3-3 التصميم التنظيمي.

يقوم التصميم التنظيمي على اختيار الهيكل المناسب لمراقبة الأنشطة والتنسيق بينها لتحقيق أهداف المنظمة، ويتكون من الهيكل التنظيمي والخريطة التنظيمية والدليل التنظيمي. يبنى الهيكل التنظيمي على أسس مختلفة كالأساس الوظيفي، أو الجغرافي، أو أساس العملاء، أو أساس المنتج، أو التنظيم المختلط الذي يجمع بين أكثر من طريقة. ويتم بناء الهيكل عبر سبع خطوت تبدأ بتحليل أهداف المنظمة وتحديد الأنشطة الرئيسية والفرعية والمساندة، مروراً بتجميع الأنشطة المتشابهة ووصف المهام وتحديد طبيعة الوحدات الإدارية سواء كانت تنفيذية أو استشارية أو مساندة، وتنتهي بإعداد الهيكل التنظيمي النهائي. على سبيل المثال، إذا كانت لديك شركة منتجات غذائية، فإنك تبدأ بتحديد أهدافها، ثم تقسم الأنشطة إلى إنتاج وتسويق، وتبني الهيكل التنظيمي الخاص بها بناء على أساس المنتج أو الوظيفة لتسهيل اتخاذ القرار ومتابعة المهام بوضوح ودقة.

الفكرة الأساسية

يقوم التصميم التنظيمي على بناء هيكل يربط بين الأفراد والوحدات داخل المنظمة لتحديد الواجبات والمسؤوليات وعدد المستويات الإدارية لضمان تحقيق الأهداف.

الشرح

حين تريد بناء هيكل تنظيمي لأي منظمة، فإنك تمر بثلاثة مكونات رئيسية: الهيكل التنظيمي وهو البناء الرسمي الذي يربط بين الأفراد والوحدات، والخريطة التنظيمية وهي الصورة أو المخطط الذي يبين الوحدات الإدارية والوظائف وخطوط السلطة والمسؤولية، والدليل التنظيمي وهو وثيقة تفصيلية تتضمن أهداف المنظمة ونشاطاتها وأسماء الوحدات الإدارية وأهدافها وارتباطاتها. لتصميم هذا الهيكل، تعتمد على أسس واضحة لتجميع الوظائف، منها التنظيم على أساس الوظيفة كأن تضع تحته نواب الرئيس للأبحاث وللتصنيع وللتسويق، أو التنظيم على أساس الجغرافي كأن تضع مديري فروع لجدة والدمام وأبها، أو على أساس العملاء كمديري مشاريع الحكومية والأفراد والشركات، أو على أساس المنتج كرؤساء أقسام إنتاج الحليب والعصائر والأجبان، أو التنظيم المختلط الذي يجمع بين أكثر من طريقة. ولكي تصل إلى الهيكل النهائي، عليك تطبيق خطوه بخطوة: تحليل أهداف المنظمة، ثم تحليل الأنشطة الرئيسية إلى أنشطة فرعية، ثم تحديد الأنشطة المساندة الداعمة، ثم تجميع الأنشطة المتشابهة في وحدات إدارية، ثم وصف المهام الأساسية لكل وحدة عبر جمع المعلومات بالمقابلات والزيارات، ثم تحديد طبيعة الوحدات الإدارية إلى تنفيذية تتخذ القرارات، أو استشارية تقدم الخدمات الاستشارية، أو مساندة تقدم خدماتها للوحدات التنفيذية داخل المنظمة، وأخيراً إعداد الهيكل التنظيمي.

مثال محلول خطوة بخطوة

انظر إلى شركة مقاولات كبرى تريد تصميم هيكلها التنظيمي. الخطوة الأولى: تحلل أهداف الشركة فتجد أن هدفها الرئيسي هو تنفيذ مشاريع المقاولات المعمارية، وتحلله إلى أهداف فرعية. الخطوة الثانية: تحلل الأنشطة الرئيسية إلى أنشطة فرعية لتسهيل التنفيذ. الخطوة الثالثة: تحدد الأنشطة المساندة الضرورية مثل نشاط الشؤون الإدارية والمالية. الخطوة الرابعة: تجمع الأنشطة المتشابهة في مجموعة واحدة لتكوين الوحدات الإدارية. الخطوة الخامسة: توصف المهام الأساسية لكل وحدة إدارية عبر استمارة معلومات ومقابلات ميدانية. الخطوة السادسة: تحدد طبيعة عمل الوحدات الإدارية وارتباطاتها التنظيمية لتقسمها إلى وحدات تنفيذية تتمتع بحق اتخاذ القرار، ووحدات استشارية تقدم خدمات استشارية، ووحدات مساندة تقدم خدماتها للوحدات التنفيذية. الخطوة السابعة: تدون أسماء هذه الوحدات وارتباطاتها ليظهر الهيكل التنظيمي بوضوح.

أخطاء شائعة

الاعتقاد بأن الهيكل التنظيمي يقتصر على رسم المخطط دون الحاجة لتحليل الأهداف والأنشطة أولاً. الخلط بين الوحدات التنفيذية والوحدات المساندة من خلال افتراض أن المساندة تقدم خدماتها للجمهور مباشرة بينما هي تقدمها للوحدات التنفيذية داخل المنظمة. إغفال تحديد الأنشطة المساندة رغم أنها تعد جزءا غير مباشر من أهداف المنظمة ولكنها حتمية لأي هيكل.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: ما الفرق الأساسي بين الوحدات الاستشارية والوحدات المساندة في الهيكل التنظيمي؟ الإجابة: الوحدات الاستشارية تقدم خدمات من شأنها مساعدة الوحدات التنفيذية في أداء أعمالها وتنفذ القرارات التي توجه إليها من الجهة التي تكون مرتبطة بها، بينما الوحدات المساندة تقدم خدمات للوحدات التنفيذية داخل المنظمة ولا تقدم خدماتها إلى المستفيدين أو الجمهور مباشرة. السؤال الثاني: اذكر ثلاثة من أسس تصميم الهيكل التنظيمي. الإجابة: التنظيم على أساس الوظيفة، التنظيم على أساس الجغرافي، والتنظيم على أساس العملاء.