صفحة ٢٧٤
انظر إلى مربع الإضاءة الجانبي: محضر الاجتماع هو عمل كتابي وظيفي يُعنى بتسجيل كل ما يدور في الجلسات والاجتماعات من مناقشات وحوارات، ويتولى هذا التسجيل أحد المجتمعين ويسمى المقرِّر. والآن انظر إلى الجدول في الأسفل: عليك مقارنة عناصر البناء الفني والعناصر المشتركة والعناصر المميزة بين ثلاثة فنون وهي التقرير والخطبة المحفلية ومحضر الاجتماع لتكتشف الفرق بينها. وفي الأسفل خمسة أسئلة شفهية تبدأ بها تفكيرك: تخيل جلسة بين الأصدقاء مقارنة باجتماع رسمي داخل المؤسسات، هل تحتاج هذه الاجتماعات إلى توثيق وحفظ حقوق؟ وكيف تنظمها؟ فكر في الإجابة لتدرك قيمة هذا الفن الوظيفي.
صفحة ٢٧٥
اقرأ نموذج محضر الاجتماع الأول لفريق اللغة العربية المعروض أمامك بعناية، ثم انظر إلى الصندوق الأزرق على اليمين الذي يخبرك بما يتكون منه المحضر: يبدأ بالمقدمة وفيها الزمان والمكان والمشاركين والمعتذرين والغائبين، ثم العرض ويتضمن النقاشات وما استجد من أعمال، وأخيراً الخاتمة وتتضمن التوصيات والقرارات وشكر الحضور وتحديد وقت النهاية مع التوقيعات. والمطلوب منك في الأسفار إكمال الفراغات بحسب ما فهمته من النموذج المقابل، فابحث عن عنوان المحضر ورقمه وزمان ومكان عقده وأسماء المعتذرين والضمير المستخدم في صياغته لتكتبها في مكانها الصحيح.
صفحة ٢٧٦
اقرأ هذا المقطع المأخوذ من عرض المحضر بعناية لتتعرف على طريقة صياغة النقاشات داخل الاجتماع. يبدأ المقطع باستهلال الاجتماع بحمد الله وشكره ثم عرض جدول الأعمال الذي يتضمن ثلاثة بنود رئيسية: ترشيح ممثل للفريق، وضع برنامج العمل، ومناقشة رحلة الفريق. انظر كيف تمت مناقشة البنود بوضوح وطرح الآراء المتنوعة حول إقامة معرض للكتاب وتقديم جوائز وإعداد مسرحيات ومسابقات ثقافية، بالإضافة إلى مناقشة رحلة الفريق إلى مكة المكرمة أو الرياض أو المدينة المنورة. ضع خطاً تحت العناصر التي تجدها مطبقة في هذا المقطع لتتدرب على استخراجها بدقة.
صفحة ٢٧٧
انظر إلى الجزء الأخير من المحضر وهو الخاتمة وما توصل إليه المجتمعون من قرارات وتوصيات بعد مناقشة جدول الأعمال. لقد تقرر أن يمثل فريق المدرسة في اجتماع فرق المدرسة الطالب فيصل، وتم تحديد برنامج العمل بفعاليات متنوعة مثل مسابقات الخطابة والمساجلات الشعرية وتلخيص الكتب طوال العام الدراسي. كما اتفق الحضور على تنظيم رحلة إلى مكة المكرمة لأداء مناسك العمرة يوم الأربعاء الموافق الثامن عشر من شهر خمس لعام ألف وأربعه مئة وسبع وأربعين هجرية في تمام الساعة التاسعة صباحاً، وانتهى الاجتماع في تمام الساعة العاشرة وخمس وعشرين دقيقة مع توقيعات المقرِّر والرئيس والأعضاء.
صفحة ٢٧٨
انظر إلى هذا المخطط الهيكلي الذي يوضح مكونات خاتمة المحضر أمامك. الخاتمة تتفرع إلى عناصر أساسية: التوصيات والقرارات، الشكر، تحديد نهاية وقت الاجتماع، والتوقيع. انظر تحت قسم الشكر كيف يشمل شكر الحضور على مشاركتهم من قبل الرئيس. وتحت قسم التوقيعات، يوضح المخطط مكان توقيع الجهة اليمنى والجهة اليسرى والمقرر والرئيس والأعضاء. الهدف من هذا المخطط هو مساعدتك على تذكر الهيكل البنيوي لخاتمة أي محضر اجتماع لتقوم بترتيب أفكارك بدقة عند الكتابة دون نسيان أي عنصر أساسي.
صفحة ٢٧٩
انظر إلى النص المكتوب بصيغة التقرير على اليمين، والمطلوب منك في هذه الصفحة تحويله إلى صيغة محضر اجتماع في النموذج الموجود على اليسار. تذكر أن التقرير يعرض حقائق ومعلومات بشكل موضوعي، بينما محضر الاجتماع يوثق جلسة حوارية رسمية بأسلوب معين. عندما تحول النص، ابدأ بكتابة المقدمة التي تضم الزمان والمكان واسم رئيس الاجتماع والحضور، ثم انتقل إلى العرض لتسجيل النقاشات والمداخلات التي دارت بين المعلمين والمعلمات حول تقنية المعلومات في التدريس، ثم اكتب الخاتمة لتشمل القرارات والتوصيات وتحديد وقت انتهاء الاجتماع مع التوقيعات المناسبة.
