صفحة ١٤٠
انظر إلى رأس الصفحة: عنوان الدرس هو تعريف الموردين المؤهلين، وتحته ثلاثة أهداف تعلم سنحققها معاً؛ أولها شرح دور البنية التحتية للدعم المهني، والثاني تحديد أنواع المؤسسات المتاحة للتعاون عند التخطيط لفعالية ما، والثالث تحليل فوائد الاستعانة بمورد خارجي. وفي النصف الثاني من الصفحة تجد جدول المصطلحات الرئيسة التي ستمر معنا طوال الدرس، مثل البنية التحتية مدعومة حكومياً والاعتماد وشركات الإنتاج ومنظمي الفعاليات والكفايات. اربط هذه المصطلحات بذهنك جيداً لأنها مفاتيح الفهم لكل ما يأتي بعد.
صفحة ١٤١
انظر إلى الفقرة الأولى: صناعة الفعاليات مجزأة للغاية لأنها تتكون من أجزاء كثيرة غير متمايزة فيما بينها، فلو أردنا إقامة مهرجان ضخم، فلن تقوم به جهة واحدة، بل تتداخل جهات تمثيلية متعددة لتحقيق غايات محددة. أما البنية التحتية للدعم الحكومي فتعني أن الإدارات الحكومية المختلفة، مثل السياحة أو الثقافة، تزود صناعة الفعاليات بنظم ومرافق مملوكة للحكومة لدعم الأنشطة الاقتصادية، فوزارة السياحة مثلاً تجمع المعلومات وتعزز الفعاليات لتفيد السياحة وتدعمها. ولضمان جودة الأداء، تقدم الحكومة الاعتماد الرسمي، وهو إقرار خارجي يحقق مجموعة من المعايير لضمان التقييم العادل، بحيث يحصل أي طالب من مدرسة أو برنامج تدريبي على المؤهل نفسه بالمعايير ذاتها.
صفحة ١٤٢
يساعد الاعتماد الحكومي مدير الفعالية في معرفة المستوى التعليمي المتوقع للمورد، فإذا حصل المورد على درجة الماجستير مثلاً، فهذا يشير إلى مستوى قدرة أعلى بكثير ممن حصل على دبلوم المدرسة الثانوية. ننتقل بعد ذلك إلى الروابط المهنية، وهي مؤسسات غير ربحية تتألف من أفراد أو شركات تجمعهم اهتمامات مهنية مشتركة، مثل الغرفة التجارية أو الهيئة العامة للسعوية للمعابروالمؤتمرات، وهي تسمح بتطوير العلاقات وتسهيل التواصل بين الأعضاء. أما الجهات المهنية مثل الهيئة السعودية للمهندسين فهي تضع معايير الكفاءة المهنية للأعضاء، ويحصل هؤلاء الأعضاء على مزايا مثل الترويج لتخصصاتهم والحصول على توصية بالكفاءة.
صفحة ١٤٣
انظر إلى مربع مهارات إدارة الفعاليات في أعلى الصفحة: عندما يضطر مدير الفعاليات للاختيار بين موردين يقدمون منتجات مماثلة، فعليه تحديد معايير الاختيار الأكثر أهمية، وهل هذه المعايير ثابتة أم متغيرة حسب مخرجات الفعالية المطلوبة؟ فكر في هذا السؤال واكتب معايير لاطلاق منتج لعلامة تجارية كبرى. ثم انظر إلى سؤال نقطة تحقق: لماذا توجد أنواع مختلفة من البني التحتية للدعم المهني؟ وتحت ذلك نبدأ هدف التعلم الثاني في معرفة المؤسسات التي تساعد على التخطيط للفعالية، حيث تحتاج الفعاليات الكبيرة والأكثر تعقيداً إلى مساعدة خارجية من شركات إدارة الفعاليات أو شركات الإنتاج أو تمويل الفعاليات أو منظمي الحفلات المحترفين.
صفحة ١٤٤
تمول شركات إدارة الفعاليات خدمات ذوي الصلة الذين تطوروا لتقديم فعالية كاملة، فاستخدام هذه الشركات يوفر الوقت في البحث عن العناصر الفردية وتنظيمها، ويفيد هذا الأمر في حالة محدودية فترة الدوران، وهي الفترة الزمنية التي تستغرقها عملية ما. قد تتطلب بعض الفعاليات وعوداً ومجموعات دعم للترفيه من مؤتمرات خاصة ومؤثرين، وإنشاء هذا النوع مكلف وشديد التعقيد. وهنا يتعاون مدير الفعالية مع شركة كبيرة لتقديم ملخص، وهو مستند أو مواصفات يذكر فيها العميل اشتراكاته لضمان الالتزام بها بدلاً من تنظيم الفعالية بنفسه. أما شركات الإنتاج فهي شركات استشارية خارجية تدير جانباً مديناً معيناً مثل إنتاج الفعالية أو توفير المنصة والإضاءة والصوت بدلاً من تولي كامل المسؤولية.
صفحة ١٤٥
نتابع مهام شركات الإنتاج، فهي تدير المكان، والجمهور مثل التسويق والتوزيع وإصدار التذاكر وحجز مقاعد كبار الشخصيات، وتجد الموارد البشرية اللازمة للعمل وتحمل مسؤولية الأجور والتوقيت. الفارق الرئيسي هنا أن شركة الإنتاج يستعان بها لأجزاء من الفعالية فقط، أما شركات إدارة الفعاليات فيستعان بها لتتولى مسؤولية إدارة الفعالية بالكامل. انظر إلى الصورة في أسفل الصفحة: إنها تعرض الضوء في مهرجان جدة التاريخي، وهو مثال على فعالية تتطلب دعماً احترافياً عالياً في المنصة والإضاءة والصوت.
