1: العمل ضمن منظمة
المنظمة مثل الآلية المتكاملة التي تتبع نظاما لتنفيذ المهام وتوزيع الموارد ومكافأة الإنجازات، وليست مجرد أشخاص متفرقين. حين تعمل في منظمة، فاعلم أن لكل جزء فيها دورا، مثل دليل الموظفين الذي يحدد لك طريقة الحصول على إجازة. وتتمتع المنظمات بمستوى عال من التنظيم ليدرك كل مدير وموظف مسؤولياته، وتصميم الهيكل يتغير بحسب نوع العمل وأهدافه. ومن أهم عناصر المنظمة قياس الأداء، حيث يخضع الموظفون للإشراف وتحدد الإدارة الأهداف والمكافآت وأحيانا العقوبات والتأديب. وإلى جانب النظام المكتوب، يوجد نظام غير مكتوب يسمى الثقافة الضمنية، وهي مجموعة الأعراف والمعتقدات والقيم وأنماط التصرف التي تنفرد بها المنظمة عن غيرها.
تقوم المنظمة على أساس أنها نظام متكامل يربط المهام بالموارد والمستندات مثل دليل الموظفين. تعتمد كفاءة أي عمل على الهياكل التنظيمية؛ كالهيكل الهرمي المتسلسل من الإدارة العليا إلى الموظفين، والهيكل الأفقي أو المسطح الذي يقلل المستويات الإدارية، والهيكل الوظيفي الذي ينظم الفرق حسب التخصصات مثل التسويق والمحاسبة. يدير العمل صانعو قرار يمتلكون مهارات القيادة، بينما يؤدي الموظفون وظائفهم وفق مؤشرات الأداء الرئيسة المعروفة بـ KPIs مع التحلي بالمرونة والبراعة في مواجهة التحديات. مثال ذلك: عندما يعمل موظف في فريق التسويق بقطاع الترويج ويتم تقييم أدائه عبر عدد المبيعات، فإنه يحصل على مكافآت وعلاوات عند تحقيق المستهدفات المطلوبة.
الفكرة الأساسية
تدور فكرة العمل ضمن منظمة حول فهم كيفية عمل المؤسسات كنظام متكامل، يتوزع فيه الأفراد على مستويات إدارية وهياكل تنظيمية مختلفة لتنفيذ المهام، واتخاذ القرارات، وتقييم الأداء عبر مؤشرات محددة ترتبط بالمكافآت والترقيات.
الشرح
تبدأ المنظمة باعتبارها نظاماً يضم مهام وموارد ومستندات مثل دليل الموظفين الذي يوضح طريقة الحصول على إجازة. تمتلك المنظمات ثقافة ضمنية Tacit culture تعبر عن الأعراف والمعتقدات والممارسات الخاصة بها. تتوزع الهياكل التنظيمية Organizational structure في عدة أنواع؛ الهيكل الهرمي الذي يتسلسل من المدير التنفيذي نزولاً إلى الموظفين، والهيكل الأفقي المسطح الذي يظهر عدداً أقل من مستويات الإدارة ويناسب المنظمات الصغيرة حيث يشارك العاملون في مسؤوليات متعددة، والهيكل الوظيفي الذي يظهر الفريق ومن ينتمي إليه مثل فريق التسويق أو المحاسبة. يترأس الهرم الإداري المديرون التنفيذيون في الأعلى، يليهم المديران المتوسطون ثم المشرفون في القاعدة. يتولى المديرون بوصفهم صناع قرار Decision makers اختيار الأفراد والموارد وتحفيز العاملين بمهارات القيادة Leadership. عند تولي وظيفة جديدة، تتلقى وصفاً وظيفياً وتخضع للإشراف عبر مؤشرات الأداء الرئيسة Key Performance Indicators KPIs لتقييم نجاحك، مع أهمية التحلي بالمرونة Agile والقدرة على التأقلم مع الأحداث. إذا أديت عملك جيداً، تكافئك المنظمة عبر رفع أجرك، أو العمولات، والعلاوات، والترقيات، أو المزايا الأخرى.
مثال محلول خطوة بخطوة
تخيل أنك تعمل موظفاً في قسم التسويق بشركة تجارية تتبع الهيكل الهرمي. الخطوة الأولى: تعرف على مكانك في الهيكل التنظيمي، فرئيسك المباشر هو مدير التسويق، ورئيسه هو المدير التنفيذي. الخطوة الثانية: راجع مؤشرات الأداء الرئيسة KPIs الخاصة بوظيفتك، لنفترض أن المؤشر هو تحقيق عدد محدد من الحملات الترويجية الناجحة كل شهر. الخطوة الثالثة: طبق مرونة العمل Agile في التعامل مع العقبات التي تواجهك أثناء تنفيذ الحملة. الخطوة الرابعة: بعد انتهاء الشهر، يقيّم المدير أداءك بناءً على عدد الحملات المنجزة، فإذا حققت النسبة المطلوبة، يرفع قسم الموارد البشرية اسمك للحصول على مكافأة مالية أو ترقية.
أخطاء شائعة
- الاعتقاد بأن الهيكل الأفقي يحتوي على مستويات إدارية كثيرة مثل الهيكل الهرمي، والصواب أن الهيكل الأفقي يظهر عدداً أقل من مستويات الإدارة.
- الخلط بين مؤشرات الأداء الرئيسة KPIs والمهام اليومية العادية، فالمؤشرات هي أدوات قياس لمدى النجاح في تحقيق الأهداف وليس مجرد أداء العمل.
- الظن أن الثقافة الضمنية كتابية ورسمية، والصواب أنها مجموعة من الأعراف والممارسات وغير مكتوبة عادة.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما هو الهيكل التنظيمي الأكثر شيوعاً في المنظمات والذي يتسلسل من الأعلى إلى الأسفل؟ الإجابة: الهيكل الهرمي. السؤال الثاني: ماذا يسمى الفرد في المنظمة الذي تكون الإدارة مسؤولة غالباً عن اتخاذ القرارات الرئيسة منه أو عن توزيع المهام على الموظفين؟ الإجابة: صانع القرار Decision maker.