1: فهم ديناميكيات المجموعة

تقوم فكرة ديناميكيات المجموعة على أن إنجاز المهام المعقدة في الشركات يتحقق بشكل أفضل عبر مجموعات تتفاعل مع بعضها، وتتشارك التطلعات والهويات المشتركة، بدلاً من العمل الفردي. يعتمد العمل الجماعي على أسباب رئيسية مثل التنوع في الخبرات، وبناء ذاكرة تنظيمية تعزز معرفة سير العمل، والكشف المبكر عن الأخطاء، وإنتاج حلول إبداعية، وزيادة تقبل القرارات والنتائج. فلو أردت إنشاء وكالة سفر جديدة، فإن تجميع أشخاص ذوي خبرات مختلفة في المالية والتسويق وخدمة العملاء يضمن تكامل الأدوار وسرعة الإنجاز مقارنة بالعمل المنفرد.

الفكرة الأساسية

تتكون المجموعات من شخصين أو أكثر يتفاعلون مع بعضهم ويتشاركون التطلعات والواجبات ويتخذون هوية مشتركة. ويعرف العمل الجماعي وتفاعل الأعضاء بكلمات ديناميكيات المجموعة، حيث تتبنى المنظمات المشاريع الجماعية لعدة أسباب تدعم العمل وتقويه.

الشرح

تتبنى المنظمات العمل الجماعي لعدة أسباب رئيسية. السبب الأول هو التنوع، حيث تقدم المجموعة تنوعا ثقافيا وعمريا وفي وجهات النظر، مما يعزز أنواع الحلول التي تبتكرها عند مناقشة أي مشكلة. السبب الثاني هو قاعدة ثرية بالخبرة، إذ يقدم كل عضو خبرته الخاصة المستكتسبة من التعليم والتجارب العملية والمسؤوليات. السبب الثالث هو الذاكرة التنظيمية، وهي معرفة الإجراءات المتنوعة والشخصيات ودقائق سير العمل في المنظمة، مما يتيح معرفة الجهة التي يجب التواصل معها ومدى توافر الموارد المطلوبة. السبب الرابع هو الكشف عن الخطأ، حيث يمر العمل بمراحل متعددة من المراجعة ليلاحظ أعضاء الفريق الأخطاء التي أهملها الزملاء. السبب الخامس هو حلول إبداعية إضافية، إذ يعالج كل عضو المشكلة بطريقة مختلفة لتوليد عدد أكبر من الحلول الفريدة. السبب السادس هو تقبل أكبر للقرارات والنتائج، فحين يشارك الشخص في اتخاذ القرار، يصبح أكثر تقبلا ودعمنا لنتائجه.

مثال محلول خطوة بخطوة

لو كانت لديك مجموعة لقاء وكالة السفر الجديدة، وتحتاج إلى دراسة تأثير الخدمات الجديدة على الدخل الصافي ومعرفة كيفية الوصول إلى سوق الأعمال، فإن توزيع الأدوار يتم كالتالي: يتولى عمر الجانب المالي وكيفية تأثير الخدمات الجديدة على الدخل الصافي، ويتولى عبد الله الجانب المتعلق بالجولات السياحية والوجهات والخدمات الإضافية، ويتولى حسن التسويق وكيفية الوصول إلى سوق الأعمال، وتتولى نجلاء خدمة العملاء وسياسات وإجراءات العملاء، ويتولى أسماء العمليات والموارد المطلوبة لإضافة الخدمات، ويتولى رشيد المساندة ومهام التشغيل والصيانة.

أخطاء شائعة

من الأخطاء الشائعة اعتقاد بعض المديرين أنه يجب التعامل مع الجميع بطريقة مختلفة بحسب مهاراتهم وشخصياتهم وتوزيع المهام بناء على ذلك، تماما مثل نجوم الفرق الرياضية. بينما تبين النتائج أن كل الفرق في المنظمة تعمل بالطريقة نفسها، وأن تعامل الفريق مع الأعضاء بالطريقة نفسها يجعلهم يعملون بفاعلية أكبر.

سؤالان للتدريب مع الإجابة

السؤال الأول: ما المقصود بديناميكيات المجموعة؟ الإجابة: هي الطريقة التي يعمل بها الأشخاص ويتفاعلون من خلالها مع بعضهم.

السؤال الثاني: ماذا يسمى معرفة الإجراءات والشخصيات وكيفية سير العمل في الشركة؟ الإجابة: الذاكرة التنظيمية.