صفحة ١٤٦
فريق التموين هو أحد الموردين الأكثر تعقيداً وأهمية للفعالية، لأن الجمهور قد ينسى الصوت والصورة، ولكنه سيتذكر جودة الطعام وسيناقشها لفترة طويلة. انظر إلى الجدول في الشكل ثلاثة شرط اثنين، فهو يوضح مزايا وعيوب ثلاث طرق لتوفير التموين: الموظفون داخل الشركة حيث يمكن الاعتماد عليهم ولكنهم لا يتمتعون بمهارات المطبخ الفاخر، والمقاولون وهم ليسوا موظفين في المؤسسة ولكنهم يتحملون المسؤولية النهائية مع تكلفة احتفاظ قد تتجاوز تكلفة فريق داخلي، والمخصوصون وهم متاحون لطلبات غير اعتيادية لكنهم قد لا يكونون متاحين في التوقيت المطلوب وتكون تكلفتهم باهظة.
صفحة ١٤٧
تركز شركات إدارة الفعاليات وشركات الإنتاج على الفعاليات الرئيسة والضخمة، بينما يركز مخططو الحفلات على سوق الفعاليات الشخصية الخاصة، مثل حفلات الزفاف، حيث يستعين بهم العميل الذي لا يملك الوقت للبحث عن العناصر المختلفة. وبامكان مخطط حفلات محترف أن يحول حفلة عادية إلى حفلة رائعة مع خلق مساحات للتوفير. أما منظمو فعاليات محترفون فينفذون العمل نفسه ولكنهم يستهدفون سوق الشركات في إطلاق المنتجات أو المسابقات الرياضية التي تحتاج إلى تغطية إعلامية ومرافق تدريب. انظر إلى مربع مهارات إدارة الفعاليات: حدد العوامل التي تدفعك للاستعانة بشركة إنتاج بدلاً من إدارة فعالية كاملة أو الاستعانة بشركة إدارة فعاليات تقدم الخدمات الكاملة.
صفحة ١٤٨
انظر إلى سؤال نقطة تحقق في أعلى الصفحة: لم قد يستعين مدير الفعالية بالمؤسسات المهنية للمساعدة في التخطيط لفعالية ما؟ ثم انتقل إلى هدف التعلم الثالث وأهمية فهم مزيج مكونات الفعاليات. عندما يكون لشركة فعاليات موردون يعملون داخليا، توظفهم مباشرة كخبير ألعاب ناربة أو فريق تموين، فلا تحتفظ الشركة بمجموعة كبيرة كموظفين دائمين. تشمل عيوب الفريق الداخلي زيادة التكاليف بسبب راتب الفرق الداخلية المنتظم مما يزيد التكاليف الثابتة، وعدم المرونة لأن تباين الفعاليات قد يجعل الشركة لا تملك الخبرة المتاحة داخلياً، والتوافر المحدود لوجود فريق تموين واحد يقلل عدد الفعاليات التي يمكن تقديمها لفعالية واحدة في كل مرة.
صفحة ١٤٩
يفضل الموردون الخارجون في هذه الحالات لأنهم يقدمون كفايات، وهي إنتاج المخرجات المرغوبة بأقل هدر، وتشمل تكاليف أقل لأن تكلفة الموردين الخارجين غير متكررة ولفترة محدودة، قد تكون باهظة الثمن لكل فعالية ولكنها أرخص من عقود الدوام الكامل. وتشمل أيضاً التخصص بتوظيف موردين يستوفون المتطلبات الدقيقة، والتوافر عند إقامة عدة فعاليات، والخبرة حيث يكون الموردون خبراء في مجالهم، المسألة في حالة فشل المورد حيث يمكن تطبيق العقوبات التي تقل وتعرف التكاليف المتكبدة.
صفحة ١٥٠
التجمع المهني هو معرض معين لصناعة معينة لا يسوق للعامة، بل ينظم لتجمع المؤسسات والشركات من مجال معين لعرض خدماتها وم منتجاتها وعرض التطورات التقنية. تعد التجمعات المهنية أماكن مثالية لمديري الفعاليات للتعرف على الموردين المحتملين للفعاليات المستقبلية في حدود ميزانيتهم ثم يقيمون علاقات تجارية داخل مجال معين. انظر إلى سؤال نقطة تحقق: لم يقدم الموردون الخارجيون مزيداً من المرونة لمديري الفعاليات؟ ثم انظر إلى مربع أمور تخطيطية حول تلبية حاجات الموردين والعارضين، وفكر في سؤال: ما الذي جذب الموردين إلى العمل مع هذه الفعالية أو منعهم من ذلك؟
صفحة ١٥١
هذه صفحة تقييم الدرس الثالث. السؤال الأول يطلب منك اختيار الإجابة الأكثر ملاءمة لمعرفة سبب تصميم الاعتماد الحكومي، هل هو لاستخدامه كأداة مبيعات أم لتوليد الدخل أم لضمان الحفاظ على المعايير عند المستويات المتوقعة أم لتطوير العلاقات التجارية؟ فكر في شرح الاعتماد في بداية الدرس لتعرف الإجابة الصحيحة. والسؤال الثاني يسأل عن الميزة التي ليست لشركة إنتاج من بين الخيارات المذكورة. أما السؤال الثالث في التفكير الناقد فيسأل عن سبب عدم استطاعة الموردين المتخصصين تلبية الحاجات الدقيقة للعميل، والسؤال الرابع يطلب منك كتابة أكثر من إجابة عن وجه الاستفادة لمدير فعالية من حضور تجمع مهني.
