواصل الداخلي والخارجي، وتتطلب محتوى منظما وموضوعا واضحا.
- خطابات الأعمال: تستخدم للتواصل بين المؤسسة والأطراف الخارجية كالعملاء والموردين، وتتميز بتنسيق خاص وترويسة تحمل شعار الشركة ومعلومات الاتصال.
- تقارير الأعمال: تعرض معلومات أكثر رسمية وتكون أطول من الخطابات، وتغطي بيانات المبيعات والميزانيات ودراسات الجدوى.
- مستندات المعاملات: تستخدم لإجراء المعاملات التجارية مثل النماذج، فواتير الطلب، والإيصالات.
- المستندات المالية: تستخدم لإدارة المالية وإعداد الميزانيات وتقديم الإقرارات الضريبية وتقارير الرواتب.
تختلف الصيغة المستخدمة في كتابة هذه المستندات بين صيغة غير رسمية تعتمد على الكلمات الشائعة واليومية مع الحفاظ على الاحترام، وصيغة رسمية في بيئة الأعمال تركز على المهنية والبروتوكول واستخدام المفردات بدقة.
أساسيات كتابة مستندات الأعمال تتمثل فيما يلي:
- سهولة القراءة: ترتيب الكلمات بطريقة تسمح للقارئ بالوصول إلى المحتوى بسهولة.
- التناسق: اتساق هيكلية التقرير ومظهر الخط والتركيب.
- الطباعة: ترتيب الحروف والنصوص لتجعل النسخة مقروءة وجذابة بصريا.
- مظهر الصفحة: يشمل الهوامش وعدد الأعمدة والرؤوس والتذييلات.
كما يجب أن تتوافر ثلاثة عناصر في الأسلوب الجيد: أن تكون موجزا، وأن تكون واضحا، وأن تكون إنسانا باستخدام كلمات سهلة ومألوفة.
في تنسيق المستند، يجب استخدام الخطوط الحديثة مثل Times New Roman أو Arial، مع محاذاة النص إلى اليمين واستخدام فقرات متباعدة. أما المبادئ الأربعة الأساسية لتصميم المستندات فهي:
- التقارب: تجميع العناصر ذات العلاقة مع بعضها البعض.
- المحاذاة: وضع العناصر في الموضع الصحيح في خط مستقيم.
- التكرار: تكرار بعض العناصر المرئية للتصميم في جميع أنحاء المستند.
- التتباين: استخدام الألوان بحذر والحرص على التوازن في تباين العناصر.
مثال محلول خطوة بخطوة
المطلوب: تصميم وكتابة رسالة بريد إلكتروني رسمية لتبليغ موظفي القسم باجتماع طارئ. الخطوة الأولى: استخدام عنوان بريد إلكتروني رسمي يحمل اسم الشركة وليس حسابا شخصيا، مثل [اسم المستخدم]@[اسم الشركة كمجال]. الخطوة الثانية: كتابة موضوع واضح ومختصر يعبر عن جوهر الرسالة. الخطوة الثالثة: إضافة تحية رسمية وودودة ومخاطبة المستلمين بأسمائهم، مثل السيد الفاضل أحمد. الخطوة الرابعة: كتابة النص الأساسي بعبارات موجزة ومفيدة، مع تحديد موعد الاجتماع يوم الاثنين المقبل في تمام الساعة التاسعة صباحا في قاعة الاجتماعات الكبرى. الخطوة الخامسة: ختم الرسالة بعبارة تعبر عن الشكر أو الاحترام مثل ولكم وافر الشكر والتقدير، متبوعة باسم المرسل ولقبه الوظيفي.
أخطاء شائعة
- استخدام البريد الإلكتروني الشخصي بدلا من البريد الرسمي للشركة.
- إرسال رسائل بريد إلكتروني بأسلوب غير مهني أو بلغة غير مألوفة تؤدي إلى الارتباك.
- عدم الاهتمام بمحاذاة النصوص والتناسق في الخطوط والألوان.
- الإكثار من الكلمات غير الضرورية وعدم الإيجاز في صياغة مستندات الأعمال.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما الفرق بين الصيغة الرسمية والصيغة غير الرسمية في مستندات الأعمال؟ الإجابة: الصيغة غير الرسمية تستخدم كلمات وتعابير يومية شائعة للتعامل مع الأشخاص الذين يتم التواصل معهم بشكل يومي وبناء على طبيعة العلاقة، بينما الصيغة الرسمية تركز على التعبير المهني والأدوار والبروتوكول واستخدام مفردات دقيقة ومبنية نحويا بشكل صحيح.
السؤال الثاني: اذكر المبادئ الأربعة الأساسية في تصميم مستندات الأعمال. الإجابة: المبادئ الأربعة هي التقارب، والمحاذاة، والتكرار، والتباين.