5-2 أنواع الرقابة.
انظر إلى أعلى الصفحة في شريط الدرس: الرقم 5-2 يحدد لنا موضوعنا اليوم وهو أنواع الرقابة. الهدف الأساسي هنا هو التعرف على كيفية تصنيف هذه الأنواع. تأمل المخطط التوضيحي في أسفل الصفحة: تبدأ الكلمة المفتاحية من «أنواع الرقابة» وتتفرع إلى ثلاثة مسارات رئيسية بناءً على معايير مختلفة. المسار الأول هو الرقابة حسب موقعها من الأداء وتتفرع إلى وقائية ومتزامنة ولاحقة. المسار الثاني هو الرقابة حسب الزمن وتتفرع إلى مفاجئة ودورية ومستمرة. المسار الثالث هو الرقابة حسب الجهة التي تقوم بها وتتفرع إلى داخلية وخارجية. هذه التصنيفات الثلاثة هي الهيكل الأساسي الذي سنفصله في الصفحات القادمة لضمان نجاح أي منظمة وتحقيق أهدافها.
يقوم الدرس على تصنيف الرقابة الإدارية وفق ثلاثة أسس رئيسية هي موقعها من الأداء، والزمن، والجهة التي تقوم بها، لضمان نجاح المنظمات وتحقيق أهدافها. فمن حيث موقعها من الأداء تنقسم إلى وقائية ومتزامنة ولاحقة. ومن حيث الزمن تنقسم إلى مفاجئة ودورية ومستمرة. ومن حيث الجهة تنقسم إلى داخلية وخارجية. كما يستعرض الدرس أبرز الأجهزة الرقابية الرسمية في المملكة العربية السعودية مثل مجلس الوزراء، ووزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، والديوان العام للمحاسبة، وهيئة الرقابة ومكافحة الفساد. كمثال سريع، إجراء الجرد اليومي للصندوق يعد رقابة مستمرة حسب الزمن ورقابة داخلية حسب الجهة، وهو ما يضمن الانضباط وكشف الأخطاء مبكراً لتفادي تكرارها.
الفكرة الأساسية
تتعدد أنواع الرقابة بناءً على أسس تنظيمية مختلفة داخل المنظمات، والهدف من هذا التصنيف هو ضمان التزام العمل بالخطط المرسومة وتحقيق الأهداف بكفاءة عالية.
الشرح
تنقسم الرقابة الإدارية في منظمات الأعمال إلى ثلاثة تصنيفات رئيسية:
- حسب موقعها من الأداء:
- رقابة وقائية: تحدث قبل تنفيذ العمل من خلال توفير بيئة جيدة للعمل لمنع وقوع الأخطاء.
- رقابة متزامنة: تحدث أثناء العمل وتعتمد على التغذية الراجعة بهدف التطوير المستمر من خلال الإرشاد والتوجيه.
- رقابة لاحقة: تحدث بعد إنجاز العمل، وتفيد في التخطيط المستقبلي ومنح الحوافز.
- حسب الزمن:
- رقابة مفاجئة: تحدث فجأة ودون سابق إنذار، مثل الرقابة على المخازن والصندوق.
- رقابة دورية: تحدد مواعيدها مسبقاً، وتتضمن جولات تفتيشية أو رفع تقارير.
- رقابة مستمرة: تجرى بشكل متكرر، كالجرد اليومي للصندوق ومتابعة رصيد المخازن.
- حسب الجهة التي تقوم بها:
- رقابة داخلية: تحدث داخل المنظمة من خلال الإدارات والأقسام أو اللجان.
- رقابة خارجية: تتم من خلال أجهزة خارج المنظمة، سواء كانت حكومية أو خاصة، للتحقق من قيام المنظمة بواجباتها.
وتوجد في المملكة العربية السعودية أجهزة حكومية تمارس وظيفة الرقابة، ومن أبرزها:
- مجلس الوزراء: أُنشئ عام 1373 هـ لتسيير أمور الدولة، ويتولى مراقبة تنفيذ القرارات والأنظمة وإحداث المصالح العامة وترتيبها.
- وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية: تعنى بمتابعة التزام المنشآت الحكومية والخاصة بالأنظمة واللوائح.
- الديوان العام للمحاسبة: جهاز حكومي رقابي مستقل يرتبط مباشرة بالملك، يقوم بمراقبة إيرادات الدولة ومصروفاتها وأموالها المنقولة والثابتة.
- هيئة الرقابة ومكافحة الفساد: تعنى بحماية النزاهة ومكافحة الفساد وجمع البيانات وإعداد الإحصاءات.
مثال محلول خطوة بخطوة
لدينا حالة عملية في شركة الأدوية: إذا قامت الإدارة بجرد مستودع الأدوية في نهاية الدوام بشكل مفاجئ دون إشعار مسبق للتأكد من مطابقة السجلات للواقع، فكيف نصنف هذه الرقابة؟
الخطوة الأولى: نحدد الرقابة حسب موقعها من الأداء. بما أن الجرد يتم في نهاية اليوم بعد حدوث العمل وتخزين الأدوية، فهي إذن رقابة لاحقة. الخطوة الثانية: نحدد الرقابة حسب الزمن. بما أن الجتم تم دون إشعار مسبق وبصورة غير مرتبة مسبقاً، فهي رقابة مفاجئة. الخطوة الثالثة: نحدد الرقابة حسب الجهة. بما أن فريق الجرد يتبع لقسم المراجعة الداخلية في نفس الشركة، فهي رقابة داخلية.
أخطاء شائعة
- الخلط بين الرقابة الوقائية والرقابة اللاحقة، حيث يظن البعض أن منع الخطأ يتم بعد حدوثه والصحيح أن الوقائية تسبق العمل.
- الاعتقاد بأن الرقابة الدورية تعني الرقابة المفاجئة، بينما الدورية لها مواعيد محددة مسبقاً بينما المفاجئة تحدث دون سابق إنذار.
- الخلط بين الجهة الداخلية والخارجية باعتبار أن أي قسم في الشركة يعتبر جهة خارجية، والصحيح أن ما كان داخل حدود الإدارات والأقسام فهو داخلي وما كان خارج المنظمة فهو خارجي.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما هو نوع الرقابة التي تجرى بشكل متكرر مثل الجرد اليومي للصندوق بناءً على تصنيف الزمن؟ الإجابة: الرقابة المستمرة.
السؤال الثاني: ما هو الجهاز الحكومي الرقابي المستقل الذي يرتبط مباشرة بالملك ويتولى رقابة إيرادات الدولة ومصروفاتها؟ الإجابة: الديوان العام للمحاسبة.