صفحة ٣٢٨
انظر إلى بداية الدرس الجديد برقم 2.6 وعنوان إعداد الميزانيات. أمامك أهداف التعلم الثلاثة التي ستتقنها بنهاية الدرس: أولاً شرح أهمية الميزانية لتخطيط الفعاليات، وثانياً وصف مشكلات الميزانية التي تؤثر على الفعالية، وثالثاً مناقشة أهمية الميزانيات الفعالة وإدارة التدفق المالي. في أسفل الصفحة تجد قائمة المصطلحات الرئيسة التي ستتكرر معك مثل عرض السعر، وهامش الأمان، وتحليل التكلفة والفائدة، ومدفوعات بسبب الهلع، ونقدية فائضة، وعجز، وتمويل الطوارئ. هذه الكلمات هي مفاتيحك لفهم الجانب المالي لأي فعالية تنظمها مستقبلاً.
صفحة ٣٢٩
انظر إلى عنوان أهمية ميزانيات الفعاليات تحت هدف التعلم 1.2.6. التخطيط المالي هو أساس أي فعالية ناجحة؛ تماماً كما تنظم ميزانيتك الشخصية، تحتاج الفعالية لمعرفة المبلغ الذي سينفق حتى لا تتجه نحو الخسارة. تركز الفعاليات عادة إما نحو التكلفة أو الإيرادات، ويتطلب الأمر تقييماً دقيقاً للدخل والنفقات والأرباح المحتملة للوصول إلى نقطة تعادل أو فائض مستهدف. انظر إلى الشكل 2.6 الذي يوضح أخطاء إعداد الميزانيات الشائعة التي يقع فيها عديمو الخبرة مثل تجاهل الأهداف، أو تحديد أسعار تذاكر غير صحيحة، أو عدم تحديد النطاق الكامل للتكاليف بما في ذلك السلامة، أو نقص التمويل الأولي، أو إفاق الأموال بدون الحصول على إيصالات أو فواتير.
صفحة ٣٣٠
انظر إلى عنوان تحقيق الأهداف المالية. عندما تضع الميزانية، اسأل نفسك: ما هو الهدف المالي؟ هل الهدف هو كسب المال أم مجرد تغطية تكاليفها؟ إذا كان الهدف هو تغطية التكاليف، فما المبلغ الإجمالي الذي يمكن إنفاقه من قبل العملاء أو اللجنة المنظمة؟ ننتقل بعدها إلى اتخاذ قرارات التسعير، وهي مشكلة متكررة للنقاش. الخطأ الشائع هو محاولة تحديد سعر التذكرة قبل إجراء أي محاولة لتحديد التكاليف بدقة. إن جعل سعر التذكرة رخيصاً لا يضمن توافد الزوار إذا لم يعتمد على تقدير دقيق للتكاليف في الميزانية. لذا ينبغي إدراج التكاليف أولاً وبدقة، ومن ثم الحصول على عروض أسر مقدرة لأكبر عدد ممكن من الأنشطة عبر عرض السعر Quote، وهو مستند يصدر للوصول إلى السعر الفعلي قبل التزام العميل بالشراء.
صفحة ٣٣١
انظر إلى عنوان نقطة التعادل Breaking Even. لو افترضنا أن التكاليف الإجمالية لفعالية ما هي 5000 ريال سعودي، وسيعتوب المكان 100 شخص، فإذا بيعت 100 تذكرة بسعر 50 ريالاً سعودياً فيمكن تغطية التكاليف، لكن في حالة بيع 99 تذكرة فقط من أصل 100 فستحدث خسارة. لذا يلزم مراعاة نقطة التعادل الواقعية بهامش أمان Margin of Safety. انظر إلى الشكل 3.6 مخطط نقطة التعادل؛ المحور الأفقي يمثل عدد الحضور والمحور الرأسي يمثل التكاليف والدخل بالريال السعودي. يظهر الخط الأزرق الدخل و الخط الأحمر إجمالي التكاليف، وتقاطع الخطين هو نقطة التعادل. المنطقة الواقعة بين المبيعات ونقطة التعادل فوق خط التكاليف هي الربح، وما دونها هو الخسارة. تأكد أيضاً من مراعاة التكاليف الإضافية مثل التأمين والضرائب بمراجعة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
صفحة ٣٣٢
انظر إلى متابعة موضوع التكاليف الإضافية، حيث يتحمل منظم الفعالية مسؤولية حوادث العمل وفقاً لقانون العمل السعودي، وتتمثل بوليصة التأمين ضد إصابات العمل في تغطية هذا الالتزام المالي. ننتقل إلى عنوان الميزانيات الأولية Preliminary Budgets؛ حيث يمكن إنشاء ميزانية أولية باستخدام نموذج الميزانية العامة الموضح في الشكل 4-6 لمساعدتك على فهم مخطط الفعالية ومعرفة المعلومات الناقصة. تظهر الميزانية الأولية بعد تحديد جميع التكاليف أن رسوم الدخول الأولي أو عرض سعر التذكرة غير كاف، وتسلط الضوء على هامش الأمان لقياس مستوى المخاطر. بعد ذلك تأتي الميزانية التفصيلية Detailed Budgets، ومصطلح التحكم في الميزانية يركز على التركيز المحدود على التكاليف أو النفقات لتوليد إيرادات ورؤية كاملة.
