2-19 العرض الفني والمالي.
انظر إلى أعلى الصفحة حيث نبدأ درس العرض الفني والمالي. الفكرة هنا تقوم على استخدام هذين العرضين في الكتابة الوظيفية، ولديك مصطلحان رئيسيان هما العرض الفني والعرض المالي. الهدف الأساسي هو معرفة المقصود بهما وتحديد مكوناتهما وطريقة تقديمهما. عندما تريد الدخول في منافسة لتنفيذ مشروع، فإنك تعد عرضاً وفق كراس الشروط والمواصفات المطروحة. هذا العرض يشمل نبذة عن الجهة والمواصفات الفنية ومجال الأعمال وخططة العمل وجداول الأسعار. ولكي تبدأ في إعداد العرض الفني، فعليك البدء بصيغة العرض المقدم من الجهة والتي تتضمن صفحة الغلاف باسم المشروع ورقمه واسم الجهة والتاريخ، إضافة إلى فهرس المحتويات بأرقام الصفحات لتنظيم عملك بدقة.
يقوم الدرس على إعداد عرض فني ومالي وفق كراس المواصفات والشروط لتنفيذ عمل أو مشروع أو مناقصة. يشتمل العرض الفني على صيغة العرض، وحول الشركة، والوثائق سارية المفعول، ومجال الأعمال، وخطة العمل، ومواصفات العرض الفني. بينما يشتمل العرض المالي على جداول الأسعار النهائية والتفصيلية، والعرض المالي لأي مقترحات، وشروط الدفع. يقدم العرض مغلقا ومختوما بالشمع الأحمر ويسلم باليد للجهة قبل الموعد المحدد. مثال: إذا أرادت شركة التقدم لمناقصة إنشاء مبنى سكني، فإنها تجهز صفحة الغلاف، والسجل التجاري، ومواصفات المشروع، وجداول الأسعار، ثم تسلم العرض مغلقا باليد في الموعد المحدد.
الفكرة الأساسية
استخدام العرض الفني والمالي في الكتابة الوظيفية، بحيث يُعد وفق كراس المواصفات والشروط المطروحة لتنفيذ عمل أو مشروع أو مناقصة.
الشرح
ينقسم الموضوع إلى شقين رئيسيين: العرض الفني والعرض المالي، بالإضافة إلى طريقة التقديم. أولا العرض الفني ويشمل: صيغة العرض المقدم من الجهة متضمنة صفحة الغلاف وفهرس المحتويات، وحول الشركة مثل نبذة عن الجهة وسابقة الأعمال والسير الذاتية والهيكل التنظيمي، والوثائق سارية المفعول مثل السجل التجاري والاشتراك في الغرفة التجارية وشهادة الزكاة والدخل والتأمينات الاجتماعية ووثيقة مكتب العمل وإصل الضمان المالي، إضافة إلى مجال الأعمال وخطة العمل ومواصفات العرض الفني التي تطابق كراس الشروط. ثانيا العرض المالي ويشمل: جداول الأسعار النهائية والتفصيلية، والعرض المالي لأي مقترحات من الجهة، وشروط الدفع. ثالثا طريقة تقديم العرض وتشمل: تقديمه مغلقا ومختوما بالشمع الأحمر، وتسليمه يدا بيد للجهة دون قبول عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس، والالتزام بوقت التقديم المحدد في كراس الشروط والمواصفات.
مثال محلول خطوة بخطوة
تريد مؤسسة مقاولات تقديم عرض لتنفيذ مشروع حكومي وفق كراس الشروط. الخطوة الأولى: تجهيز العرض الفني بكتابة صفحة الغلاف باسم المشروع ورقمة واسم الجهة والتاريخ، وإرفاق السجل التجاري وشهادة الزكاة والدخل وضمان الأصل المالي، وتحديد مجال الأعمال وخطة العمل بدقة. الخطوة الثانية: تجهيز العرض المالي بوضع جداول الأسعار النهائية وفق جداول الكميات في الكراسة، وتحديد شروط الدفع. الخطوة الثالثة: وضع العرضين في غلاف مغلق ومختوم بالشمع الأحمر. الخطوة الرابعة: تسليم العرض باليد إلى مقر الجهة قبل انتهاء الوقت المحدد في كراس الشروط.
أخطاء شائعة
تقديم العرض عن طريق البريد الإلكتروني أو الفاكس بدلا من تسليمه يدا بيد. عدم إرفاق الوثائق سارية المفعول مثل أصل الضمان المالي أو شهادة الزكاة والدخل. عدم مطابقة جدول الأسعار النهائية لجداول الكميات والمواصفات الموضحة في الكراسة.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما هي الوثائق سارية المفعول التي يجب إرفاقها ضمن العرض الفني؟ الإجابة: السجل التجاري أو الصناعي، الاشتراكات، شهادة الزكاة والدخل، التأمينات الاجتماعية، وثيقة مكتب العمل، البطاقة الضريبية، مستند الأشخاص المصرح لهم، أصل الضمان المالي، شهادة الاستثمار. السؤال الثاني: كيف يقدم العرض الفني والمالي للجهة؟ الإجابة: يقدم مغلقا ومختوما بالشمع الأحمر، ويُسلم باليد للجهة، مع الالتزام بوقت التقديم المحدد في كراس الشروط والمواصفات.