6: العمل في جداول البيانات (١)

يقوم درس العمل في جداول البيانات على بناء ملفات إلكترونية لتنظيم البيانات وتحليلها لدعم اتخاذ القرارات في الأعمال. الفكرة الأساسية تعتمد على تقسيم ورقة العمل إلى صفوف وأعمدة تتقاطع لتكوين الخلايا. كل خلية لها مرجع فريد مثل A1 يتكون من حرف العمود ورقم الصف. يتم إدخال النصوص وعناوين الأعمدة والصفوف والأرقام بدقة لتكوين ميزانية الشركة. مثال سريع: إذا كتبت نصا في الخلية A3 وعنوانه مداخيل، ثم انتقلت إلى الخلية B3 لإدخال قيم يناير، فإن إكسل يتعامل مع هذه البيانات لتبسيط العمليات الحسابية وإظهار النتائج.

الفكرة الأساسية

تدور فكرة العمل في جداول البيانات حول استخدام ملفات إلكترونية تسمى جداول البيانات لترتيب كميات ضخمة من المعلومات في شبكة منظمة من الصفوف والأعمدة. تتيح هذه الأنظمة للمديرين اتخاذ قرارات مستندة إلى بيانات دقيقة وسريعة بدلاً من الاعتماد على الافتراضات الفردية.

الشرح

تتكون ورقة العمل من تقاطع الأعمدة الرأسية مع الصفوف الأفقية لتكوين مربعات صغيرة تسمى الخلية Cell. يعبر عن هوية الخلية بعنوانها الفريد الذي يسمى مرجع الخلية Cell reference، وهو مزيج من حرف العمود ورقم الصف مثل A1. عند إدخال البيانات، يظهر ما تكتبه داخل شريط الصيغة ويظهر زر الإدخال وزر الإلغاء. يتم التنقل بين الخلايا باستخدام مفاتيح الأسهم أو النقر المباشر. يتم إدخال عناوين الأعمدة أفقياً مثل الأشهر من يناير إلى ديسمبر والإجمالي، وعناوين الصفوف رأسياً في العمود A مثل بنود المداخيل وبنود النقات مثل العمولة والفوائد وبدل الإيجار. عند إدخال النصوص يتجه النص تلقائياً إلى جهة اليسار، بينما الأرقام تمثل كميات أو قيماً تُستخدم في العمليات الحسابية.

مثال محلول خطوة بخطوة

لإنشاء ميزانية شركة عقارية، ابدأ بالنقر على الخلية A1 واكتب ميزانية شركة عقارية، ثم انقر على زر الإدخال في شريط الصيغة لتثبيت القيد. انقر على الخلية A2 واكتب التقديرات الشهرية وثبتها بزر الإدخال. انقر على الخلية A3 واكتب مداخيل، ثم اضغط على مفتاح السهم الأيسر لتنتقل الخلية المفعلة إلى B3 لإدخال عناوين الأشهر مثل يناير في B3 وفبراير في C3 وهكذا حتى نوفر في L3 والإجمالي في M3. بعد ذلك، انتقل إلى الخلية A4 واكتب عمولة، وكرر الإدخال للأسطر المتبقية في العمود A مثل إجمالي في A5، بدل إيجار في A6، منافع في A9، إعلانات في A10، موقع إلكتروني في A11، طباعة في A12، إمدادات مكتبية في A13، محروقات في A14، متنوعات في A15، والإجمالي في A17. أخيراً، أدخل الأرقام الخاصة بالمداخيل والنفقات في الصفوف من 5 إلى 9 ومن 16 إلى 16.

أخطاء شائعة

من الأخطاء الشائعة الاعتقاد بأن إدخال البيانات يتطلب كتابة النص في أكثر من خلية متجاورة بينما هو يمتد تلقائياً طالما الخلايا المجاورة فارغة. ومن الأخطاء أيضاً الخلط بين إدخال النصوص والأرقام، حيث يعامل إكسل أي توليفة أرقام تتضمن مساحات أو رموزاً كالنصوص بدلاً من الأرقام الصالحة للعمليات الحسابية.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: ماذا يعبر عنه مصطلح مرجع الخلية Cell reference؟ الإجابة: هو مزيج الحرف الذي يُعرَّف عن العمود الراسي والرقم الذي يُعرَّف عن الصف الأفقية الذي يحدد الخلية ضمن ورقة عمل. السؤال الثاني: لماذا يتجه النص المدخل في الخلايا إلى جهة اليسار تلقائياً في إكسل؟ الإجابة: لأن إكسل يعامل أية توليفة أرقام تحتوي على مساحات فارغة أو رموزاً باعتبارها نصاً.