صفحة ٣٣٣
انظر إلى الشكل 4-6 الذي يمثل نموذج الميزانية العامة. هذه الوثيقة تفصل الفعالية من حيث التاريخ، وعدد الحضور، والدخل والإيرادات مثل مبيعات التذاكر والتزود بالطعام ودخل تأجير مطعم الوجبات الخفيفة، ويقابله إجمالي الدخل المتوقع والفعلي. في القسم الثاني تجد النفقات وتشمل تأجير المكان، والموظفين، والإعلان، والطباعة، والمعدات، والأطعمة والمشروبات، والأمن وتنظيف النفايات، وبصورة تفصيلية دقيقة تضمن عدم حدوث أي عجز. في أسفل الصفحة تجد نقطة تحقق تسأل: لماذا تعتبر الميزانيات وثائق مهمة لمخططي الفعاليات؟ فكر في الإجابة بناء على ما درسناه عن دورها في التخطيط والرقابة المالية.
صفحة ٣٣٤
انظر إلى عنوان مشكلات الميزانية التي تؤثر على الفعالية تحت هدف التعلم 2.2.6. المال ليس مورداً غير محدود، إذ تشتمل الفعالية على عدد من المكونات المختلفة التي يتطلب كل منها تمويلاً، مما قد يؤدي إلى أرقام لا يمكن تحملها، ولهذا تحدد الميزانيات حجم الفعالية ونطاقها ومقدار أرباحها. تحدد الميزانيات بصورة عامة من خلال عاملين: مقدار رأس المال أو الاستثمار المتاح للتخطيط والاستعداد لفعالية ما، ومقدار العائد المتوقع في حالة الفعالية المدرة للربح. في أسفل الصفحة توجد صورة لوحة تحكم صوتية ومعدات تقنية مع سؤال: كيف يمكن أن تؤثر الميزانية الخاضعة للرقابة عن كثب على مستوى وجودة الترفيه في فعالية ما؟
صفحة ٣٣٥
انظر إلى عنوان القيود المالية والتسويقية. تقدم الرعاية لمعظم الفعاليات غير الربحية لتسليط الضوء على المجتمع وتحقيق فوائد طويلة الأجل. إعداد الميزانية هو وسيلة للتحكم في النفقات والتكاليف من خلال تحليل التكلفة والفائدة Cost-benefit Analysis كأداء لاتخاذ القرار لتقييم مضاعف العائد. في قسم حجز التذاكر والتسعير، يجب ألا تغطي أسعار التذاكر التكاليف فحسب، بل توفر هامش الأمان المطلوب. أما القيود التسويقية والترويجية، فتشمل استخدام الشخصيات الشهيرة أو المؤثرين، وحيث إن معظم المشاهير يتقاضون رسوماً باهظة، فإن عدم إدراج ذلك مدرجاً في الميزانية قد يؤدي إلى خسارة الفعالية المفترض أن تكون مربحة.
صفحة ٣٣٦
انظر إلى متابعة القيود الترويجية والترفيهية. على الرغم من انخفاض تكلفة استخدام مواقع الويب، إلا أن تصميم مواد تسويقية يظل مكلفاً. في قيود الترفيه، عندما يُطلب من الموردين تقديم منتجات أو خدمات، غالباً ما يقدمون أسعاراً أو تقديراً لكل ما يقومون بتوفيره، وكلما زادت شعبية الفنان زادت التكلفة، ولهذا يتعين على الفعاليات حساب تكاليف الفرصة البديلة وهي القيمة أو الفائدة للخيار المتنازل عنه لكل مورد ترفيهي. وفي قيود التدفقات النقدية، تحسب الميزانيات الموارد المالية المتاحة، وغالباً ما يكون للفعاليات تدفق نقدي ضعيف حيث يتدفق الدخل إلى الفعالية نفسها أو في تاريخ قريب جداً منها، مما يؤثر على الودائع اللازمة لحجز المكان وتأمين خدمات الموردين.
