صفحة ٧٢
انظر إلى الصفحة، عنوان الدرس هو حجم السوق ونطاقها تحت الرقم 1.2. أمامك في أسفل الصفحة أهداف التعلم الأربعة التي ستتمكن من تحقيقها بنهاية الدرس، وهي شرح التحديات المتعلقة بقياس حجم سوق الفعاليات، وتوقع مستويات الحضور، وشرح خمس طرائق أساسية لمراقبة حجم الفعالية ونطاقها، وأهمية تحديد حجم الفعالية ونطاقها. وفي منتصف الصفحة تجد قائمة المصطلحات الرئيسة التي ستمر معنا في هذا الفصل باللغتين العربية والإنجليزية، مثل حجم السوق Market Size، والنطاق Scope، وفعالية ذات طابع خاص Hallmark Event، واستجابة لدعوة حضور RSVP، وتغيير النطاق Scope Creep، وتخطيط الفعاليات Event Planning، ومنجزات Deliverables. احفظ هذه المصطلحات جيداً لأنها أساس عملنا في إدارة الفعاليات.
صفحة ٧٣
انظر إلى أعلى الصفحة، الهدف هو شرح التحديات المتعلقة بقياس سوق الفعاليات. عندما تريد إنشاء عمل تجاري جديد، فأهم خطوة هي حساب حجم السوق، وهو عدد الزوار المحتمل جذبهم في فترة معينة والمبلغ المالي المتوقع تحقيقه بفضلهم. الصعوبة هنا تكمن في عدم وجود عدد كاف من الأشخاص الذين يرغبون في شراء ما تبيعه، إضافة إلى تنوع الفعاليات بين العامة والخاصة وعدم رسمية بعضها. خذ مثلاً حفلات الزفاف التي يقيمها الأشخاص بأنفسهم في المنازل؛ من الصعب جداً جمع بيانات عنها لعدم وجود تنسيق مشترك لجمع المعلومات. تأمل الصورة في أسفل الصفحة والتي توضح قاعة زفاف في جدة، وفكر معي في السؤال المطروح: ما البيانات التي يمكن استخدامها لتقدير حجم سوق حفلات الزفاف في المملكة العربية السعودية؟
صفحة ٧٤
انظر إلى أعلى الصفحة، لتسهيل حساب حجم سوق الفعاليات نقسمها إلى أربعة أنواع: فعاليات الأعمال، الفعاليات الرياضية، المهرجانات، الاحتفالات الثقافية. انظر إلى الشكل 2-1 الذي يعرض مقاييس حجم الفعالية ونطاقها وهي خمسة: عدد الحضور، الميزانية والتكلفة، حجم الفعالية الواحدة ونطاقها، الإيرادات المتولدة، والتفاعل مع وسائل التواصل الاجتماعي. خذ مثالاً لمدير فعالية يخطط لحفل زفاف، فهو يحتاج لقياس الطلب عبر إجراء أبحاث إحصائية. إذا علمت أن تكلفة حفلات الزفاف تتراوح بين 200,000 ريال و800,000 ريال، وأن الحكومة السعودية تشير إلى إقامة نحو 150 ألف حفل زواج في عام 2020، وظل هذا الرقم ثابتاً نسبياً على مدار العقد الماضي، فهذه هي البيانات التي نبني عليها حساباتنا.
