دور المديرين وعملهم

يقوم هذا الدرس على مفهوم الإدارة بوصفها عملية تنفيذ أهداف المنظمة من خلال الاستفادة الفعالة من الموارد البشرية والموارد الأخرى، وتتوزع الأعمال الرئيسة لجميع المديرين ضمن خمس وظائف أساسية هي التخطيط، والتنظيم، والتوظيف، والتوجيه، والرقابة. يوضح الدرس أن طبيعة عمل المديرين تختلف باختلاف مستوياتهم الإدارية التي تتمثل في المشرفين، والمديرين المتوسطين، والمديرين العلويين. كمثال على ذلك، فإن المدير الأعلى في مصنع منتجات منزلية إلكترونية يخصص معظم وقته للتخطيط الاستراتيجي ووضع الأهداف العامة للمنظمة، بينما يركز المشرف في الموقع نفسه على مراقبة خطوط الإنتاج اليومية وتوجيه العمال لضمان تنفيذ تلك الخطط بكفاءة وفعالية عالية.

الفكرة الأساسية

تقوم الفكرة على أن الإدارة هي عملية تنفيذ أهداف المنظمة عبر الاستفادة الفعالة من الموارد البشرية والمادية والموارد الأخرى، وأن جميع المديرين يؤدون خمس وظائف رئيسة تتوزع أوقاتهم عليها بشكل متفاوت حسب مستوياتهم الإدارية في هرم المنظمة.

الشرح

تنقسم وظائف الإدارة إلى خمس وظائف أساسية:

• التخطيط: يشمل تحليل المعلومات واتخاذ القرارات بشأن ما يجب فعله.
• التنظيم: يعني تحديد طريقة تنفيذ الخطط بفعالية وترتيب الموارد اللازمة لإنجاز العمل.
• التوظيف: يركز على تعيين الأفراد الذين يتمتعون بالمهارات المناسبة لتنفيذ العمل.
• التوجيه: يتطلب العمل مع الموظفين للتأكد من أن لديهم الدافع والموارد اللازمة لمساعدة على تنفيذ الخطط وإنجاز العمل.
• الرقابة: تشمل تقييم النتائج بهدف التأكد من تحقيق أهداف المنظمة وفق الخطط.

تتوزع المستويات الإدارية في المنظمة على شكل هرم إداري:

1. المشرفون: يمثلون قاعدة الهرم، ويتمحور عملهم الأساسي حول توجيه عمل الموظفين والعمل معهم مباشرة وضمان إنجاز الأعمال اليومية.
2. المديران المتوسطون: يوجدون بين مستوى المشرفين ومستوى المديرين التنفيذيين، وينجزون معظم الوظائف الإدارية ويخصصون وقتاً لإنجاز عمل محدد ضمن وظيفة إدارية واحدة أو قسم معين.
3. المديرون العلويون: يمثلون رأس الهرم، ويخصصون معظم وقتهم للوظائف الإدارية وللقرارات التي تؤثر في المنظمة بكاملها، مثل التخطيط الاستراتيجي.

مثال محلول خطوة بخطوة

في مصنع يصنع منتجات منزلية إلكترونية:

• الخطوة الأولى: يتولى المديرون العلويون التخطيط الاستراتيجي لأنواع المنتجات الجديدة التي يجب تطويرها بما يتماشى مع أهداف المنظمة، ويخصصون نسبة كبيرة من وقتهم للتخطيط.
• الخطوة الثانية: يهتم المديرون المتوسطون ببعض التخطيط ولكنهم يركزون أكثر على التوجيه بما يسمح بتنفيذ تلك الخطط.
• الخطوة الثالثة: يباشر المشرفون عمليات تصنيع الأجهزة الإلكترونية في الموقع، فيخصصون وقتاً أكبر لمراقبة الإنتاج وتوجيه العمال وتوظيف العاملين اللازمين وتدريبهم بشكل كاف لتنفيذ العمل وتحقيق الأهداف الاستراتيجية التي وضعتها الإدارة العليا.

أخطاء شائعة

• الاعتقاد بأن تولي مهام مشابهة لعمل المديرين من قِبل بعض الموظفين يعني أنهم أصبحوا مديرين، والصواب أن الموظفين لا يفرضون سلطتهم على الآخرين لفترة طويلة وتبقى المسؤولية في النهاية بيد المدير.
• ظن بعض الموظفين الجدد الراغبين في تولي مناصب إدارية أنهم سيستمرون في أداء نفس الأنشطة الفنية السابقة بنفس القدر، بينما يتطلب العمل الإداري تخصيص وقت كبير للتخطيط والتنظيم وإدارة الآخرين.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: ما وظائف الإدارة الخمس التي يؤديها المديرون جميعهم؟ الإجابة: التخطيط، والتنظيم، والتوظيف، والتوجيه، والرقابة. السؤال الثاني: فيم يختلف عمل المشرفين عن عمل المديرين المتوسطين والمديرين العلويين؟ الإجابة: يعمل المشرفون مباشرة مع الموظفين لضمان إنجاز الأعمال اليومية ويخصصون وقتا كبيرا للتوجيه والرقابة، بينما يركز المديران المتوسطون على التنسيق وإنجاز مهام ضمن أقسام محددة، في حين يخصص المديرون العلويون معظم وقتهم للتخطيط الاستراتيجي واتخاذ القرارات التي تؤثر على المنظمة بكاملها.