إدارة اجتماع

تقوم استراتيجية ادارة الاجتماع على تنظيم النقاش حول موضوع معين للوصول إلى قرار واضح عبر مراحل ثلاث تشمل ما قبل الاجتماع واثنائه وما بعده. تتطلب مهارات تحدث دقيقة مثل فتح قنوات الاتصال بالابتسامة والتحية، وتوزيع الأدوار بوضوح بين الرئيس والمقرر والأعضاء، واحترام آراء الآخرين وعدم مقاطعتهم أو تخطئتهم بشكل مباشر. مثال ذلك تنظيم اجتماع لفرق الأنشطة المدرسية لمناقشة خطة العمل، حيث يبدأ الرئيس الاجتماع بالترحيب، ثم يدير النقاش بعدالة بين الحضور، ويسجل المقرر أبرز النقاط والتوصيات، ليصدر في النهاية محضر رسمي بالقرارات المتخذة.

الفكرة الأساسية

تدور الفكرة حول تنظيم وتطوير مهارة التحدث من خلال إدارة الاجتماعات وحلقات النقاش بطريقة منظمة تضمن تبادل المعلومات والآراء حول قضية او مشكلة معينة للوصول إلى قرار سليم.

الشرح

إدارة الاجتماعات هي عملية تنظيم مناقشة موضوع ما من حيث التعريف به وإدارة النقاش حوله للوصول إلى قرار معين، مثل اجتماع فرق الأنشطة المدرسية أو المؤسسات والشركات. ينقسم الاجتماع الرسمي إلى ثلاث مراحل رئيسية: أولا مرحلة ما قبل الاجتماع وتشمل تحديد الإعلان عنه ودعوة المشاركين. ثانيا مرحلة أثناء الاجتماع وتشمل عرض ومناقشة الموضوع وتسجيل الحضور والغياب وطرح الموضوعات بموضوعية واستخدام المعينات الحديثة مثل الملخصات والإحصائيات، إضافة إلى التعبير عن الرأي بوضوح وأدب. ثالثا مرحلة ما بعد الاجتماع وتشمل الإعلان عن القرارات وكتابة المحضر. لكي تنجح في إدارة الاجتماع والتحدث فيه، عليك اتباع خطوات محددة تبدأ بفتح قنوات الاتصال بالآخرين عبر الابتسامة والتحية ووضع الجسم في شكل مفتوح والمصافحة والاتصال بالنظر وتذكر الأسماء. ثم تبدأ الحديث بالتعريف عن نفسك أو بتقديم المشاركين، تليها المحافظة على استمرارية الحديث باحترام رغبة الآخرين في الكلام وتسليم الدور، وانتهاء الاجتماع باختيار التوقيت المناسب وإنهاء الحديث والاستمتاع بلقاء المشاركين.

مثال محلول خطوة بخطوة

لنفترض أنك رئيس اجتماع لفريق النشاط المدرسي لمناقشة خطة الإذاعة المدرسية: الخطوة الأولى (قبل الاجتماع): تحدد موعد الاجتماع ومكانه، وتكتب جدول الأعمال، وتدعو أعضاء الفريق خطيا أو شفويا. الخطوة الثانية (أثناء الاجتماع): تفتح قنوات الاتصال بالابتسامة والتحية والترحيب بالحضور. تبدأ الحديث بتعريف الموضوع وهو خططة الإذاعة المدرسية. تدير النقاش بعدالة وتمنح الكس للجميع بالتساوي دون احتكار للحديث أو مقاطعة. يكتب المقرر أبرز النقاط والمداخلات والتوصيات. الخطوة الثالثة (بعد الاجتماع): تلخص ما تم التوصل إليه، وتعلن القرارات النهائية، وتطلب من المقرر صياغة المحضر وتوثيقه ليتم تنفيذه.

أخطاء شائعة

التحدث المفرط عن النفس واحتكار الحديث. استخدام لغة عدوانية مستفزة للآخرين أثناء النقاش. الخروج عن موضوع الحديث والانتقال إلى مواضيع جانبية. تجاهل المتحدث وعدم تذكير اسمه أو مقاطعته. تخطئة الآخر بأسلوب مباشر بدلا من استخدام المداراة والمجاملة.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: ما هي المراحل الثلاث التي يمر بها الاجتماع الرسمي؟ الإجابة: مرحلة ما قبل الاجتماع، مرحلة أثناء الاجتماع، ومرحلة ما بعد الاجتماع. السؤال الثاني: اذكر ثلاثا من خطوات التحدث الناجح في بداية الاجتماع. الإجابة: فتح قنوات الاتصال بالآخرين عبر التبسم والتحية، المصحافة بحرارة، والاتصال بالنظر وتوزيع النظرات على المشاركين وتذكر الأسماء.