5: كتابة التقارير والمقترحات المهنية (٣)

يقوم الدرس على أساس تحويل المهارات المهنية إلى محتوى مكتوب ومنظم، حيث تركز الصفحات على كيفية صياغة الردود والرسائل المهنية والتقارير والمقترحات استناداً إلى معطيات واقعية دقيقة. يعتمد الدرس على وضوح الغاية، وتحديد الترويسة والعنوان والصلب والختام في كل مادة مكتوبة لتكون مقنعة وخالية من العيوب. فلو طلب عميل معلومات عن خدمات شركة تصميم، فعليك صياغة رد مرتب يبدأ بالتحية، ثم إجابة مباشرة عن الأسئلة في نقاط واضحة، وينتهي بعبارة ختامية مهنية.

الفكرة الأساسية

يعتمد الدرس على أساس بناء التواصل المكتوب الفعال في بيئة الأعمال، سواء في الرد على العملاء أو إعداد التقارير والمقترحات، حيث تتحول الأفكار إلى نصوص منظمة وموضوعية تدعم اتخاذ القرار وتستوفي الشروط المهنية.

الشرح

تتطلب كتابة التقارير والمقترحات والرسائل المهنية الالتزام بهيكل محدد يبدأ بالترويسة التي تضم التاريخ والعنوان الداخلي والمرسل والمرسل إليه والموضوع. يتبع ذلك مقدمة توضح سبب الكتابة، ثم صلب الموضوع الذي يعرض النتائج أو البيانات أو التوصيات مقسمة في قوائم أو رسومات تسهل القراءة. في الرسائل الموجهة للعملاء، يجب أن تجيب العبارة الافتتاحية مباشرة عن طلب العميل وأن يتسم الرد بالإيجابية. أما التقارير فيلزم أن تكون خالية من الآراء الشخصية البحتة أو المبالغة مثل وصف التقرير بالنجاح الكبير في كل المقاييس دون سند رقمي واضح، بل ترتكز على أدلة ومبررات تدعم التوصيات وتخدم أهداف المنظمة.

مثال محلول خطوة بخطوة

لو طلب مدير التسويق منك الرد على رسالة عميل يطلب معلومات عن خدمات تصميم مواقع ويب، فعليك اتباع الخطوات التالية:

1. كتابة الترويسة: وضع العنوان التاريخي والعنوان الداخلي لشركة العميل واسم المدير.
2. العبارة الافتتاحية: الرد المباشر على طلب العميل مثل تقديم تفاصيل خدمات تصميم المواقع والتصميم الجرافيكي.
3. صلب الموضوع: عرض خدمات الشركة في نقاط منظمة، مثل تصميم الصفحات والصيغة والتعامل مع المنظمات الناشئة والاستشارات الأولية المجانية.
4. الختام: إضافة عبارة ختامية مناسبة وتحية وخانة توقيع.

أخطاء شائعة

• إرسال الرسائل المهنية أو التقارير دون مراجعة إملائية أو نحوية.
• الخلط بين التقارير والمقترحات، حيث يقتصر المقترح على إقناع القارئ باتخاذ إجراء معين بينما يعرض التقرير حالة أو تقييماً مستنداً إلى البيانات.
• إدراج عبارات فضفاضة غير مدعومة مثل وصف النجاح بالكامل دون تقديم مقاييس وأدلة واضحة.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: ما العناصر الأساسية التي يجب أن يشتمل عليها الرد على رسالة استفسار من عميل؟ الإجابة: الترويسة والعنوان الداخلي والتاريخ الحالي، العبارة الافتتاحية التي تجيب مباشرة عن طلب العميل، صلب الموضوع الذي يوفر تفاصيل الرد بالإيجابية، قوائم ورسومات تسهل القراءة، وعبارة ختامية مناسبة وتحية وخانة توقيع.

السؤال الثاني: لماذا يعد استخدام لغة ونبرة مناسبة أمراً مهماً عند كتابة رسالة الكترونية لجهة أو فرد معين؟ الإجابة: لأن اللغة والنبرة تختلف باختلاف المستقبل والهدف، فالرسالة الموجهة للأستاذ تختلف عن الرسالة الموجهة لزميل في الفصل أو لطلب وظيفة، حيث يتطلب المقام المهني صياغة دقيقة وموضوعية تناسب السياق.