كتابة خطابات العمل
انظر إلى أنواع خطابات العمل وكيف تتعدد بتنوع الحاجة في الميدان الصحي. فخطاب الموعد يكتب لإعلام المريض بموعد محدد يضم اليوم والتاريخ والوقت، وقد يرسل عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة. أما خطاب الاستدعاء فيذكر المريض بأن وقت المراجعة للفحص الدوري قد حان، مثل فحوصات ما بعد الجراحة. وخطاب الاستشارة يرسل إلى متخصص آخر لطلب فحص مريض معين أو كإحالة إلى طبيب معالج أو مؤسسة علاج. وخطاب الاستفسار يطلب بعض المعلومات، كأن يطلب من المريض تقديم معلومات حول التأمين الطبي. أما عن أجزاء الخطاب، فيجب أن يتضمن ترويسة الخطاب أو الرأسية المحفوظة في قالب الحاسوب ليظهر اسم المؤسسة وعنوانها ورقم هاتفها وموقع الويب والبريد الإلكتروني، يليه سطر التاريخ الذي يكتب فيه تاريخ كتابة الرسالة وموقعها أسفل الترويسة، ثم العنوان الداخلي الذي يضم اسم وعنوان الشخص أو الشركة التي يرسل إليها الخطاب.
يقوم درس كتابة خطابات العمل على تعلم القواعد المهنية والفنية لتنسيق وإعداد المراسلات الرسمية في القطاع الصحي. يتضمن الدرس أنواع الخطابات مثل خطاب الموعد، وخطاب الاستدعاء، وخطاب الاستشارة، وخطاب الاستفسار، مع تفصيل أجزائها الأساسية التي تشمل الترويسة، والتاريخ، والعنوان الداخلي، والتحية، وسطر الموضوع، والمتن، والاختتام اللبق، والتوقيع، والأحرف الأولى للمرجع، ومرفقات الخطاب. كما يوضح طريقتي التنسيق الشائعتين وهما الطريقة العمودية والطريقة العمودية المعدلة والمسافات المحددة لكل جزء بين الأسطر. على سبيل المثال، عند كتابة العنوان الداخلي، يتم ترك مسافة خمسة أسطر أسفل الترويسة، ويتكون العنوان من اسم الشخص ولقبه، ثم اسم المبنى والشارع، ثم الحي، ثم الرمز البريدي للمدينة، مع التدقيق اللغوي والإملائي لضمان خلو الخطاب من الأخطاء قبل طباعته.
الفكرة الأساسية
يقوم الدرس على تنظيم صياغة خطابات العمل الرسمية في المجال الصحي وفق أصول محددة تضمن الوضوح والاحترافية، من حيث تحديد أنواع المراسلات، ومعرفة أجزائها الرئيسية، وتطبيق مسافات التنسيق بدقة سواء بالطريقة العمودية أو الطريقة العمودية المعدلة.
الشرح
تنقسم خطابات العمل إلى عدة أنواع حسب الغرض؛ فخطاب الموعد يُستخدم لإعلام المريض بموعد محدد وتضمين معلومات اليوم والتاريخ والوقت، بينما يُستخدم خطاب الاستدعاء لتذكير المريض بمراجعة الفحص الدوري أو الفحوصات بعد الجراحة. أما خطاب الاستشارة فيُوجه إلى متخصص آخر لطلب فحص مريض معين أو كإحالة، وخطاب الاستفسار يُستخدم لطلب معلومات مثل تفاصيل التأمين الطبي. لتنفيذ هذه الخطابات، يجب معرفة أجزائها المكونة لها؛ تبدأ بالترويسة التي تحتوي على اسم المؤسسة وعنوانها ورقم هاتفها وموقعها الإلكتروني والبريد، ثم سطر التاريخ، يليها العنوان الداخلي الذي يضم اسم الشخص ولقبه وعنوانه. بعد ذلك تأتي التحية الموجهة للمسمى الوظيفي للشخص المتبوع بالاسم الأخير، ثم سطر الموضوع إن وجد، يليه متن الخطاب الذي يتكون غالباً من ثلاث فقرات لتوضيح السبب وسرد الحقائق والتذكير النهائي. وينتهي الخطاب باختتام لبق مثل مع خالص التقدير، ثم التوقيع بخط اليد مع الاسم والمسمى الوظيفي، والأحرف الأولى للشخص المرجعي، وأخيرًا ذكر المرفقات.