صفحة ٢٨٠
تخيل أنك حضرت الاجتماع الدوري الرابع للجنة الفكر والمعرفة يوم الأحد الموافق الثاني والعشرين من شهر خمس لعام ألف وأربع مئة وسبع وأربعين هجرية، في تمام الساعة التاسعة صباحاً بمقر المكتبة حول الأمن المعلوماتي. المطلوب منك الآن هو كتابة محضر اجتماع كامل بناء على هذه المعطيات مع الالتزام بمهارات الكتابة والشكل العام للمحضر. ابدأ بكتابة المقدمة واذكر رقم الاجتماع وعنوانه وتاريخه ومكان عقده وأسماء الحضور ومن اعتذر عن الحضور، ثم انتقل إلى العرض لتدوين الافتتاحية وجدول الأعمال وما دار من مناقشات ومداخلات وآراء للمجتمعين.
صفحة ٢٨١
تابع كتابة بقية محضر الاجتماع الخاص بلجنة الفكر والمعرفة في الفراغات المخصصة أمامك. بعد أن فرغت من تسجيل النقاشات والمداخلات، خصص هذا الجزء لكتابة ما اتخذه المجتمعون من إجراءات وقرارات وتوصيات بشأن الموضوع المطروح. لا تنسَ أن تذكر ما استجد من أعمال إن وُجد، ثم دوِّن عبارات الشكر الموجهة للحضور، واكتب وقت نهاية الاجتماع بدقة. في الختام، اتبع العبارة الرسمية التي تؤكد انتهاء رئيس الاجتماع من اجتماعه وختمه بحمد الله والصلاة والسلام على رسوله، ثم اترك مساحة لتوقيعات المشاركين والرئيس.
صفحة ٢٨٢
انظر إلى عنوان الصفحة: تخطيط كتابة الموضوع. المطلوب منك هنا هو تنفيذ التدريب الأول لكتابة محضر اجتماع لأحد الاجتماعات التي حضرتها في مدرستك. ابدأ أولاً بتطبيق الخطوة الأولى وهي الإعداد الحر لأفكارك ومعلوماتك على الورق داخل المربع المخصص، ودون كل ما تتذكره دون القلق بشأن تسلسلها أو تصحيح الأخطاء الإملائية في هذه المرحلة. وفي الخطوة الثانية بالأسفل، اجمع الأفكار والمعلومات المتشابهة وضع كل مجموعة في مربع مستقل، مع تحديد مصادر الحصول على هذه المعلومات لتكون جاهزة للترتيب في الخطوة التالية.
صفحة ٢٨٣
انظر إلى الفراغ الكبير المخصص في هذه الصفحة لتصميم مخططك الخاص بكتابة المحضر. بعد أن جمعت أفكارك ومعلوماتك في الصفحة السابقة، قم الآن برسم وتنظيم هيكل تخطيطي من إبداعك يحدد تسلسل عناصر المحضر من مقدمة وعرض وخاتمة. بعد الانتهاء من تصميمه، وازن بينه وبين المخططات الأخرى الموجودة في الكتاب أو التي صممها زملاؤك لمناقشتها في الصف، وتأكد من أن مخططك يغطي جميع العناصر الأساسية لمحضر الاجتماع بطريقة منطقية وسلسة تسهل عليك عملية الكتابة اللاحقة.
صفحة ٢٨٤
انظر إلى الصندوق الأزرق الجانبي الذي يذكرك بأهم الأمور التي ينبغي مراعاتها عند كتابة مسودة المحضر: التعبير عن عقد الاجتماع بصيغة الماضي المبني للمجهول مثل عقد اجتماع، استقصاء جميع القرارات والعناصر التي نوقشت وتدوينها، كتابة الأرقام بالأحرف العربية وضبط تمييزها، اتباع نظام الفقرات بحيث يكون كل عنصر في فقرة مستقلة، الدقة في الصياغة وحسن التنسيق، وترابط العرض والربط بين أجزائه. والآن، استخدم هذه التوجيهات لكتابة مسودة محضر الاجتماع الذي اخترته مستفيداً من المهارات والتعليمات المدونة في الهامش.
صفحة ٢٨٥
انظر إلى الجدول الذي يحتوي على قائمة من الأسئلة التقويمية لمراجعة ما كتبته. بعد أن أنهيت كتابة محضر الاجتماع وتبادلت الأسئلة مع زميلك، قُم بقراءة ما كتبتموه وأجيبا عن هذه الأسئلة بوضع علامة في العمود المناسب: نعم، إلى حد ما، أو لا. اسأل نفسك: هل رعيت المقدمة والعرض والخاتمة؟ هل راعيت الدقة والوضوح وحذفت الجمل غير الضرورية؟ هل كان الأسلوب سهلاً وبسيطاً وخالياً من الآراء الشخصية والمشاعر؟ هل سجلت جميع عناصر الاجتماع والتوصيات والقرارات وتأكدت من خلو النص من الأخطاء الإملائية والنحوية وعلامات الترقيم؟
صفحة ٢٨٦
انظر إلى عنوان الصفحة: المراجعة والتنقيح. أمامك صفحة فارغة مخططة لتكتب فيها النسخة النهائية لمحضر الاجتماع بعد مراجعته وتصحيح الأخطاء التي ظهرت معك في جدول التقييم في الصفحة السابقة. انقله بخط واضح ومرتب، مع الحرص على تطبيق كافة الشروط الفنية التي تعلمتها، مثل كتابة المقدمة والعرض والخاتمة بأسلوب وظيفي دقيق، واستخدام صيغة الماضي المبني للمجهول، وضبط الأرقام والفقرات، والتأكد من خلو النص من أي أخطاء إملائية أو نحوية لتكون جاهزاً لتسليم العمل كاملاً ومنسقاً.
