1: التواصل التنظيمي
انظر إلى بداية الدرس عن التواصل التنظيمي. التواصل ليس مجرد كلمات مكتوبة، بل هو عملية تبادل معلومات وفهم بين فردين أو أكثر بهدف التأثير أو تحفيز السلوك. تذكر أن الرسالة هي المعلومات المرسلة من فرد إلى آخر عبر الكلام أو الكتابة أو الأفعال أو الرموز. تأمل الشكل في أسفل الصفحة الذي يوضح عملية التواصل الشفهية: تبدأ بالمتحدث الذي يشفر الرسالة أي يحولها إلى كلمات وإيماءات، ثم ترسل عبر القناة مثل التحدث وجهاً لوجه أو عبر الهاتف، فيستقبلها المستمع ويفك تشفيرها بفهم الكلمات والإيماءات، وهناك تغذية راجعة مستمرة بين الطرفين.
يقوم التواصل التنظيمي على تبادل المعلومات وفهمها بين الأفراد داخل منظمات الأعمال لتحقيق الأهداف وتسهيل اتخاذ القرار. تتكون عملية التواصل من خطوات أساسية تبدأ من المتحدث الذي يشفر الرسالة، ثم يختار القناة المناسبة لنقلها، وصولاً إلى المستلم الذي يفك الشفرة ويفهم المعنى، وتنتهي بالتغذية الراجعة التي تقيم فعالية الاتصال. لنجاح هذا التواصل، عليك تخطيط رسالتك جيداً بالبدء بما يحتاج المستلم لمعرفته، وتقليل كمية المعلومات، وتجنب الكلمات المعقدة، والاعتماد على أسلوب مباشر وواضح. مثال ذلك: عندما ترغب في طلب زيادة راتبك من مديرك، عليك جمع أدلة إنجازك، واختيار القناة المناسبة مثل الاجتماع المباشر، وتجهيز حججك بوضوح لتجنب سوء الفهم.
الفكرة الأساسية
التواصل التنظيمي ليس مجرد كلام عادي، بل هو عملية منظمة لتبادل المعلومات وفهمها بين الأفراد في بيئة العمل بقصد التأثير أو تحفيز السلوك. يتطلب الأمر فهماً متبادلاً وتخطيطاً دقيقاً للرسائل لضمان تدفق المعلومات بفعالية وتحقيق الأهداف التنظيمية.
الشرح
تمر عملية التواصل الشفهي بخمس خطوات أساسية: أولاً المتحدث الذي يرسل الرسالة ويفهم الغرض منها. ثانياً تشفير الرسالة بتحويلها إلى كلمات أو رموز واضحة. ثالثاً اختيار القناة المناسبة كالحديث وجهاً لوجه أو المكالمة الهاتفية لنقل الرسالة. رابعاً فك الشفرة من قبل المستلم لتفسير الرسالة وفهمها. خامساً التغذية الراجعة وهي رد المستلم على المرسل لتقييم فعالية التواصل وضمان الفهم الصحيح.
عند التخطيط للرسائل، عليك مراعاة النقاط الخمس التالية: البدء بما يحتاج المستلم لمعرفته، تقليل كمية المعلومات حتى لا تتشتت الانتباه، التخلص من الكلمات غير الضرورية وتجنب المصطلحات التخصصية المعقدة، جعل رسالتك ذات صلة بمستمعك عبر تفهم وجهة نظره، وأخيراً اتباع أسلوب مباشر وواضح.
مثال محلول خطوة بخطوة
لنفترض أن موظفاً يريد طلب زيادة في راتبه من مديره:
- المتحدث: الموظف يدرك هدف رسالته وهو الحصول على زيادة بناءً على إنجازاته.
- تشفير الرسالة: يصيغ الموظف أسبابه ويدعمها بأدلة مثل تقييمات الأداء والمهام المنجزة.
- اختيار القناة: يختار الموظف قناة شفهية مباشرة مثل حجز اجتماع رسمي مع المدير بدلاً من إرسال رسالة نصية عابرة.
- فك الشفرة: يستمع المدير إلى الموظف ويفسر الأسباب والأدلة المقدمة.
- التغذية الراجعة: يرد المدير على الموظف إما بالموافقة أو بطلب مزيد من النقاش، وبذلك يكتمل التواصل بشكل دوري.
أخطاء شائعة
- الاعتماد على إرسال كميات كبيرة جداً من المعلومات في رسالة واحدة، مما يؤدي إلى حيرة المستستمع وعدم قدرته على التذكر.
- استخدام لغة معقدة ومصطلحات تخصصية صعبة الفهم بالنسبة للطرف الآخر.
- إغفال أهمية التغذية الراجعة والاعتقاد بأن إرسال الرسالة يكفي دون التأكد من فهم الطرف الآخر لها.
- البدء بتفاصيل فرعية وترك الفكرة الرئيسية والهدف الأخير من الرسالة حتى نهاية الحديث.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: متى يكون التواصل ناجحاً؟ الإجابة: يكون التواصل ناجحاً عندما تفهم أنت (المتحدث) والمتلقي بعضكما بعضاً بشكل كامل وواضح.
السؤال الثاني: ما هي الطريقة الأنسب لتخطيط رسالة تهدف إلى توفير الوقت وتجنب مقاطعة الزميل؟ الإجابة: استخدام اللغة المكتوبة.