صفحة ٧٥
انظر إلى أعلى الصفحة، يمكن قياس طلب السوق على حفلات الزفاف من خلال عدد حفلات الزفاف، ومتوسط تكلفة حفل الزفاف، والسوق العام لحفلات الزفاف من خلال الإنفاق. لكن لكل مقياس عيوباً؛ فعدد حفلات الزفاف لا يراعي الحفلات التي ينظمها المضيفون بأنفسهم لأنها لا تشكل جزءاً من قاعدة العملاء المحتملين لمدير الفعالية. ومتوسط تكلفة حفل الزفاف لا يحسم المسألة إذا كانت الأموال المنفقة لا تشمل ميزانية كافية للدفع لمدير الفعالية. أما سوق حفلات الزفاف بشكل عام حسب حجم الإنفاق فهو يغطي جميع مناطق المملكة ويكون التركيز على منطقة معينة أكثر نفْعاً. تأمل صورة قبعة التخرج في أسفل الصفحة، وفكر في السؤال: لماذا يصعب قياس حجم السوق بشكل دقيق فيما يتعلق بحفلات التخرج المدرسية؟
صفحة ٧٦
انظر إلى أعلى الصفحة، البيانات الإحصائية لا تقدم صورة دقيقة لطلب السوق لأن تكلفة حفلات الزفاف تكلف عدة ملايين بالريال السعودي بحسب المنطقة وميزانية الزوجين وعائلاتهم، وهذا يعني أن 150 ألف عقد زواج لا يعني بالضرورة 150 ألف حفل زفاف بحاجة للتنظيم، كما أن عدد الحاضرين يؤثر على الحاجة إلى مدير فعالية. المقياس الأكثر ملائمة لقياس حجم حفل الزفاف هو عدد الحضور و/أو الميزانية. لمعرفة حجم السوق نستخدم القانون التالي: حجم السوق لحفلات الزفاف عدد حفلات الزفاف المقامة متوسط تكلفة حفلات الزفاف. انتقل الآن إلى القسم الثاني وعنوانه نطاق الفعاليات، فحتى تُعَد الفعالية ناجحة لابد لمدير الفعالية من فهم الأهداف اللازمة وتحديد نطاقها Scope، وهو حيز العمليات في كل فعالية على حدة. عند التخطيط عليك تحديد ما إذا كانت الفعالية صغرى أو رئيسية أو ذات طابع خاص Hallmark Event، ثم تحديد نطاق العوامل مثل المدعوين والترويل والأهداف والميزانية واستخدام وسائل التواصل.
صفحة ٧٧
انظر إلى أعلى الصفحة في قسم بحث السوق، المطلوب منك كمدير فعاليات فعال أن تكون قادراً على فهم السوق المستهدفة وبحث طلب فعالية معينة وحجمها ونطاقها، وهذا يتطلب فهماً لأنواع أبحاث السوق المطلوبة وليس تقنيات أبحث السوق فحسب. انظر الآن إلى صندوق طور مهاراتك؛ المطلوب منك هو توضيح المعلومات الضرورية للوقوف على حجم حفل العقيقة ونطاقه للعائلات التي لديها طفل حديث الولادة، وأين يمكن العثور على هذه المعلومات. فكر في أين تبحث عن العائلات التي رزقت بمواليد، وكيف تقيس عدد حفلات العقيقة ومتوسط تكلفتها وميزانيتها. في أسفل الصفحة تجد نقطة تحقق تسأل: لماذا يتعين على مديري الفعاليات فهم حجم سوق الفعاليات ونطاقها؟ اكتب إجابتك بناءً على ما درسناه عن تجنب المخاطر وتقدير التكاليف بدقة.
صفحة ٧٨
انظر إلى أعلى الصفحة، الهدف هو توقع مستويات الحضور. لضمان سير الفعالية بسلاسة، يجب أن يكون لدى مدير الفعالية تصور دقيق عن عدد الأشخاص المحتمل حضورهم. هذا أمر مهم لأن هناك مخاطر تتمثل في عدم توفر ما يكفي من الطعام والمساحة وما إلى ذلك لجميع الحاضرين، أو في المقابل تعرض عناصر مثل الطعام بشكل زائد أو حجز مكان كبير جداً مما يؤدي إلى إرهاق الموال والمسلزمات. وعلاوة على ذلك، إذا ظهر عدد قليل جداً من الأشخاص في الفعالية فمن المحتمل أن يؤدي ذلك إلى تكوين سمعة سيئة عن الفعالية، ومنظم الفعالية، والراعي، وجميع أصحاب المصلحة الآخرين، وإلى مشكلات قانونية إذا تعذر الوفاء بالعقود نتيجة لذلك. تأمل صورة احتفالات اليوم الوطني في الرياض بأسفل الصفحة، وفكر في السؤال المطروح: ما الطرائق التي يمكن لمدير الفعالية استخدامها للتنبؤ بالحضور في فعالية رئيسية في اليوم الوطني؟
