3: التواصل في مكان العمل

يقوم الدرس على ضرورة إتقان التواصل في مكان العمل عبر عناصر ثلاثة هي وسائل التواصل الاجتماعي وقنوات التواصل الشخصية وقنوات التواصل الرسمية. وسائل التواصل الاجتماعي لا تقتصر على مشاركة المعلومات بل تستخدم للتواصل مع العملاء والتفاعل مع الموظفين. أما قنوات التواصل الشخصية فتتجاوز المستويات التنظيمية وتتضمن الشبكات الشخصية والتواصل العنقودي والتواصل الكتابي. وفي القنوات الرسمية تتعدد الاتجاهات بين التصاعدي والتنازلي والأفقي. يخضع البريد الإلكتروني لقواعد وآداب محددة لضمان الاحترافية مثل وضوح العنوان واستخدام النسخ الكربونية بدقة وصياغة الرسالة بشكل موجز. مثال ذلك: عندما ترسل بريدا إلكترونيا إلى زميل لتحديد موعد اجتماع، عليك كتابة اسمك وعنوانك بوضوح وتضمين الافتتاحية المناسبة وإرفاق القوائم المطلوبة وختام الرسالة بمعلومات الاتصال.

الفكرة الأساسية

يقوم الدرس على ضرورة إتقان التواصل في مكان العمل لضمان نجاح المنظمات، وذلك عبر ثلاثة عناصر رئيسية: وسائل التواصل الاجتماعي، وقنوات التواصل الشخصية، وقنوات التواصل الرسمية، بالإضافة إلى الالتزام بآداب البريد الإلكتروني الاحترافي.

الشرح

يبدأ العمل الجماعي بفاعلية عندما يتقن الموظفون قنوات التواصل المتنوعة. العنصر الأول هو وسائل التواصل الاجتماعي مثل تويتر وانستغرام ويوتيوب وفيسبوك ولينكد إن، والتي تستخدم للتواصل مع العملاء ومعرفة طلباتهم بسرعة، وللتفاعل بين الموظفين وبناء العلاقات المهنية المشتركة. العنصر الثاني هو قنوات التواصل الشخصية التي توجد خارج القنوات الرسمية وتتجاوز السلاسل الهرمية للربط بين الأفراد وتشمل الشبكات الشخصية، والتواصل العنقودي الذي ينقل الإشاعات والنميمة عندما لا تعمل القنوات الرسمية، والتواصل الكتابي. أما العنصر الثالث فهو قنوات التواصل الرسمية التي تحددها المناصب والمنظمة وتنقسم إلى ثلاث اتجاهات رئيسية: الاتصالات التنازلية التي ترسلها الإدارة العليا إلى المرؤوسين مثل الأهداف وتحديد المهام، والاتصالات التصاعدية التي ترسلها المستويات الدنيا إلى الأعلى مثل المشكلات وتقارير الأداء، والاتصالات الأفقية للرسائل بين الأقسام والأقران لحل المشكلات والتنسيق. ولأن البريد الإلكتروني بات من أكثر وسائل التواصل شيوعا، فإنه يخضع لآداب صارمة تشمل كتابة الاسم الكامل والعنوان بوضوح مثل Maj1996@mymail.com، واستخدام النسخة الكربونية Cc لمن لهم علاقة مباشرة بالرسالة والنسخة الكربونية غير المرئية Bcc لمشاركة الرسالة دون إظهار المدير مثلا، والبدء بتحية مناسبة، وصياغة الرسالة في حدود 25 سطرا لموضوع واحد، والختام بتسجيل معلومات الاتصال والتوقيع.

مثال محلول خطوة بخطوة

إذا طلبت منك المنظمة إرسال بريد إلكتروني رسمي إلى الزميلة منيرة تطلب فيه مطابقة الرحلات البحرية، فاتبع الخطوات التالية:

1. في خانة إلى (To)، اكتب عنوان منيرة بوضوح لتعرف هوية المرسل.
2. في خانة النسخة الكربونية (Cc)، أضف عنوان زياد لأنه المعني مباشرة بالمتابعة.
3. في حقل الموضوع، اكتب عنوانا موجزا مثل: أسئلة حول المكالمة الجماعية.
4. ابدأ بتحية بسيطة مثل: عزيزتي منيرة، السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
5. اكتب في صلب الرسالة عبارة افتتاحية موجزة، ثم أرفق القوائم المطلوبة مثل قائمة محدثة بجولات الربيع وقائمة بالرحلات البحرية ومواعيد الدليل وموقعه الإلكتروني.
6. اذكر الخطوات الواجب اتباعها أو الموعد النهائي كأن تقول إنك خصصت وقتا للعمل على هذا المشروع وتود الحصول على ما ذكرته بحلول صباح الخميس.
7. اختتم الرسالة بعبارة شكر، ثم ضع توقيعك ومعلومات الاتصال الخاصة بك.

أخطاء شائعة

• الاعتماد على عنوان البريد الإلكتروني وحده كطريقة وحيدة للتعريف بالنفس.
• إرسال نسخ كربونية Cc لأفراد ليس لهم علاقة مباشرة بالرسالة.
• الاستغناء عن ذكر التحية في البريد الإلكتروني الرسمي.
• استخدام حروف مكبرة كليا أو مصغرة كليا في تنسيق الموضوع.
• كتابة الرسالة على هيئة فقرة واحدة طويلة دون استخدام سطور فارغة وفصل بين الفقرات.
• ترك الرسالة دون خاتمة أو عدم ذكر معلومات الاتصال الخاصة بك.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: أي مما يلي يمثل مثالا على التواصل الأفقي؟ الإجابة: حل المشكلات بين الأقسام.

السؤال الثاني: من الذي عليك تضمينه في حقل النسخة الكربونية Cc في الرسالة الإلكترونية؟ الإجابة: الأفراد فقط ممن لهم علاقة مباشرة بالرسالة.