صفحة ٣٣٧
انظر إلى عنوان عدم اليقين المرتبط بالتكلفة Cost Uncertainty. رغم تخطيط الفعاليات للمستقبل، إلا أن عروض الأسعار غالباً ما تكون مضمونة لفترة قصيرة فقط حيث تتغير الأسعار بسبب الندرة أو التضخم أو زيادة أسعار المورد، مما يجعل الخيارات التي كانت مدروسة جيداً غير متاحة بحلول وقت إقامة الفعالية. ورغم أن الميزانية تتوقف بسبب المدفوعات بسبب الهلع Panic Payment، إلا أن تكلفة عدم القدرة على تحمل عنصر رئيس في إحدى الفعاليات لها عواقب بعيدة المدى. في منتصف الصفحة نقطة تحقق تسأل عن أهمية التخطيط المالي لحالات الطوارئ. بعدها يبدأ هدف التعلم 3.2.6 بعنوان إدارة الميزانيات الفعالة والتدفقات النقدية Effective Budgets and Cash Flow Management.
صفحة ٣٣٨
انظر إلى استكمال شرح إدارة الميزانيات الفعالة. من المقرر أن تتولى الميزانيات الفعالة تحديد رأس المال المتاح، ومصدره، وموعد إتاحته، تقدير النفقات وتوقع الإيرادات، وتقديم مجموعة من الخيارات من أسوأ السيناريوهات إلى أفضلها. كلما كان الحدث أكبر ازدادت الميزانية المحتملة المطلوبة، وقد توفر الأحداث الكبيرة فرصة أكثر لتوليد الإيرادات، مثل بطولة كأس العالم أو موسم الرياض الذي أقيم تحت اسم موسم الرياض وكأس موسم الرياض 2022 وشهد مشاركة نادي باريس سان جيرمان. في أسفل الصفحة توجد صورة لحفل توزيع جوائز كأس موسم الرياض في عام 2022 مع سؤال: كيف يمكن للميزانيات الفعالة أن تساعد على ضمان نجاح الفعاليات؟
صفحة ٣٣٩
انظر إلى عنوان التدفق النقدي Cash Flow. تتعلق الميزانية النقدية بمصادر الأموال واستخداماتها على أساس شهري، ويعد الرصيد الختامي للبنك لشهر واحد هو الرصيد الافتتاحي للشهر التالي. تسدد المدفوعات في نهاية كل شهر، وتضع معظم الفعاليات سياسة للحفاظ على مستوى معين من النقدية الفاضصة Cash Surplus لتجنب العجز Deficit الذي يحدث عندما تكون المبالغ المنفقة أقل من الواردة. في قسم حل المشكلات، تمكن الميزانيات مديري الفعاليات من تحديد الاستخدامات البديلة للأموال الفاضصة، والبحث عن سبب العجز النقدي، وإيجاد طرائق جديدة لتدبير الأموال، وتنظيم تسهيلات السحب على المكشوف. أما الحالات الطارئة Contingencies فتتضمن تمويلاً للطوارئ Contingency Fund لمواجهة مصروفات غير متوقعة بسبب عدم اليقين في التكاليف والطقس.
صفحة ٣٤٠
انظر إلى استكمال حالات الطوارئ حيث يضمن تمويل الطوارئ وجود مبلغ غير مخصص من رأس المال متاح لتصحيح المواقف الخاطئة ومساعدة الفعاليات على العمل بسلاسة. في قسم المراقبة الفعلية مقابل الأنشطة المالية المدرجة في الميزانية Monitoring Actual Against Budgeted Financial Activities، يعد حفظ السجلات المالية أساس مراقبة الأنشطة المالية وإدارة التدفق النقدي ومعرفة كيفية أداء العمل. في وسط الصفحة يوجد صندوق أمور تخطيطية عنوانه إعداد الميزانيات، ويحتوي على تمرين يطلب منك تقديم عرض أسعار لمناسبة احتفالية للموظفين والموردين والعملاء في إحدى المؤسسات الكبرى والتي ستعقد في غضون ثمانية أشهر، مع تحديد مكان لاستيعاب 500 ضيف، ومتطلبات الأطعمة والمشروبات المحلية، والترفيه كعنصر مهم وأساسي.
صفحة ٣٤١
انظر إلى تقييم الدرس 2.6. أمامك أسئلة اختيار من متعدد تقيس فهمك لمفاهيم إدارة الفعالية. السؤال الأول يطلب اختيار الإجابة الأكثر ملاءمة حول ما تعتبره ميزانيات الفعاليات مفيدة له من بين الخيارات: اتخاذ قرارات التسعير، اختيار موضوعات الألوان، ضمان الزائرين أو الضيوف، أو التأكد من مناسبة الترفيه. السؤال الثاني يسأل عن أي مما يأتي لا يتأثر بأمور الميزانية بين قرارات التسعير والقرارات الترويجية والقرارات الترفيهية والأهداف التنظيمية. في قسم التفكير الناقد، السؤال الثالث يسأل لماذا يتعين إنشاء ميزانية أولية قبل إعداد الميزانية التفصيلية، والسؤال الرابع يسأل لماذا يجب أن تخطط ميزانيات الفعاليات للأسوأ مع الأمل بتحقيق أفضل النتائج. فكر في الإجابات بناء على ما قرأته في الدرس.