صفحة ٧٩
انظر إلى الصفحة، هناك عدد من الطرائق التي يتمكن من خلالها مدير الفعالية توقع مستويات الحضور اعتماداً على نوع الفعالية المخطط لها. الطريقة الأولى هي البيانات التاريخية؛ فإذا كانت الفعالية متكررة، ربما يفيد النظر إلى البيانات المستخلصة من الفعاليات السابقة إلى متوسط مستويات الحضور. الطريقة الثانية هي بحث السوق؛ فيمكن استخدام أبحاث السوق لاكتشاف معرفة وفهم محدثين لما يجذب الحضور وما لا يجذبهم. الطريقة الثالثة هي وسائل التواصل الاجتماعي؛ ومن الممكن مراقبة وسائل التواصل وتحليل المقاييس مثل الإعجابات والمشاهدات والمشاركات لقياس مدى الاهتمام المحتمل بإحدى الفعاليات. الطريقة الرابعة هي مبيعات التذاكر؛ فتتولى العديد من الفعاليات بيع التذاكر أو تطلب استجابة لدعوة حضور RSVP مسبقاً، وتعد هذه الطريقة أكثر دقة من البيانات التاريخية أو أبحاث السوق. في أسفل الصفحة نقطة تحقق تسأل: لماذا توجد أكثر من طريقة للتنبؤ بمستويات الحضور المستقبلية؟ فكر في أن كل طريقة تكمل الأخرى لتقليل نسبة الخطأ.
صفحة ٨٠
انظر إلى أعلى الصفحة، الهدف هو مراقبة الحجم والنطاق. ينبغي أن يكون مديرو الفعاليات على دراية بتغيير النطاق Scope Creep. يصف هذا المصطلح حالة تُجرى فيها تغييرات على أهداف المشروع الأصلية دون أي إجراءات رقابية مثل طلبات التغيير. وتتمثل النتيجة في نمو مستمر أو غير منضبط في نطاق الفعالية، مما يؤدي إلى زيادة طموح الأهداف وصعوبة تحقيقها، حيث إن تغيير النطاق يؤدي إلى صعوبة إدارة الفعاليات بشكل مناسب ويعني أحياناً فشل الفعالية في تحقيق أهدافها. وعلى الرغم من توقع إجراء بعض التغيير على النطاق بأي حال، إلا أنه من المهم إجراء المراقبة المستمرة لحجم الفعالية ونطاقها لضمان استمرار تحقيق جميع الأهداف. هناك أربع طرائق يمكن من خلالها مراقبة حجم الفعالية ونطاقها: أولاً عدد الحضور من خلال الوضوح بشأن التقدير والتوقع، وثانياً إنفاق الحضور من خلال التنبؤ بالمتطلبات وأنماط الإنفاق، وثالثاً مشاركة الحضور، ورابعاً فعالية الدعاية.
صفحة ٨١
انظر إلى أعلى الصفحة حيث تظهر النقطة الرابعة من طرائق المراقبة وهي فعالية الدعاية، وتتضمن تساؤلات مثل ما مخصص الدعاية المدرج في الميزانية وهل تتناسب تكاليف الدعاية مع الميزانية وهل يتوافق مستوى الوعي بالفعالية مع النطاق الأصلي. في أسفل الصفحة تجد نقطة تحقق تسأل: كيف يمكن لمدير الفعالية مراقبة تغيير النطاق؟ أجب من خلال استخدام المؤشرات الأربعة التي درسناها. بعد ذلك تجد هدف التعلم 4.1.2: ما أهمية تحديد الحجم والنطاق؟ رغم أنه لا يمكن قياس حجم السوق، إلا أن فهم حجم الفعالية ونطاقها يعتبر في غاية الأهمية. يمكنك تقسيم إدارة الفعالية إلى ثلاث مراحل رئيسية، كما هو موضح في الشكل 2-2 الذي يمثل دورة حياة إدارة الفعاليات، والمراحل الثلاث هي: 1. ما قبل الفعالية وتشمل تخطيط الفعالية وتصميمها، 2. خلال الفعالية وتشمل إنتاج الفعالية أو إنجازها، 3. ما بعد الفعالية وتشمل تقييم الفعالية.