تختلف طرق التنسيق بين الطريقة العمودية التي تُحاذى فيها جميع أجزاء الخطاب بدءاً من الهامش الأيمن للورقة، وبين الطريقة العمودية المعدلة التي تُحاذى فيها بعض الأجزاء عند خط المنتصف للورقة بينما تحاذى البقية عند الهامش الأيمن. وعند استخدام قالب حاسوب، يتم ضبط المسافات بين الأسطر؛ فعلى سبيل المثال، يترك مسافة خمسة أسطر بين الترويسة والعنوان الداخلي، ومسافتان بين العنوان الداخلي والتحية، ومسافتان بين التحية والملخص أو المتن، وترك أربعة إلى خمسة أسطر فارغة للتوقيع بخط اليد مع كتابة الاسم في السطر الخامس أو السادس.
مثال محلول خطوة بخطوة
المطلوب: إعداد خطاب استشارة موجه لطبيب وفق الطريقة العمودية باستخدام قالب حاسوب. الخطوة الأولى: إدراج ترويسة المؤسسة الصحية في أعلى الصفحة. الخطوة الثانية: النزل بمسافة خمسة أسطر أسفل الترويسة وكتابة العنوان الداخلي بمحاذاة الهامش الأيمن، مثل: (د. صالح سعد، جدة، المملكة العربية السعودية، صندوق بريد 40111). الخطوة الثالثة: النزول بمسافة سطرين وكتابة التحية: (الدكتور صالح سعد المحترم:). الخطوة الرابعة: النزول بمسافة سطرين وكتابة سطر الموضوع: (لقاء الجمعية السعودية لطب الأسرة والمجتمع). الخطوة الخامسة: النزول بمسافة سطرين وكتابة فقرات المتن الثلاث التي توضح سبب الكتابة وطلب معلومات حضور اللقاء. الخطوة السادسة: النزول بمسافة سطرين وكتابة اختتام لبق: (وتقبلوا خالص شكري وتقديري). الخطوة السابعة: ترك أربعة أسطر فارغة للتوقيع، ثم كتابة الاسم والمسمى الوظيفي: (د. ياسر عبد الله). الخطوة الثامنة: كتابة الأحرف الأولى للشخص المرجعي في السطر التالي، ثم ذكر المرفقات في نهاية الخطاب.
أخطاء شائعة
- استخدام لقب مزدوج مثل دكتور أ.د. صفا في العنوان الداخلي، والصواب استخدام لقب واحد فقط مثل أ.د. صفا أو دكتور في الطب.
- إهمال التدقيق الإملائي والنحوي على شاشة الحاسوب قبل طباعة النسخة الورقية للخطاب.
- عدم الالتزام بمسافات الأسطر المحددة بين أجزاء الخطاب مثل إلصاق التحية بالعنوان الداخلي.
- كتابة الشهر بالأرقام أو الاختصار في سطر التاريخ بدلاً من كتابة الشهر واليوم والسنة كام غير مختصراً.
- نسيان وضع فاصلة في نهاية الاختتام اللبق مثل وضعها بعد عبارة مع خالص التقدير.
سؤالان للتدريب مع الإجابة
السؤال الأول: اذكر أربعة أنواع من الخطابات التي قد يُطلب منك إعدادها؟ الإجابة: خطاب الموعد، وخطاب الاستدعاء، وخطاب الاستشارة، وخطاب الاستفسار. السؤال الثاني: ما الذي يحتويه متن الخطاب؟ الإجابة: يتضمن معظم الخطابات ثلاث فقرات؛ توضح الفقرة الأولى سبب كتابة الرسالة، وتسرد الفقرة الثانية الحقائق الرئيسة، أما الفقرة الثالثة فهي التوقيع أو التذكير النهائي.