3-2 الهيكل التنظيمي للأعمال التجارية (١)
انظر إلى أعلى الصفحة: نبدأ الفصل الثالث في الوحدة الثانية وعنوانه الهيكل التنظيمي للأعمال التجارية. في قسم أهداف التعلم، ستتعلم كيف تشرح المبادئ المهمة لإنشاء شركة فاعلة، وكيف تقارن الهياكل التنظيمية البديلة للأعمال. انظر إلى جدول المصطلحات الرئيسة على اليمين؛ فهو يضم كلمات مررت بها أو ستمر بك، مثل رسالة المنظمة والهدف والسياسات ونظم العمل والهيكل التنظيمي. انظر تحت عنوان تأسيس منظمة تجارية فاعلة: النجاح لا يأتي بالصدفة، بل يتطلب مدراء مهرة وموظفين مؤهلين ومتحمسين وموارد كافية ونظم عمل فاعلة. انظر إلى قسم تحديد المسار في أسفل الصفحة: تتحدد بوصلة الشركة بناء على رسالتها، وهي بيان مكتوب قصير ومحدد عن سبب تأسيس العمل التجاري والمراد تحقيقه. اقرأ المثال المطبوع لشركة المراعي: رسالتهم تقديم أطعمة ومشروبات ذات قيمة غذائية وجودة عالية تثري حياة المستهلكين كل يوم.
يقوم الهيكل التنظيمي للأعمال التجارية على تأسيس منظمة فاعلة عبر تحديد مسار العمل برسالة المنظمة والأهداف والسياسات ونظم العمل، وتطبيق مبادئ التنظيم مثل المسؤولية والسلطة والمساءلة ووحدة الأمر ونطاق السيطرة. يعتمد العمل على أنواع هياكل تنظيمية مثل الهيكل الوظيفي والهيكل المصفوفي. خذ مثالا رسالة شركة المراعي لتقديم أطعمة ومشروبات ذات قيمة غذائية عالية تثري حياة المستهلكين، ويوضح الهيكل التنظيمي كيفية توزيع الوظائف والمهام مثل الإدارة المالية والتسويق.
الفكرة الأساسية
يقوم الدرس على بناء منظمة تجارية فاعلة من خلال وضع إطار واضح يوجه سير العمل، ويبين الأهداف والسياسات ونظم العمل، ويوزع المهام والمسؤوليات عبر هياكل تنظيمية محددة مثل الهيكل الوظيفي والهيكل المصفوفي لضمان نجاح العمل التجاري.
الشرح
تتأسس المنظمة الناجحة بتحديد مسارها عبر رسالة المنظمة، وهي بيان مكتوب قصير ومحدد عن سبب تأسيس العمل والهدف المراد تحقيقه، مثل رسالة شركة المراعي لتقديم أطعمة ومشروبات ذات قيمة غذائية عالية تثري حياة المستهلكين. يوضع بعد ذلك الهدف وهو بيان دقيق لنتائج الأعمال المتوقعة لتحديد نجاح التجارة، مثل هدف إحدى شركات تصنيع السيارات في إنتاج صنف يتمتع بأعلى جودة وإرضاء العملاء. وتوضع السياسات لمساعدة المديرين في اتخاذ قرارات متسقة، ونظم العمل لوصف الطريقة التي يجب العمل بها.
ولتنظيم العمل جماعيا توجد مبادئ أساسية:
- المسؤولية والسلطة والمساءلة: المسؤولية هي الالتزام بإتمام عمل معين، والسلطة هي الحق في اتخاذ القرارات حول كيفية إنجاز المسؤوليات، والمساءلة تحمل المسؤولية عن النتائج المتحققة.
- وحدة الأمر: وجود علاقة اتصال واضحة لجميع موظفي العمل التجاري لمنع تضارب المهام.
- نطاق السيطرة: عدد المرؤوسين الذين يمكن الإشراف عليهم ومتابعتهم بطريقة فاعلة من قبل المدير أو القائد.
أما أنواع الهياكل التنظيمية فتتمثل في:
- الهيكل التنظيمي الوظيفي: ينسق العمل تبعاً للوظائف الرئيسية مثل الإنتاج والتسويق والعمليات والموارد البشرية، ويقدم الموظفون تقاريرهم إلى المديرين المسؤولين. ميزته تركيز الأفراد على وظيفتهم المحددة، وعيبه ضعف التفاعل بين من يعملون في وظائف أخرى.
- الهيكل التنظيمي المصفوفي: مستحدث ومصمم للتغلب على عيوب التنظيم الوظيفي، حيث يركز العمل على المشروعات أو المنتجات أو مجموعات العملاء المحددة، ويجمع الأشخاص ذوي الخبرات الوظيفية المتنوعة معا لخدمة المشروع.
مثال محلول خطوة بخطوة
انظر إلى الهيكل التنظيمي المبسط للشركة في الشكل: الخطوة الأولى: يبدأ الهرم التنظيمي برئيس الشركة في القمة. الخطوة الثانية: يتفرع منه ثلاثة نواب وهم نائب رئيس المالية، ونائب الرئيس التنفيذي، ونائب رئيس التسويق. الخطوة الثالثة: يتبع نائب رئيس المالية محاسب أول وكبير مدققي الحسابات. الخطوة الرابعة: يتبع نائب الرئيس التنفيذي مدير التصنيع ومدير مشتريات. الخطوة الخامسة: يتبع نائب رئيس التسويق مدير المبيعات الوطنية الذي يتفرع منه مدير مبيعات المنطقة 1 ومدير مبيعات المنطقة 2. بهذا يتضح لكل موظف في الشركة مكانه والجهة التي يرفع تقاريره إليها.
أخطاء شائعة
- الاعتقاد بأن وضع رسالة للمنظمة هو مجرد شعار شكلي، والصواب أنه بيان مكتوب يحدد مسار العمل ويسهم في توجيهه.
- الخلط بين السلطة والمسؤولية، فالسلطة هي حق اتخاذ القرار بينما المسؤولية هي التزام بإتمام العمل.
- الظن بأن الهيكل الوظيفي يخلو من العيوب، والصواب أنه قد يسبب ضعفا في التفاعل بين الموظفين الذين يعملون في وظائف مختلفة.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: ما الفرق بين رسالة المنظمة والهدف؟ الإجابة: رسالة المنظمة هي بيان مكتوب قصير ومحدد عن سبب تأسيس العمل والمراد تحقيقه، بينما الهدف هو بيان دقيق لنتائج الأعمال التجارية التي يتوقع تحقيقها.
السؤال الثاني: ما أبرز مميزات الهيكل التنظيمي الوظيفي؟ الإجابة: يصبح الناس أكثر تركيزا على وظيفتهم المحددة من تركيزهم على نجاح العمل بأكمله، ويعمل الأفراد مع غيرهم ممن يمتلكون نفس المهارات.