صفحة ٨٢
انظر إلى أعلى الصفحة، تتطلب المرحلة الأولى تخطيط الفعالية Event Planning وهي المرحلة الأولى في دورة حياة الفعالية، والتي تشمل التفكير في النشاطات المطلوبة لتحقيق أهداف معينة في المرحلة التالية وهي مرحلة التنفيذ. ويتحقق ذلك من خلال تحديد الأهداف والنطاق والغرض والمنجزات Deliverables أي أي منتجات أو خدمات أو نتائج يجب إكمالها لتنفيذ مشروع مثل الفعالية. ولتحديد هذه الجوانب يجب على مدير الفعالية الاعتماد على القيم الأساسية الست لتصميم الفعالية مما يضمن أنه يمكنه الإجابة عن الأسئلة الرئيسة الست وهي: ما أهمية تنظيم أو استضافة الفعالية؟ من الجمهور؟ ما مضمون الفعالية؟ ما الذي يريده منظم الفعالية؟ أين ستقام الفعالية؟ متى ستقام الفعالية؟ إن التأكد من تحديد الإجابات عن هذه الأسئلة بوضوح سيقلل من فرص الارتباك. انتقل إلى قسم تقسيم العمل ودراسة الجدوى Work Breakdown and Feasibility، حيث توضح الصفحة أن الطلبات غير المنطقية تأتي بثلاثة عوامل: الوقت، النطاق، التكلفة.
صفحة ٨٣
انظر إلى أعلى الصفحة، ربما لا يحتاج طرف خاص صغير إلى تراخيص من الهيئة العامة للترفيه GEA، بينما تتطلب فعالية أعمال كبيرة التعاون مع السلطات والحصول على الموافقات القانونية كترخيص الهيئة العامة للمؤتمرات والمعارض السعودية SCEGA. أحد المخاطر الرئيسية التي يجب على مديري الفعاليات معالجتها هي نقص الموارد، ويتضمن فهم حجم الفعالية ونطاقها تخصيص مبلغ فعلي من الميزانية للموارد مثل الأشخاص والمعدات والمواد والمرافق مما يسمح بتأمين الموارد اللازمة ويقلل من مخاطر نقصها. في قسم التحكم والإبداع Control and Creativity، يستخدم مديرو الفعالية أدوات إدارة المشروع لجدولة الموارد والتحكم فيها، وغالباً ما يكون إبداع مدير الفعالية مقيداً بعاملي التكلفة والوقت، ويتطلب التعقيد المتزايد موارد بشرية ماهرة ومكلفة مما يزيد من الوقت اللازم لتحقيق الإنجاز المطلوب. في أسفل الصفحة نقطة تحقق تسأل: أي مما يأتي يتمتع بتأثير أكبر على حجم الفعالية: الوقت المتاح، أم النطاق المطلوب، أم الميزانية المقدمة؟
صفحة ٨٤
انظر إلى الصفحة، هذا هو تقييم الدرس 1.2 لتقييم مدى فهمك لمفاهيم إدارة الفعالية. في السؤال الأول اختر الإجابة الأكثر ملاءمة لما يأتي: أي مما يأتي لا يعد مقياساً معتاداً لطلب السوق؟ هل هو عدد الحضور أم عدد الفعاليات الجانبية التي تحدث أم متوسط تكلفة الفعالية أم إجمالي السوق حسب الإنفاق؟ تذكر ما درسته عن مقاييس حجم الفعالية وتطبيقاتها لتعرف الإجابة. في السؤال الثاني حدد ما إذا كان من الممكن ضمان مستويات الحضور المتوقعة (صواب أم خطأ)، وفكر في حقيقة أن الحضور هو توقعات وليست ضمانات أكيدة. في قسم التفكير الناقد، السؤال الثالث يسأل: لماذا يختار مدير الفعالية عدداً من مؤشرات الأداء الرئيسة لاستخدامها خلال عملية التخطيط؟ والسؤال الرابع يسأل: ما أهمية تقسيم دورة حياة الفعالية إلى مراحل محددة بوضوح؟ اكتب إجاباتك بلغة علمية دقيقة بناءً على ما شرحناه في هذا الدرس.
